Ist meine Kasse überhaupt betroffen?
Alle elektronischen Kassen sind von der neuen Regelung erfasst. Ausgenommen sind lediglich “offene Ladenkassen”, also Kassen, die ohne technische Elemente auskommen. Der Umstieg auf eine moderne Kasse kann sich trotzdem lohnen, da er gleichbedeutend mit der Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist. Diese bietet viele Vorteile: Die Auswertung der Umsätze zu jeder Zeit sowie die Planung von Personal- und Wareneinsatz sind nur einige Funktionen mit denen Unternehmer ihr wirtschaftliches Potenzial noch besser ausschöpfen können. Auch die Buchhaltung lässt sich mit einer elektronischen Kasse erledigen und die Daten gesetzeskonform an den Steuerberater und an das Finanzamt übermitteln. Studien zeigen, dass bis zu 74% der Zeit von KMU auf Aufgaben fällt, die nicht direkt auf die Entwicklung ihres Kerngeschäfts einzahlen, wie zum Beispiel Buchhaltung. Innovative, elektronische Kassenlösungen können KMU von zeitintensiven Administrationsaufwand befreien, damit sie ihre Zeit voll und ganz ihrem Unternehmen widmen können.
Was muss ich beachten?
Wichtig für Gastronomen ist jetzt die anstehende Frist am 30.09., hier sind drei Punkte entscheidend:
- Beschaffung der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Meldung des Kassensystems
- DSFinV-K
Der Countdown läuft! Bestellvorgang einer Technischen Sicherheitseinrichtung muss bis zum 30. September erfolgt sein
Mit Ende September 2020 muss jedes Kassensystem für eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung vorbereitet sein. Eine zusätzliche Hardware, wie ein USB-Stick oder eine SD-Karte, ist für die Integration nicht notwendig. Das elektronische Kassensystem kommuniziert über eine gesicherte Verbindung mit der Cloud-TSE. Die gespeicherten Daten sind jederzeit abrufbar und entsprechen den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).
Wer bereits eine elektronische Kasse hat, sollte sich beim Hersteller nach einer Erweiterung um die TSE informieren und den Bestellvorgang bis zum Ablauf der Frist am 30.09. abschließen. Zu beachten ist dabei eine schriftliche Bestätigung des Herstellers, insbesondere dann, wenn das Zusatzmodul noch nicht lieferbar sein sollte. So kann bei einer Prüfung nichts schiefgehen.
Meldung des Kassensystems
Die Kassenmeldepflicht geht mit der TSE Integration einher und tritt ebenfalls mit Ende September in Kraft. Das Bundesfinanzministerium hat die Kassenmeldepflicht allerdings ausgesetzt, bis eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit geschaffen wurde.
DSFinV-K
Ab diesem Zeitpunkt müssen elektronische Kassensysteme außerdem fähig sein, die Daten in einem standardisierten Format zur Verfügung zu stellen. Diese Anforderung wurde im Juli 2019 mit der “Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme” (DSFinV-K 2.0) verabschiedet. Im Wesentlichen geht es darum, eine einheitliche Struktur der Datenerfassung für alle elektronischen Kassensysteme einzuführen, um die Auswertung im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt zu erleichtern. Es ist die Aufgabe des Kassenanbieters sich um die Erfüllung der DSFinV-K zu kümmern.
Was ist der Hintergrund der Einführung?
Das Finanzamt möchte Steuerbetrug entgegenwirken und hat mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, das 2016 in Kraft getreten ist, die Kassennachschau eingeführt.
Seit 2018 darf das Finanzamt die Kassen von Unternehmen unangekündigt prüfen. Neu hinzugekommen ist seit Januar dieses Jahres die Belegausgabepflicht und die Integration einer TSE in elektronische Registrierkassen.
Was genau wird zertifiziert und wer ist für die Zertifizierung zuständig?
Jene Unternehmen, die die technische Sicherheitseinrichtung zur Verfügung stellen, sind dafür zuständig, die TSE zertifizieren zu lassen. Die Zertifizierung der TSE übernehmen spezielle Zertifizierungs-Anbieter in Abstimmung mit dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.
Wie geht’s nach dem Stichtag weiter – welche Fristen sind wichtig?
31.03.2021: In den meisten Bundesländern, außer in Bremen, wurde eine verlängerte Frist für die Integration der TSE festgelegt. Unternehmen können sich auf diese berufen, insofern grundsätzlich zwei Punkte beachtet werden:
- Die Bestellung muss bis 30.09.2020 bei einem Kassenhersteller eingegangen sein
- Der Kassenhersteller muss bestätigen, dass die Integration einer TSE vor dem 30.09.2020 nicht möglich war
Achtung!
In den Bundesländern Rheinland-Pfalz, Niedersachsen und Sachsen ist die Frist bereits mit Stichtag zum 31.08.2020 abgelaufen. In jedem Fall empfiehlt es sich einen Steuerberater zu kontaktieren, um zu erfragen welche Frist und welche detaillierten Anforderungen gelten.
31.12.2022: Generelle Übergangsregelung für elektronische Kassensysteme endet
Ab 2023 dürfen generell keine elektronischen Kassen ohne technische Sicherheitseinrichtung verwendet werden. Die Frist gilt grundsätzlich NUR für Kassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und nicht nachgerüstet werden konnten. Den Regelungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) muss die Kasse allerdings schon entsprechen.
