Die Erleichterung ist anderthalb Jahre alt und noch immer nicht überall angekommen: Für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit ist der Meldeschein seit Anfang Januar 2025 Geschichte. In vielen Beherbergungsbetrieben wird er dennoch weiter vorgelegt, ausgefüllt und abgeheftet. Die Hessische Staatskanzlei hat sich deshalb an den DEHOGA gewandt und den Verband gebeten, die Hotellerie erneut auf den Wegfall hinzuweisen. In der Praxis, so die Staatskanzlei, werde die Erleichterung noch nicht überall konsequent umgesetzt.
DEHOGA und Hotelverband Deutschland (IHA) haben der Staatskanzlei geantwortet – und dabei auf einen Punkt hingewiesen, der in der Debatte gern untergeht: Die Lage in den Betrieben ist differenzierter, als die Überschrift „Meldepflicht abgeschafft" vermuten lässt.
Registrierung ist nicht gleich Meldeschein
Der Wegfall der Meldescheinpflicht bedeutet nämlich nicht, dass Häuser ihre Gäste künftig gar nicht mehr erfassen. In zahlreichen Kommunen bleibt die Registrierung weiterhin erforderlich – überall dort, wo Gastbeiträge erhoben oder Gästekarten ausgegeben werden. Kurtaxe, Tourismusabgabe, City Tax oder Übernachtungssteuer müssen abgerechnet werden, und dafür braucht der Betrieb Daten.
Genau hier entstehen die Folgefragen, die DEHOGA und IHA gegenüber der Staatskanzlei benannt haben: Gastbeiträge, Gästekarten, Statistikmeldungen, Datenschnittstellen und kommunale Satzungen greifen ineinander, ohne dass die Änderung des Bundesmeldegesetzes für alle diese Bereiche eine saubere Anschlusslösung mitgeliefert hätte. Das Ergebnis ist ein Flickenteppich, in dem mancher Betrieb sicherheitshalber weitermacht wie bisher – und damit datenschutzrechtlich auf dünnes Eis gerät.
Die entscheidende Grenze verläuft beim Erforderlichen
Für die betriebliche Praxis ist die Regel klar formuliert: Von Gästen mit deutscher Staatsangehörigkeit dürfen ohne deren ausdrückliche Zustimmung nur noch die Daten erhoben werden, die zur Erfüllung des Beherbergungsvertrags und gegebenenfalls zur Abrechnung kommunaler Beiträge erforderlich sind. Alles, was darüber hinausgeht – der klassische Meldeschein mit sämtlichen Feldern also –, braucht eine Einwilligung des Gastes. Wer ihn weiterhin standardmäßig ausfüllen lässt, sammelt Daten ohne Rechtsgrundlage.
Unberührt von der Änderung bleiben dagegen die Meldungen an die Statistikämter. Wer meldepflichtig ist, liefert weiter – die Beherbergungsstatistik hängt nicht am Meldeschein.
Ebenfalls unverändert gilt die besondere Meldepflicht für Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit. Für sie bleibt der Meldeschein Pflicht, samt Identitätsprüfung und Aufbewahrung. Betriebe brauchen an der Rezeption also ohnehin zwei Verfahrenswege – ein Grund mehr, die internen Abläufe einmal sauber zu sortieren, statt aus Bequemlichkeit alle Gäste gleich zu behandeln.
Praxis-Check: Was Sie erheben dürfen – und was nicht
Bei deutschen Gästen zulässig ohne Einwilligung:
- Daten, die zur Erfüllung des Beherbergungsvertrags erforderlich sind (Name, Kontakt, An- und Abreise, Zahlungsdaten)
- Daten, die zur Abrechnung kommunaler Gastbeiträge nötig sind – Kurtaxe, Tourismusabgabe, City Tax, Übernachtungssteuer –, soweit die kommunale Satzung dies vorsieht
- Daten für die Ausgabe von Gästekarten, soweit der Gast diese in Anspruch nimmt
Nicht mehr zulässig ohne ausdrückliche Zustimmung:
- Der vollständige Meldeschein als Standardprozess
- Datenfelder, die weder für den Vertrag noch für die kommunale Abrechnung gebraucht werden
- Die pauschale Vorlage des Ausweises bei deutschen Gästen
Weiterhin Pflicht:
- Meldeschein für Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit, inklusive Identitätsprüfung
- Meldungen an die Statistikämter
Zu klären im eigenen Haus:
- Welche kommunale Satzung gilt am Standort, und welche Daten verlangt sie konkret?
- Sind die Formulare an der Rezeption und im PMS entsprechend angepasst – oder läuft der alte Meldeschein digital einfach weiter?
- Trennt das System zwischen deutschen und ausländischen Gästen, oder erfasst es pauschal alles?
- Steht in der Datenschutzinformation noch die alte Rechtsgrundlage?
Der Verband will mehr als Formularverzicht
DEHOGA und IHA haben ihr Schreiben an die Staatskanzlei zugleich genutzt, um eine grundsätzlichere Forderung zu bekräftigen: die Weiterentwicklung des Ökosystems digitaler Identitäten. Aus Verbandssicht liegt darin erhebliches Potenzial für weniger Bürokratie, schlankere Prozesse und eine moderne Gästeerfassung. Entscheidend sei, dass die Abläufe zwischen Beherbergungsbetrieben, Kommunen und Technologieanbietern weiter vereinfacht, digitalisiert und zukunftsfest ausgestaltet werden.
Bis dahin gilt für die Rezeption der pragmatische Zwischenstand: Der Zettel ist weg, die Datenerhebung ist es nicht. Wer beides gleichsetzt, macht entweder zu viel – oder zu wenig.
