Mit digitalen Lösungen können Hotelbetreiber:innen Kosten senken und Services für die Gäste optimieren. Doch die Digitalisierung in der Hotellerie endet häufig mit der Bereitstellung von kostenlosem WLAN. Dass bei der Digitalisierung noch ordentlich Luft nach oben ist, bestätigt auch der Branchenreport Hotel Digital Score 2022. Hotelketten und größere Hotels ab 100 Zimmern wären demnach schon besser aufgestellt als 2021, aber besonders bei kleineren Hotels und Hotels mit unter 100 Zimmern können digitale Tools die Services für die Gäste weiter optimieren. Angesichts des Fachkräftemangels in der Branche, können sich Mitarbeitende auf die wesentlichen Services für die Gäste konzentrieren. Wie sich der Arbeitsalltag mit der Umstellung auf digitale Services verändert, erklärt Tini Diekmann, Sales & Revenue Managerin sowie Deputy Hotel Managerin des Hotel Oderberger Berlin, einem Boutique Hotel mit 70 Zimmern. Im Sommer 2020 hat sie unter anderem auch SiteMinder implementiert.

„Vor der Umstellung kamen die Buchungen als E-Mail an und mussten einzeln mit allen Daten ins System übertragen werden. Zudem war die händische Pflege jedes einzelnen Buchungsportals ein wahnsinniger Zeitfresser. Jetzt werden eingehende Buchungen automatisch in unserem System verbucht und ich kann unseren Online-Vertrieb über zahlreiche Portale effizient über eine Schnittstelle verwalten. Durch automatische Raten- und Verfügbarkeitsabgleiche zwischen dem Property Management System und den Buchungskanälen wird sichergestellt, dass Informationen dort stets auf dem neuesten Stand sind. Das spart Zeit – bei mir allein waren es so um die 15 Stunden die Woche – und vereinfacht auch die Verwaltung der Zimmer.“

„Früher mussten wir viel mehr selektieren, auf welche OTAs wir uns konzentrieren – im Endeffekt hat die Arbeitszeit dann gerade mal für die Pflege von drei Mainstream-Portalen ausgereicht. Heute kann ich unsere Zimmer und Services auch auf kleineren oder auf bestimmte Zielgruppen ausgerichteten OTAs anbieten. Das wäre vorher gar nicht möglich gewesen. Wir konzentrieren uns weiterhin auf Direktbuchungen – jetzt läuft alles zusammen und die Mitarbeitenden der Rezeption haben Zeit, sich um die Gäste zu kümmern, da sie deutlich weniger Reservierungen eingeben müssen. Zudem ist unsere Fehlerquote bei Buchungen auf Null gesunken, da Daten nicht mehr händisch übertragen werden.“

„Auch auf unsere Auslastung hat sich die Umstellung positiv ausgewirkt. Aus Angst vor Überbuchung haben wir früher an stark nachgefragten Tagen die letzten 5 bis 10 Zimmer gar nicht eingestellt. Das führte dazu, dass wir trotz bestehender Nachfrage selten ganz ausgebucht waren. Jetzt können wir getrost auch das letzte Zimmer verkaufen, da das System danach automatisch aufhört, weitere Buchungen anzunehmen. So konnten wir unseren Umsatz um 15 Prozent steigern.“

„Ein weiterer positiver Nebeneffekt ist, dass wir die gewonnene Zeit nutzen können, um unseren Service für die Gäste weiter auszubauen und neue digitale Tools ausprobieren und schauen, was ganz individuell zu unserem Hotel passt, um das Erlebnis für unsere Gäste rundum perfekt zu machen. So konnten wir erst durch die gewonnene Zeit einen schon lange geplanten Chatbot implementieren und auch endlich unsere Website updaten.“

„Zudem verschaffen uns digitale Tools auch einen Vorteil in der Personalgewinnung. Heute schauen Bewerber:innen nicht mehr nur auf das Hotel, sondern selektieren auch nach der benutzten Software. In Zeiten des akuten Personalmangels in unserer Branche ist das ein Pluspunkt für uns.”