10 Handlungstipps für Ihr Einkaufs- & Kostenmanagement

Corona Taskforce „Einkauf“ gründen

Zusammen mit dem Team sollte eine Gesamt-Liste aller zu beschaffenden Waren erstellt werden, die für den Restart benötigt werden: Abstandhalter, Mundschutz, Community Masken (ggf. mit Hotellogo), Leitsysteme, Raumteiler, digitale Personenzählsysteme, Buffetlösungen, Desinfektionssäulen, Markierungsstreifen. Kriterien der Produktvergleiche sollten neben der Lieferzeit auch Preis, Qualität, Handhabung und Anmutung sein.

Bestellungen und Liefertermine bündeln

Bestellungen und auch Liefertermine sollten gebündelt werden, damit insgesamt weniger Arbeits-, Prüf- und Lageraufwand entsteht. Zudem wird damit die Hygienesituation intern aber auch am Warenempfang unterstützt, da weniger Kontakte zustande kommen.

Lagerordnung verbessern

Die Lager sollten geordnet und so strukturiert werden, dass die Waren mit so wenig Handgriffen und Kontakten wie möglich erreicht werden können (unterstützt auch das Hygienekonzept). „Kruschtelecken“ sollten aufgeräumt werden, um leicht und schnell erfassen zu können, welche Waren noch vorrätig sind und was benötigt wird. Mindestbestände sowie Bestellgrößen müssen festgelegt werden, um Prozesse, Planung und Liquidität zu verbessern.

Emotionen bei Kaufentscheidung reduzieren

Sachlich und konzentriert einkaufen ist eine der wichtigsten Grundlagen für die kommenden Monate. Die Emotion beim Einkauf muss hintenanstehen – Produkte, die eingekauft werden, sollten einen klaren Fokus auf Umsatzwirksamkeit haben. „Was bringt mir der Einkauf dieses Produktes für meinen Betrieb in Bezug auf Umsatz, Image / Story, meine MitarbeiterInnen oder die Werterhaltung etc.?“

Vertragsabkommen prüfen

Sämtliche Vertragsabkommen sollten inklusive der Laufzeiten, Zahlungsbedingungen sowie Rückvergütungen gecheckt werden, auch weitere finanzielle oder immaterielle Leistungen müssen geprüft werden. Der Gastronom sollte sicherstellen, ob diese Leistungen ihm gegenüber erbracht werden und ob das Abkommen noch benötigt wird oder angepasst werden sollte.

Ausschreibungen

Wichtigen Lieferabkommen gehören auf den Prüfstand und die großen und volumenstarken Sortimente sollten im Bedarfsfalle neu ausgeschrieben werden, sollten ein Anlass dafür bestehen.

Lieferantenportfolio straffen

Das Lieferantenportfolio sollte gestrafft werden und so wenig Lieferpartner wie möglich, so viele wie nötig, sollten bestehen bleiben. Es gibt keine Faustregel – es kommt ganz darauf an, welche „Story“ der Gastgeber verkaufen will. Eine Besprechung der nötigen Lieferanten mit dem Team ist sinnvoll, der Fokus sollte auf die Lieferanten gelegt werden, die mit ihren Leistungen und Produkten zum Beispiel umsatzwirksame Effekte oder Kostenvorteile bringen.

Warenkörbe straffen

Vergleichbare Artikel in Warenkörben sollten gestrafft werden, wenn sich die Produkte untereinander ähneln. Anstatt mehrerer vergleichbarer Artikel sollte zukünftig nur einer geordert werden.

Schulungen durch Lieferpartner

Eine Schulung durch den Lieferpartner, wie optimal mit den eingekauften Waren umgegangen werden sollte, ist sinnvoll, um Verbräuche, Wareneinsätze und Nebenkosten zu optimieren. Beispiel: Hygienehandling, Reinigungsverfahren etc.

Digitalisierung der Einkaufs- und Buchhaltungsprozesse – auch für bessere Hygiene

Bestellung, Warenverwaltung, Rechnung, Verträge etc. – Die Digitalisierung dieser Prozesse in einem System, bzw. einer lieferantenübergreifenden Lösung ist zu diesem Zeitpunkt gut investiertes Geld. Die Auswahl ist sehr gut und reichhaltig sowie preisattraktiv. Alle Dokumente und Vorgänge, die digitalisiert werden können, unterstützen zudem das betriebsinterne Hygienekonzept.