Immer mehr Unternehmen setzen für das Kreditorenmanagement auf das innovative System von Bomito, denn es erleichtert die Arbeit. Alle Rechnungen – sowohl postalisch als auch elektronisch – werden von den Lieferanten direkt an Bomito geschickt. Dort werden die eingehenden Rechnungen dann vollständig digitalisiert, ausgelesen und in einer intelligenten Datenbank erfasst. Artikel werden bestimmten Warengruppen zugeordnet, Lieferanten gruppiert, und die Rechnung einem Kontenrahmen und gegebenenfalls Kostenstellen zugeordnet.
Alles Weitere passiert online: Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe, Archivierung. Das reduziert nicht nur die Papiermenge in den Ordnern und die Archivierungskosten, sondern erleichtert auch den Zugriff auf ältere Rechnungen. Ein Unternehmen, das Bomito erfolgreich einsetzt, ist die HGE GmbH, die Hotels in Monheim, Krefeld, Dormagen und Freiburg betreibt. Projektmanagerin Cristina Kremer erläutert ihre Erfahrungen.
Gastgewerbe-Magazin: Was war Ihr Motiv für die Entscheidung für Bomito?
Cristina Kremer: Im Vergleich zu anderen Serviceangeboten im Bereich Kreditoren-Management erschien mir Bomito sehr weit vorne, und vor allem ist es für die Mitarbeiter verständlich und einfach zu bedienen. Die Entscheidung war für mich deshalb sehr einfach und klar.
Welche Erwartungen hatten Sie an Bomito?
Von Bomito habe ich erwartet, dass es uns bei den Prozessen im Bereich Einkauf, Beschaffung, Controlling und Lieferanten entlasten wird.
Wurden Ihre Erwartungen erfüllt?
Diese wurden in gewisser Weise sogar übererfüllt. Ein Warenwirtschaftssystem käme für unseren Fall nicht mehr in Frage, da es einen ziemlich großen Pflegeaufwand mit sich bringt und daran gemessen wenig Erkenntnisse liefert. Bei Bomito müssen wir gar nichts tun und erhalten detaillierte Auswertungen. Zudem sparen wir beim Posteingang erheblichen Aufwand ein, weil sich darum niemand kümmern muss.
Wo sehen Sie die besonderen Vorteile von Bomito, die Ihnen vorher nicht klar waren?
Ein ganz spezieller Vorteil von Bomito ist, dass man sich mit den Abweichungen vom Normalfall beschäftigt und nicht mit dem Normalfall, der ja quasi vollautomatisch abläuft. Es ist einfach eine riesige Erleichterung im Management, dass man ohne eigenes Zutun jederzeit alles im Blick behalten, die Ausreißer sofort erkennen und direkt reagieren kann.
Wie sehen Ihre Mitarbeiter den Einsatz von Bomito?
Die waren ziemlich schnell sehr zufrieden und erkannten früh die Vorteile für Ihre eigenen Arbeitsabläufe. Wenn ich bedenke, welchen ärgerlichen Aufwand sie zum Teil vorher hatten, ist das durchaus verständlich.
Welchen Einfluss hat Bomito auf die Buchhaltung?
Unser Steuerbüro war zunächst kritisch. Mittlerweile unterstützen sie Bomito sehr, denn dort sieht man auch die Vorteile für die eigene Arbeit. Die Buchungen können jetzt jederzeit erfolgen, nicht erst am Ende des Monats. Die lernende Kontierung spart eine Menge Aufwand.
Was hat Bomito in Ihrem Betrieb verändert?
Was mir sehr positiv auffällt, ist die Abwesenheit von Papierbergen und die nicht mehr vorhandenen Recherche-Arbeiten. Wir haben jetzt eine Kontrollmöglichkeit in Echtzeit über jeden Vorgang und seinen Status.
Wie aufwendig war es, mit Bomito zu starten?
Überraschend einfach. Es hatte den Charakter eines Umzugs von einem analogen in ein digitales Büro. Und den mussten wir noch nicht einmal selbst durchführen. Hat ja Bomito für uns gemacht …
Würden Sie Bomito weiterempfehlen?
Ich empfehle es jedem Betrieb im Gastgewerbe!
