Welchen Zweck hat die Richtlinie?
Die Whistleblower-Richtlinie und ein zukünftiges deutsches Hinweisgeberschutzgesetz sind dem Bereich Compliance zuzuordnen. Die Richtlinie soll die Aufdeckung von Verstößen fördern und gleichzeitig den Hinweisgeber vor Repressalien wie Kündigungen und Abmahnungen schützen. Unternehmen mit mehr als 49 Mitarbeitern, öffentliche und private Organisationen und Behörden werden dazu verpflichtet, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten.
Whistleblower-Richtlinie für das Gastgewerbe: Die Pflicht zur Freude machen
Natürlich werden durch die Richtlinie unternehmerische Kapazitäten gebunden. Andererseits besteht auch eine Chance für die Unternehmensführung, Missstände zu erkennen und zu beseitigen, bevor sie schwere Folgen nach sich ziehen. Nicht zwangsläufig muss das Unternehmen als Täter handeln, sondern kann auch Opfer sein – etwa von illegalen Preisabsprachen bei Gastro-Zulieferern, Diebstahl im eigenen Vorratslager oder Betrug bei Abrechnungen. Die Aufdeckung von Missständen, Korruption und ungeklärten Geldabflüssen ist ureigenstes Unternehmensinteresse. Wird die Richtlinie richtig umgesetzt, kann für den Hinweisgeber und für das Unternehmen eine Win-Win-Situation entstehen.
Wichtig: Bereits jetzt gilt, dass Unternehmen weder direkt noch indirekt Maßnahmen gegen Hinweisgeber ergreifen dürften. Deckt ein Whistleblower beispielsweise einen Skandal auf und wird anschließend bei einer Beförderung übergangen, erhält keine Verlängerung seines befristeten Arbeitsverhältnisses oder wird er gar gekündigt, muss der Arbeitgeber im Falle eines Rechtsstreits beweisen, dass die ergriffenen Maßnahmen in keinem Zusammenhang zum abgegebenen Hinweis stehen.
Tipp: Interner Meldekanal muss Goldstandard werden
Meldungen an externe Behörden oder gar an Medien durch Mitarbeiter, Zulieferer oder Kunden sind für Unternehmen nicht wünschenswert. Solche Meldungen sind nach Abgabe nur noch schwer beherrschbar und bergen unvorhersehbare Risiken. Die internen Meldekanäle sind daher bei der unternehmensinternen Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben in den Vordergrund zu stellen. Der interne Kanal kann den Mitarbeitern in Form einer Telefonnummer, einer E-Mail, als externe Plattform oder durch Nennung eines persönlichen Ansprechpartners eröffnet werden.
Wer darf in einem Gastgewerbe-Betrieb Hinweise bearbeiten?
Entscheidet sich das Unternehmen aus der Gastronomie und dem Gastgewerbe dazu, interne Meldekanäle einzuführen, müssen diese nach der Richtlinie sicher konzipiert sein. So muss der Sachbearbeiter vor allem jede Meldung vertraulich behandeln und die Identität des Hinweisgebers sowie der in der Meldung genannten Personen zunächst schützen. Alle Mitarbeiter, die eingehende Hinweise bearbeiten, müssen sich regelmäßig schulen lassen, um die notwendige Sachkunde zur Bearbeitung der Meldungen zu erlangen. Sie müssen zudem unabhängig sein – was bedeutet, dass die Sachbearbeiter bei der Bearbeitung von Hinweisen keinen Weisungen unterliegen dürfen.
Unbefugte Personen dürfen keinen Zugriff auf den internen Meldekanal haben. Nach dem Eingang der Meldung hat der Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen Anspruch auf eine Eingangsbestätigung. Spätestens drei Monate nach dem Eingang der Meldung ist der Hinweisgeber darüber zu informieren, ob und welche Folgemaßnahmen ergriffen wurden oder geplant sind. Nach dem Abschluss der Ermittlungen muss der Sachbearbeiter die in der Meldung genannten Personen über die Ergebnisse informieren.
Rein praktisch dürfte es gerade für kleine und mittelständische Unternehmen aus der Gastronomie und der Gastwirtschaft daher nur möglich sein, auf externe Plattformen zu setzen. Externe Lösungen können garantieren, den strengen Anforderungen der Whistleblower-Richtlinie und dem späteren Hinweisgeberschutzgesetz gerecht zu werden. Externe Ombudspersonen, wie Rechtsanwälte oder geschulte Unternehmensberater, können die eingehenden Meldungen unabhängig und vertraulich bearbeiten und bei Bedarf notwenige Maßnahmen empfehlen und unternehmensinterne Ermittlungen einleiten.
Welche Unternehmen aus dem Gastgewerbe müssen jetzt handeln?
Deutschland hat es versäumt, die EU-Whistleblower-Richtlinie fristgerecht bis Mitte Dezember 2021 umzusetzen. Ohne deutsches Umsetzungsgesetz resultiert aus der Whistleblower-Richtlinie keine unmittelbare Pflicht zur Einrichtung von internen Meldekanälen. Ein Hinweisgeberschutzgesetz wird jedoch in den kommenden Wochen entworfen und verabschiedet und muss dann von den Unternehmen zügig umgesetzt werden.
Das kommende Hinweisgeberschutzgesetz wird Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern noch im ersten Quartal 2022 dazu verpflichten, interne Hinweisgebersysteme einzuführen. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern wird die Einführung eines Hinweisgebersystem erst im Dezember 2023 zur Pflicht. Bei der Frage, wer als Mitarbeiter zu zählen ist, legt die europäische Union einen weiten Maßstab an und sieht auch Praktikanten sowie Leih- und Saisonarbeiter als Mitarbeiter an. Firmen aus dem Gastgewerbe sollten daher schon jetzt überlegen, wie die eigenen internen Meldekanäle aussehen sollen und welche Personen die Hinweise sachgerecht bearbeiten könnten.
Zur Person
Rechtsanwalt Johannes von Rüden ist Partner der Kanzlei VON RUEDEN. Seine Schwerpunkte sind die Einrichtung von Compliance-Management-Systemen, das Hinweisgeberschutzgesetz und compliance-relevante Fragen aus dem Datenschutzrecht, Arbeitsrecht und Wettbewerbsrecht. Die Kanzlei VON RUEDEN hat mit WhistlePort (www.whistleport.de) eine eigene richtlinienkonforme Whistleblower-Software entwickelt.
