Florian Montag, Mitbegründer und Geschäftsführer von Hotelhero erklärt „Vor gut zwei Jahren sind wir vermehrt auf das Thema Vertragsverwaltung eingegangen, da die Analyse der bestehenden Verträge und der Kosten der Startpunkt von jedem Digitalisierungsprojekt sein sollte. Wir haben in unseren vielzähligen Gesprächen mit Hoteliers gemerkt, das die meisten Hotels ihr Vertragswesen sehr stiefmütterlich behandeln und keine Übersicht über ihre Kosten und Kündigungsfristen haben. Es kommt leider viel zu oft vor das ein Digitalisierungsprojekt nicht zustande kommt, da eine Kündigungsfrist verpasst wurde und der Vertrag sich wieder um mehrere Jahre verlängert hat. So etwas ist einfach nicht mehr Zeitgemäß, deswegen haben wir uns mit dem Thema befasst und auch das Hotelhero Vertragsmanagement-Tool entwickelt.“

Ergebnisse der Studie

Hotelhero’s Studie zeigt, dass die Branche bei diesem Thema noch weit hinterherhinkt. 81 % der befragten Hotels gaben an, dass Vertragsunterlagen und -daten nur teilweise oder noch gar nicht digitalisiert sind. Mit fast 40 % der Betriebe die Ihre Dienstleister- & Anbieterverträge immer noch in Papierheftern aufbewahren. In einer sich rapide entwickelnden Welt mit immer neuen spezifischen Anbietern, einer rasant steigenden Anzahl an Abos und stark variierenden Vertragsmodalitäten, wird die Komplexität der Vertragsverwaltung immer größer.

Insbesondere Hotels und Hotelgruppen haben komplexe Organisationsstrukturen mit vielen Mitarbeitern, die auf verschiedenen Ebenen Entscheidungsrechte haben. Daher werden in allen Phasen des Geschäftslebenszyklus Service- und Lizenzverträge abgeschlossen. Ohne standardisierte Arbeitsabläufe, setzen die Mitarbeiter ihre Organisation monetären und Risiken in der Datensicherheit aus. Dennoch gaben 90% der Befragten an, dass ihre Organisation noch kein spezifisches Vertragsmanagementsystem einsetzt.
77 % der Befragten gaben an, dass sie ihren Vertragsmanagementsprozess deutlich verbessern könnten, da unvorhergesehene Fälligkeiten oder Verlängerungen sowie Missmanagement von Vertragsdokumenten Hotelgesellschaften in ernste Gefahr bringen können.

Zum Beispiel erhalten stand heute nur 16 % der befragten Betriebe Benachrichtigungen über automatische Vertragsverlängerungen und Kündigungsrichtlinien. Thibault Gence, Mitbegründer von Hotelhero und COO erläutert: „Hoteliers haben einen vollen Terminkalender, ihre Zeit mit dem Durchsuchen von Papierheftern zu verbringen, sollte nicht Teil davon sein. Die Pandemie hat zudem die Dringlichkeit aufgezeigt, dass Hoteliers in der Lage sein sollten, auf alle geschäftsrelevanten Daten aus der Ferne zuzugreifen.“

Die kompletten Resultate der Studie sind unter diesem Link herunterladen.