Wie lassen sich digitale Checklisten nutzen, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen?
Ein strukturierter Einsatz digitaler Checklisten ermöglicht es, für die unterschiedlichen Auflagen, denen Gastronomiebetriebe unterliegen, eine digitale Routine anzulegen, sie mit Aufgaben zu verknüpfen und daraus ein Nachweisdokument zu generieren.
Welche Funktionen sind entscheidend, damit ein Tool praxistauglich ist?
Damit sich eine digitale Lösung im Tagesgeschäft durchsetzt, muss sie einfach, schnell und zuverlässig funktionieren. Ein digitales Checklisten-Tool muss daher mehr leisten als das bloße Abhaken von Aufgaben. Entscheidend ist, dass sich Prozesse zeitlich steuern, Mitarbeiter einbinden und Ergebnisse auswerten lassen.
Dazu zählen:
- automatische Erinnerungen,
- die Aufgaben zur richtigen Zeit auslösen,
- Feedback-Funktionen, mit denen Teamleitungen nachvollziehen können, ob Aufgaben korrekt erfüllt wurden,
- eine mobile App, die eine einfache und intuitive Nutzung ohne großen Schulungsaufwand erlaubt.
Entscheidende Zusatzfunktionen sind außerdem
- die Möglichkeit zur Dokumentation und zum Export von Aufgaben,
- die standortübergreifende Verwaltung und
- die kontinuierliche Synchronisation mit anderen Betriebsbereichen wie Kasse, Schichtplanung oder Reporting.
Anhand typischer Pflichten aus verschiedenen Rechtsbereichen wird deutlich, wie so ein System funktionieren kann.
Welche digitalen Routinen sind darstellbar?
Gewerberecht: Aushangpflichten überprüfen
Die wöchentliche Aufgabe lautet: „Aushang der Gaststättenerlaubnis und Preisangaben prüfen“. Die Aufgabe wird digital angelegt und zyklisch an die Schichtleitung delegiert. Per App erfolgt die Erinnerung zur festgelegten Uhrzeit. Nach Bestätigung der Sichtkontrolle durch Antippen wird die Aufgabe mit Namen und Uhrzeit als „erledigt“ dokumentiert. So ist bei einer Kontrolle jederzeit nachweisbar, dass der Aushang korrekt und aktuell erfolgt.
Lebensmittelrecht: Temperaturkontrollen
Ein klassisches Beispiel für prüfrelevante Aufgaben ist die regelmäßige Temperaturkontrolle. Die Checkliste enthält definierte Temperaturgrenzwerte für Kühlschränke, Kühltische oder Warmhaltegeräte. Mitarbeiter erfassen die Messwerte mobil auf dem iPhone. Weicht ein Wert ab, wird automatisch eine Warnmeldung ausgelöst. Diese digitale Lückenlosigkeit ersetzt Papierprotokolle, minimiert Fehlerquellen und beschleunigt Wartungsvorgänge.
Arbeitsschutz: Sicherheitsunterweisung dokumentieren
Die regelmäßige Sicherheitsunterweisung wird als monatlicher Task für das Managementteam hinterlegt. Die Inhalte können im Tool verlinkt oder als PDF hinterlegt werden. Nach Durchführung dokumentiert die verantwortliche Person den Zeitpunkt und die Teilnehmer. Das System protokolliert die Einhaltung der Pflicht ohne Medienbruch.
Brandschutz: Kontrolle der Feuerlöscher
Im Task Manager wird eine vierteljährliche Routine „Feuerlöscher auf Funktion und Plombierung prüfen“ angelegt. Die App erinnert automatisch, wer dafür zuständig ist. Ist ein Feuerlöscher defekt oder abgelaufen, kann dies sofort als Abweichung dokumentiert werden, inklusive Weiterleitung an die Betriebsleitung.
Steuern & Kassenführung: Kassenabschluss
Die Pflicht zum Kassenabschluss nach KassenSichV lässt sich über die Checkliste absichern. Die Aufgabe lautet: „Kassenabschluss durchführen und TSE-Protokoll sichern“. Die Verantwortung ist eindeutig zugewiesen. Die Aufgabe kann erst abgeschlossen werden, wenn die Datei exportiert wurde. Dadurch wird sichergestellt, dass die Kassenführung nachvollziehbar und revisionssicher bleibt.
Kennzeichnungspflichten: Allergen-Check vor Servicebeginn
Täglich 30 Minuten vor Schichtbeginn erscheint eine Aufgabe: „Allergene in der Tageskarte überprüfen“. Die verantwortliche Servicekraft prüft die Angaben in der App und setzt die Bestätigung. Die Einhaltung dieser Pflicht wird gespeichert und kann auf Anfrage belegt werden.
Musiknutzung: GEMA-Lizenz sichtbar auslegen
Die wöchentliche Aufgabe lautet: „GEMA-Nachweis im Eingangsbereich kontrollieren“. Die App führt durch den Ort der Aushänge und erinnert bei fehlendem Nachweis. Auch ein Foto-Upload ist möglich, um die Sichtbarkeit zu dokumentieren.
Außenbereich: Sondernutzungserlaubnis überprüfen
Vor Beginn der Terrassensaison wird eine einmalige Aufgabe für das Frühjahr erstellt: „Gültigkeit der Außengastronomie-Erlaubnis prüfen“. Die zuständige Person kann nach erfolgreicher Prüfung den Scan oder das PDF der Erlaubnis im System hinterlegen.
Entsorgung: Fettabscheider-Wartung
Das Tool erinnert an die turnusmäßige Wartung durch externe Dienstleister. Die Aufgabe lautet: „Termin für Fettabscheiderprüfung koordinieren und Protokoll hochladen“. Die App dokumentiert den Status automatisch. Kein Ablaufdatum wird vergessen, keine Wartung verschleppt.
Was unterscheidet den Task Manager von herkömmlichen Systemen?
Während viele Kassensysteme lediglich Aufgabenlisten oder Notizfelder bieten, ist der Task Manager von Lightspeed ein Vorreiter, der eine vollständige Checklistenfunktion bietet, die in das POS-System integriert ist. Die Kombination aus Übersicht, Erinnerung, Feedbackschleifen und Reporting ist einzigartig. Die App „Pulse“ ermöglicht Mitarbeitern, ohne komplexe Einarbeitung die Aufgaben sofort per iPhone zu bearbeiten. Für das Management entstehen rollierende Übersichten, Berichte und Handlungsspielräume in Echtzeit – auch ohne physische Anwesenheit vor Ort.
Wie kann man eine saubere Dokumentation für die externe Kommunikation nutzen?
Der strukturierte Einsatz digitaler Checklisten sollte als Beweis für Qualität, Zuverlässigkeit und vorausschauende Betriebsführung auch für die Kommunikation nach außen genutzt werden. Betriebe, die dokumentieren können, wie sie gesetzliche Standards erfüllen, können diese digitale Dokumentation zur Stärkung ihrer Marke auch in Gesprächen mit Medien, Franchisegebern, Partnern oder Investoren nutzen oder in einer Social Media-Kampagne einen Blick hinter die Kulissen gewähren. „Wir arbeiten mit digitalen Standards auf allen Ebenen“, wird so zur glaubhaften Botschaft.
Digitale Checklisten ersetzen Papier und bieten eine Infrastruktur, mit der gesetzliche Anforderungen effektiv erfüllt werden können. Digitale Routinen helfen Gastronomiebetrieben, Standards zu etablieren und aufrechtzuerhalten, Mitarbeiter zu entlasten und operative Exzellenz sichtbar zu machen.
