Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden, dass E-Mails mit steuerlichem Bezug als „Handels- oder Geschäftsbriefe“ im Sinne der Abgabenordnung gelten können (Beschluss vom 30. April 2025, Az. XI R 15/23). Damit dürfen Finanzämter im Rahmen einer Außenprüfung die Vorlage solcher E-Mails verlangen – etwa wenn sie sich auf Verträge, Vereinbarungen oder steuerrelevante Abläufe beziehen.
Im konkreten Fall hatte das Finanzamt sämtliche E-Mails zu einem konzerninternen „Agreement“ angefordert. Das ging dem Gericht zu weit, soweit auch ein vollständiges E-Mail-Journal ohne steuerlichen Bezug verlangt wurde. Dieses Verlangen sei mangels gesetzlicher Grundlage rechtswidrig.
Für Betriebe bedeutet das:
E-Mails, die steuerlich relevante Inhalte betreffen, müssen archiviert und im Prüfungsfall vorgelegt werden können. Eine strukturierte digitale Ablage – getrennt von nicht steuerlich relevanter Korrespondenz – ist daher unerlässlich. Wer bislang keine klare Regelung zur E-Mail-Aufbewahrung hat, sollte sie spätestens jetzt einführen.
Der Beschluss stärkt die Rechte der Finanzverwaltung, zieht aber klare Grenzen. Gefordert werden dürfen nur steuerrelevante E-Mails – nicht jedoch umfassende E-Mail-Register oder Datenbanken ohne Bezug zur Besteuerung.
