Auf der Suche nach geeigneten Leistungsanreizen für Mitarbeiter setzen viele Firmen auf attraktive Gehaltsextras. Gleichermaßen beliebt wie sinnvoll sind Zukunftssicherungsleistungen, die Arbeitnehmern oder deren Angehörigen bei Krankheit, Invalidität oder Todesfällen helfen. Die aktuelle Rechtsprechung konkretisiert, wie Unternehmen solche Leistungen steuer- und abgabenfrei gewähren können. Verantwortliche sollten bei der vertraglichen Gestaltung von Zukunftssicherungsleistungen die steuerrechtlichen Vorgaben genau im Blick haben. Ansonsten kann die Zuwendung bei einer Betriebsprüfung womöglich für einen schalen Nachgeschmack sorgen.
Auswahl der passenden Gehaltsextras
Unternehmen haben beim Thema Incentives die Qual der Wahl. Für viele ist ein wichtiges Auswahlkriterium, ob Gehaltsextras bei Mitarbeitern ohne Abzüge ankommen. Dies hängt sowohl von der gewährten Zuwendung, als auch von der vertraglichen Gestaltung ab. Geldprämien etwa sind immer steuerpflichtig, sie gelten für den Fiskus als Arbeitslohn. Barzuschüsse zu sogenannten begünstigten Leistungen hingegen können unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und abgabenfrei sein. Dazu zählen etwa Kurse im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsvorsorge oder der Kitaplatz der Kinder. Auch Sachleistungen können Firmen brutto für netto gewähren, allerdings nur innerhalb enger Grenzen. Der Wert von Geschenken zu besonderen Anlässen wie Geburtstagen oder Jubiläen darf 60 Euro pro Anlass und Empfänger nicht übersteigen. Bei allen anderen Sachbezügen besteht eine Freigrenze von monatlich 44 Euro. Eine Ausnahme macht der Fiskus bei Sachzuwendungen, die der Arbeitgeber selbst herstellt oder vertreibt. Hier gilt eine Freigrenze von 1.080 Euro im Kalenderjahr.
In welche Kategorie fällt eine Zusatzkrankenversicherung? Für den Fiskus kann sie sowohl eine Geld-, als auch eine Sachleistung sein. Was den Ausschlag in die eine oder andere Richtung gibt, zeigen zwei aktuelle Urteile des Bundesfinanzhofs (Az. VI R 13/16; Az. VI R 16/17). Die Richter gehen davon aus, dass Leistungen, die Arbeitnehmer oder deren Angehörige bei Krankheit, Unfall, Invalidität oder Tod absichern, ein steuerbegünstigter Sachbezug sein können. Voraussetzung ist jedoch, dass Mitarbeiter auf arbeitsvertraglicher Grundlage nur die Sache selbst – also den Versicherungsschutz – in Anspruch nehmen können. Haben sie hingegen die Möglichkeit, sich den Gegenwert der Versicherung alternativ auch auszahlen zu lassen, liegt immer ein steuer- und abgabenpflichtiger Barlohn vor. Firmen sollten sicherstellen, dass sie bei der Vertragsgestaltung die steuerlichen Fallstricke kennen und umgehen.
In Zweifelsfällen sollten Personalverantwortliche sicherheitshalber fachlichen Rat einholen. Zudem ist es wichtig, Beitragsbescheide der Versicherung und die vertraglichen Vereinbarungen mit dem Mitarbeiter immer zusammen mit den Lohnunterlagen aufzubewahren. So lassen sich später Einwände von Finanzbeamten leichter entkräften.
Vertragliche Absicherung wichtig
Wie sollten Firmen Zukunftssicherungsleistungen vertraglich vereinbaren? Das Finanzamt erkennt einen Sachlohn nur dann an, wenn der Arbeitnehmer durch die Beitragsleistungen des Arbeitgebers einen unentziehbaren Rechtsanspruch auf Versicherungsschutz hat. Firmen gewährleisten dies, indem der Anspruch klar im Arbeitsvertrag verankert ist. Unternehmen können bei existierenden Arbeitsverträgen auch eine entsprechende Zusatzvereinbarung für Gehaltsextras abschließen. Wichtig ist dabei eine Regelung, dass die Beiträge für die Versicherungspolice ausschließlich an den Versicherer fließen. Überweisen Firmen Geld an Mitarbeiter, womit diese selbst eine Police abschließen können, geht der Steuervorteil verloren.
Vorsicht ist auch bei der Beitragshöhe geboten. Firmen müssen die monatliche Freigrenze von 44 Euro pro Mitarbeiter für alle gewährten Sachbezüge einhalten. Wird das Limit überschritten, müssen Unternehmen auf den Gesamtbetrag Steuern und Sozialabgaben entrichten. Heben Versicherungsbeiträge die Gesamtsumme in die Nähe der Freigrenze, kann schon eine leichte Beitragserhöhung kritisch sein. Personalverantwortliche sollten daher auf Nummer sicher gehen und den Freibetrag nicht komplett ausschöpfen.
Auch bei mehr als 44 Euro steuerfrei
Übersteigt die Summe der Sachleistungen pro Kopf monatlich 44 Euro, können die Zuwendungen für den Mitarbeiter selbst trotzdem steuerfrei bleiben. Dazu müssen Arbeitgeber jedoch die Pauschalbesteuerung in Höhe von 30 Prozent wählen. Das Wahlrecht können Firmen im Rahmen der Lohnsteuer-Anmeldung ausüben, allerdings ist die Entscheidung einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Zuwendungen und alle Arbeitnehmer bindend. Voraussetzung ist, dass die Summe der Aufwendungen je Mitarbeiter und Kalenderjahr maximal 10.000 Euro beträgt. Grundsätzlich gilt: Um böse Überraschungen zu vermeiden sollten Arbeitgeber alle Sachbezüge im Lohnkonto der versicherten Mitarbeiter als solche kennzeichnen. Zudem ist es wichtig, dass Firmen in den Lohnsteuerbescheinigungen der Arbeitnehmer derlei Bezüge eindeutig als Zukunftssicherungsleistungen ausweisen.
Autor: David Bochmann, Steuerberater der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz in Nettetal
