Die Gastronomie ist eine der Branchen mit den kleinsten Margen im deutschen Mittelstand. Der DEHOGA Branchenbericht 2024 spricht von einer Umsatzrendite im Gastgewerbe von etwa drei Prozent, Personalaufwand und Wareneinsatz binden zusammen häufig mehr als 60 Prozent des Umsatzes. Wer in diesem Umfeld die Liquidität sichern will, braucht weit mehr als ein gutes Bauchgefühl an der Kasse. Über die eigene Handlungsfähigkeit entscheiden belastbare Zahlen, kurze Auswertungszyklen und eine steuerliche Betreuung, die den Betriebsalltag kennt.
Warum Buchhaltung im Gastgewerbe ein eigenes Metier ist
Kaum eine Branche produziert so viele kleinteilige Buchungsvorgänge wie die Gastronomie. Tageslosungen, Trinkgeldkassen, Lieferantenrechnungen für verderbliche Ware, Mitarbeiterverpflegung, unterschiedliche Umsatzsteuersätze für Speisen im Haus und außer Haus. Seit dem Auslaufen der reduzierten Mehrwertsteuer auf Restaurantspeisen zum 1. Januar 2024 gilt für Verzehr vor Ort wieder der reguläre Satz von 19 Prozent, während Außerhausverkauf bei 7 Prozent bleibt. Diese Trennung sauber abzubilden, ist Pflicht nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).
Hinzu kommt die Kassensicherungsverordnung. Jedes elektronische Aufzeichnungssystem muss über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, und seit dem 1. Januar 2025 sind neue oder ausgetauschte Kassen zusätzlich beim Finanzamt zu melden. Für Betriebe, die diese Anforderungen zusammen mit dem Tagesgeschäft nicht abbilden können, ist ein Steuerberater online eine praktikable Lösung, weil digitale Belegverarbeitung, DATEV-Anbindung und laufende Auswertungen ortsunabhängig funktionieren und tägliche Präsenztermine ersetzen.
Liquidität steuern über Kennzahlen, nicht über den Kontostand
Liquidität ist im Gastgewerbe kein Zustand, sondern ein Prozess. Wer erst reagiert, wenn das Geschäftskonto knapp wird, hat den kritischen Punkt meist schon überschritten. Ein Steuerberater mit Branchenbezug arbeitet mit rollierenden Auswertungen und den zentralen Betriebsvergleichszahlen der Gastronomie:
- Wareneinsatzquote: in der Küche typischerweise 28 bis 32 Prozent, im Getränkebereich 20 bis 25 Prozent
- Personalkostenquote: nach DEHOGA Kennzahlen im Schnitt 33 bis 36 Prozent
- Rohertrag pro Sitzplatz und pro Öffnungsstunde
- Break-Even-Umsatz pro Tag
Diese Werte lassen sich aus einer korrekt geführten Finanzbuchhaltung monatlich, bei digitaler Kassenanbindung sogar wöchentlich ableiten. Abweichungen von mehr als zwei Prozentpunkten sind ein Signal, das eine Ursachenanalyse verlangt, etwa bei Schwund, Portionierung oder Einkaufspreisen.
Steuerliche Gestaltung als Teil der Betriebsführung
Neben der laufenden Buchhaltung geht es um Gestaltungsspielräume, die nur mit sauberen Zahlen zugänglich sind. Investitionsabzugsbeträge nach § 7g EStG erlauben es kleineren Betrieben, geplante Anschaffungen wie Kücheneinrichtung oder Kühltechnik bereits vor dem Kauf steuermindernd zu berücksichtigen. Voraussetzung ist ein Gewinn unter 200.000 Euro im Vorjahr sowie die betriebliche Nutzung von mindestens 90 Prozent.
Auch das Thema Bewirtungskosten wird oft unterschätzt. Nach § 4 Abs. 5 EStG sind 70 Prozent geschäftlich veranlasster Bewirtung als Betriebsausgabe abziehbar, wenn die formalen Anforderungen an den Bewirtungsbeleg erfüllt sind. Fehlerhafte Belege führen bei Betriebsprüfungen regelmäßig zu Nachforderungen, die sich mit einer strukturierten Belegerfassung vermeiden lassen. Das Bundesfinanzministerium hat die Anforderungen im BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 konkretisiert.
Praxis-Tipps für die tägliche Umsetzung
Drei Punkte haben sich in der Zusammenarbeit zwischen Gastronomen und Steuerkanzleien bewährt: erstens die Belege noch am Tag ihrer Entstehung digital erfassen, am besten über eine App mit direkter Weiterleitung in die Kanzlei; zweitens die monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) nicht ablegen, sondern gemeinsam mit dem Berater durchsehen und mit dem Vormonat und dem Vorjahr vergleichen; drittens einen Liquiditätsplan mit mindestens sechs Monaten Horizont führen, der die Umsatzsteuervorauszahlungen, die Lohnsteuer und die saisonalen Umsatzschwankungen berücksichtigt. Wer diese drei Punkte konsequent verankert, verlagert die Steuerberatung von einer lästigen Pflichtaufgabe zu einem nützlichen Steuerungsinstrument. Die Gastronomie hat dann mehr Zeit für Ihre Gäste und in der Küche und weniger böse Überraschungen zum Jahresende.
