Geschäftsführer, Restaurantleiter oder Revenue Manager müssen ständig relevante Kennzahlen auswerten. Dafür brauchen sie vor allem eines: Daten. Zum Beispiel die gegenwärtige Zimmerauslastung, tägliche Gästezahl oder aktuelle Umsätze. Eine gute Datenbasis ist dabei das A und O, weil Entscheider damit den Hotelbetrieb steuern. Für die Interpretation und Analyse der Zahlen sollten sie einfach und gut lesbar in Grafiken aufbereitet sein, am besten noch in Echtzeit abrufbar.
Die Realität sieht in vielen Fällen leider anders aus. Bisher kommen die meisten Bilanzberichte sowie Gewinn- und Verlust-Rechnungen in der Hotellerie noch aus klassischen Excel-Dateien. Der große Nachteil: Mitarbeiter müssen die Daten zum Monats- oder Jahresende mühsam aus verschiedenen Abteilungen zusammensuchen. Einfach geht anders. Hinzu kommt, dass Angestellte Zahlen in Tabellen auch mal falsch eingeben und nachträglich korrigieren müssen. Das kostet Zeit, Nerven und verursacht unnötige Kosten.
Wie können Unternehmen einheitliche, qualitätsgesicherte Business-Daten herstellen? Und zwar so, dass man am Ende keine Zahlen-Tapeten hat, sondern alle wichtigen Daten auf einen Blick, optisch ansprechend aufbereitet – vor allem, wenn es schnell gehen muss?
Schritt 1: Eine ERP-Software einführen
ERP ist die Abkürzung für den Begriff „Enterprise Resource Planning“, also die Planung von Unternehmens-Ressourcen. Eine ERP-Software soll dabei unterstützen, Ressourcen effizient zu nutzen, indem alle Geschäftsprozesse digital abgebildet werden. Das System führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen, strukturiert und vernetzt sie. Das verbessert ihre Qualität und Zugänglichkeit. Alle Abteilungen können so auf einen Daten-Pool zugreifen. Prozesse werden schlanker und können automatisiert ablaufen, zum Beispiel im Berichtswesen. Optimal ist das Ganze, wenn es in der Cloud läuft. Dann haben Entscheider ihr Unternehmen mit mobilen Apps jederzeit und überall im Griff.
Schritt 2: Tool für automatisiertes Controlling anwenden
Es gibt so genannte Business Intelligence Tools (kurz BI Tools), die man zur Darstellung des Controllings bzw. des Berichtswesens in der Hotellerie nutzen kann. Diese lesen die Daten aus dem ERP-System aus, erstellen daraus Analysen sowie Berichte und visualisieren diese in leicht verständlichen Diagrammen. Auch unterschiedliche Tabellen lassen sich miteinander in Beziehung setzen. Das erspart viel Arbeit und hilft zu beurteilen, wie sich das Unternehmen entwickelt. Führungskräften können solche Dashboards eine gute Grundlage sein, um Informationen schnell, präzise und individuell auszuwerten. Für jedes Endgerät kann man sich dann die Dashboards anzeigen lassen: als Tabelle mit Grafik, Torten-, Linien- oder Balkendiagrammen etc. Damit das alles gut funktioniert, müssen ERP- und BI-Systeme nahtlos miteinander verbunden sein.
Wie bringt man die vielen Daten aus einem Hotel nun zusammen?
In der Hotellerie sind oft mehrere Systeme im Einsatz, die Zahlen verwalten: Da wäre das PMS-System, also die Hotelsoftware, die unter anderem die Auslastung und Umsätze darstellt. Die Buchhaltungssoftware gibt den Überblick über Einnahmen und Ausgaben, das Kassensystem regelt Zahlungsvorgänge usw.
Wichtig: All diese Daten müssen an einem Ort zusammenkommen und vereinheitlicht werden. Dazu braucht es Schnittstellen, die eine strukturierte Datenübernahme aus den Fremdsystemen garantieren. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Daten eine hohe Qualität besitzen. Zusätzlich benötigt man, wie oben erwähnt, eine ERP-Software und ein BI-Tool.
Wie werden daraus übersichtliche Diagramme?
Jetzt kommt die BI-Anwendung ins Spiel: Die vereinheitlichten Informationen können mithilfe des BI-Tools optisch dargestellt werden und eine Übersicht aller wichtiger Unternehmenskennzahlen geben.
… geht das noch einfacher?
Einfacher geht’s immer. Der Cloudsoftware-Anbieter für die Hotellerie, Filosof by Scopevisio, ist eine ERP-Software. Diese liefert selbst hochwertige Daten aus der Lohn- und Finanzbuchhaltung, welche Mitarbeiter dann für ein BI-Tool weiter nutzen können. Die Software kann von ihren Anwendern also als Datenquelle für den kaufmännischen Teil dienen. „Filosof by Scopevisio sorgt dafür, dass die Daten in perfekter Qualität in die Buchhaltung kommen und dort schnellstmöglich automatisiert verarbeitet werden. Dann leiten wir die Daten in BI-Tools. Wir können aber auch andere Daten darstellen, zum Beispiel aus dem PMS-System. Die Dashboards stimmen wir auf jeden einzelnen Kunden ab, wie es für ihn perfekt ist. Gleichzeitig wissen wir, welche Daten die Hotellerie braucht“, erklärt Thilo Burucker, Head of Hospitality bei Filosof by Scopevisio.
Außerdem hat die Software nur eine Schnittstelle, über die alle Systeme integriert werden. Sie ist maximal gegen Hacker-Angriffe gesichert und wird streng überwacht. Da jede Schnittstelle ein potenzielles Sicherheitsrisiko darstellt, ist es besser, eine einzige, sichere zu haben als mehrere unsichere. Scopevisio liefert somit die Datenbasis für die Erstellung der Berichte mit Power BI. Alle Daten, die in Scopevisio angelegt und angereichert wurden, sind sichere und verlässliche Datenquellen, mit anderen Worten: Scopevisio ist „single source of truth“.
Funktioniert automatisiertes Controlling in der Praxis?
Die Lodgea GmbH macht es vor. Das Unternehmen bietet einen Self-Service-Webbaukasten für Ferienwohnungen, Hotels und Pensionen an. Anbieter von Unterkünften können damit ihre eigene Homepage erstellen – inklusive Buchungssystem, integrierter Zahlungsabwicklung und Marketing-Automation. Somit entstehen für die Kunden nicht nur Software-Nutzungsgebühren, sondern zum Beispiel auch Transaktionsgebühren. Das sind kleinteilige Beträge, die bei Lodgea täglich verwaltet werden müssen. „Diese monotonen, wiederkehrenden Verbuchungen können wir nicht von Menschenhand durchführen lassen. Mit Scopevisio können wir das automatisieren“, sagt Jan Kammerath, CTO & Co-Founder von Lodgea. Finanz-Mitarbeiter greifen nur noch steuernd und kontrollierend ein. Zudem ist das Start-up auf tagesaktuelle Daten angewiesen. „Die Daten müssen regelmäßig in BI-Systeme importiert werden und vor allem vermischt werden können mit anderen Datenquellen. Mit der Schnittstelle von Scopevisio ist dies für uns mit einer integrierten Softwarelösung möglich“, erklärt Kammerath.
Alle Vorteile des automatisierten Controllings auf einen Blick
Das Zusammenspiel von ERP-Software und BI-Tools hat ein großes Potenzial für die Zukunft. Unternehmen sollten Finanzexperten, Geschäftsführer und Co. nicht mehr nach dem dicken Daumen steuern, sondern datengetriebene Entscheidungen treffen. Hier die Vorteile noch mal zusammengefasst:
Aktuell: Die Datenbasis ist immer auf dem neuesten Stand – täglich, wöchentlich, monatlich
Entlastend: Weniger Stress, weniger Aufwand und weniger Fehler bei der Datenerstellung
Einfach: Intelligente Dashboards sind schnell zu erstellen und individuell optimierbar
Rentabel: Amortisation von Anfangsinvestition bereits nach wenigen Monaten
Integriert: Alle Daten sind zentral zugänglich
