Die jährliche Weihnachtsfeier ist in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil zum Jahresende. Doch während sie für die Mitarbeitenden vor allem ein geselliges Highlight ist, birgt sie für Arbeitgeber auch arbeits-, steuer- und haftungsrechtliche Risiken, warnt die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft HLB Treumerkur in Wuppertal, Mitglied im internationalen HLB-Netzwerk. Was viele Unternehmen nicht wissen: Finden die Feiern „mit Anhang“ statt, müssen die Kosten für die mitgebrachte Begleitperson dem jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet werden. Eine pauschale Verteilung auf alle Mitarbeitenden sei nicht zulässig.
Grundsätzlich gilt: Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen einer Betriebsfeier sind bis zu einem Betrag von 110 Euro brutto pro Mitarbeiter und Veranstaltung lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. „Der Freibetrag gilt pro Mitarbeiter und schließt sämtliche Kosten der Feier ein – von Speisen und Getränken bis hin zur Raummiete oder den Ausgaben für ein Unterhaltungsprogramm“, erklärt Steuerberater Marcel Oberberg. „Gerade die Einbeziehung der Kosten für Begleitpersonen werden häufig unterschätzt und können schnell zu einer Überschreitung führen“, warnt er.
Zudem können die Gesamtkosten nur auf diejenigen Mitarbeiter verteilt werden, die auch tatsächlich an der Feier teilnehmen. Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr, also beispielsweise für eine Weihnachtsfeier und ein Sommerfest. Wenn nur eine Veranstaltung stattfindet, bleibt es für diese Veranstaltung beim Freibetrag von 110 Euro; die beiden Freibeträge werden nicht addiert.
Wird der Freibetrag überschritten, unterliegt der übersteigende Anteil der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht. Eine Gestaltungsmöglichkeit für Arbeitgeber bietet die pauschale Versteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG, die es dem Arbeitgeber erlaubt, die entstehende Steuerlast selbst zu übernehmen und so die Feier für die Beschäftigten steuerfrei zu halten. „Gerade bei größeren Veranstaltungen lohnt es sich, frühzeitig zu prüfen, ob eine Pauschalversteuerung sinnvoll ist – sonst wird aus dem gut gemeinten Weihnachtsgeschenk schnell ein steuerpflichtiger Vorteil für den Arbeitnehmer“, so Oberberg.
Beispiel:
Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung betragen 10.000 Euro. Der Teilnehmerkreis setzt sich aus 75 Arbeitnehmern zusammen, von denen 25 von je einer Person begleitet werden.
Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, sodass auf jede Person ein Betrag von 100 Euro entfällt. Der auf die Begleitpersonen entfallende Anteil ist dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. 50 Arbeitnehmer haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 Euro, der nicht steuerpflichtig ist, da er unterhalb des Freibetrags von 110 Euro liegt. Bei 25 Arbeitnehmern (mit Begleitperson) beträgt der geldwerte Vorteil 200 Euro. Nach Abzug des Freibetrags von 110 Euro beträgt der steuerpflichtige geldwerte Vorteil 90 Euro.
Für Arbeitnehmer gilt: Eine Teilnahmepflicht in der Regel besteht nicht. Findet die Feier jedoch während der Arbeitszeit und als „offizielle“ Veranstaltung statt, müssen Nicht-Teilnehmende trotzdem ihrer Arbeitspflicht nachkommen. Findet die Weihnachtsfeier außerhalb der Arbeitszeit statt, besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Ausgleichszahlungen.
Ein zentraler Punkt ist auch der gesetzliche Unfallversicherungsschutz. Damit er greift, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein. So muss die Betriebsfeier von der Unternehmensleitung veranstaltet oder gebilligt sein, sie muss allen Mitarbeitenden offen stehen, und ein wesentlicher Teil der Belegschaft muss teilnehmen. Wird beispielsweise im Anschluss an die offizielle Feier in kleiner Runde weiter gefeiert, ist dies nicht versichert – gleiches gilt bei erheblichem Alkoholkonsum, oder wenn Gäste sich ohne betrieblichen Bezug verletzen.
Arbeitgeber sollten zudem wissen: Sie sind nicht verpflichtet, eine Weihnachtsfeier auszurichten. Allerdings kann durch jahrelange Wiederholung eine sogenannte „betriebliche Übung“ entstehen. In diesem Fall haben Beschäftigte einen Anspruch auf Fortführung. „Arbeitgeber sollten daher unbedingt in den Einladungen einen klaren Freiwilligkeitsvorbehalt formulieren“, rät der Steuerberater. So lässt sich vermeiden, dass die Geste zur dauerhaften Verpflichtung wird.
„Bei der Planung der Feier sollten Unternehmen gründlich prüfen, ob alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind, und die anfallenden Kosten sorgfältig ermitteln“, sagt Oberberg abschließend. Richtig geplant sei die Weihnachtsfeier nicht nur ein schönes Dankeschön für die Belegschaft, sondern auch steuerlich und rechtlich sauber umsetzbar.
