Die Regierungskoalition will die Regeln für Krankschreibungen deutlich verschärfen. Für Betriebe mit Schichtdienst, Wochenendbetrieb und Saisonkräften bedeutet das mehr Verwaltungsaufwand und einige bislang ungeklärte Praxisfragen.
Stand: 11. August 2026. Die hier beschriebenen Reformpläne beruhen auf einem Beschluss des Koalitionsausschusses vom 2. Juli 2026. Ein Gesetzentwurf liegt noch nicht vor, ein Termin für das Inkrafttreten ist nicht bekannt. Bis zur Umsetzung gelten die bisherigen Regelungen unverändert weiter. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Was gilt derzeit bei der Krankmeldung?
Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) müssen Arbeitnehmer ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer dem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen – also in aller Regel vor Schichtbeginn.
Eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ist gesetzlich erst dann vorzulegen, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert; spätestens am darauffolgenden Arbeitstag muss sie beim Arbeitgeber sein (§ 5 Abs. 1 S. 2 EFZG). Wichtig für Betriebe mit Wochenenddiensten: Gezählt werden Kalender-, nicht Arbeitstage. Wer sich am Freitag krankmeldet, überschreitet die Drei-Tage-Grenze bereits am Montag.
Unabhängig davon dürfen Arbeitgeber schon heute verlangen, dass die Bescheinigung früher – auch bereits ab dem ersten Tag – vorgelegt wird (§ 5 Abs. 1 S. 3 EFZG). Voraussetzung ist eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder eine ausdrückliche Weisung. Es handelt sich also bislang um ein Recht des Arbeitgebers, nicht um eine gesetzliche Pflicht.
Papier oder digital? So kommt die AU heute zum Arbeitgeber
Der klassische „gelbe Schein" für den Arbeitgeber ist für gesetzlich Versicherte Geschichte. Der Weg verläuft heute in zwei Schritten:
- Die Arztpraxis übermittelt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) an die Krankenkasse des Beschäftigten.
- Der Arbeitgeber ruft die Daten dort elektronisch ab.
Die Praxis sendet also nichts direkt an den Betrieb. Deshalb bleibt die Meldepflicht des Beschäftigten bestehen: Ohne seine Krankmeldung weiß der Betrieb gar nicht, dass ein Abruf zu starten ist.
Für den Abruf stehen zwei Wege offen:
Entgeltabrechnungssoftware: Systemgeprüfte, ITSG-zertifizierte Abrechnungsprogramme verfügen über eine Schnittstelle zum eAU-Verfahren. Viele HR- und Zeiterfassungssysteme binden den Abruf inzwischen ebenfalls an oder übergeben die Daten an das Abrechnungssystem.
SV-Meldeportal: Betriebe ohne entsprechende Software nutzen das SV-Meldeportal der Sozialversicherungsträger (Nachfolger von sv.net). Es erfordert eine Registrierung und ist kostenpflichtig.
Wo weiterhin Papier gilt
Das eAU-Verfahren deckt nicht alle Fälle ab. Auf Papier bleibt es unter anderem bei:
- privat versicherten Beschäftigten, bis eine digitale Lösung verfügbar ist,
- Arbeitsunfähigkeit im Ausland, etwa wenn Saisonkräfte während eines Heimataufenthalts erkranken,
- Minijobs in Privathaushalten,
- Rehabilitationsmaßnahmen und Bescheinigungen von Privatärzten.
Gerade Betriebe mit internationalem Personal sollten diese Ausnahmen kennen: Hier läuft die Nachweisführung weiterhin manuell – und muss entsprechend dokumentiert werden.
Wie funktioniert die telefonische AU?
Die telefonische Krankschreibung entstand im März 2020 als Corona-Sonderregelung, zunächst begrenzt auf leichte Atemwegserkrankungen. Ziel war es, Kontakte in Praxen und damit Infektionsrisiken zu reduzieren. Die Regelung wurde mehrfach verlängert, unterbrochen und reaktiviert; zuletzt lief sie am 31. März 2023 aus.
Am 7. Dezember 2023 verankerte der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) die Telefon-AU dauerhaft in der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie und nicht mehr beschränkt auf Atemwegserkrankungen. Die Voraussetzungen:
- Die Patientin oder der Patient ist der Arztpraxis bereits persönlich bekannt.
- Es liegt keine schwere Symptomatik vor.
- Eine Videosprechstunde ist nicht möglich.
Unter diesen Bedingungen kann eine Erstbescheinigung für bis zu fünf Kalendertage ausgestellt werden. Eine telefonische Verlängerung dieser Bescheinigung ist nicht vorgesehen, für eine Folgebescheinigung muss die Praxis aufgesucht werden. Einen Anspruch auf eine telefonische Krankschreibung haben Versicherte nicht.
Können Online-Krankschreibungen zur Kündigung führen?
Ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Hamm zeigt, wo die Grenze verläuft (Urteil vom 5. September 2025, Az. 14 SLa 145/25). Ein IT-Consultant hatte sich im August 2024 für fünf Tage krankgemeldet und eine Bescheinigung vorgelegt, die er über eine kostenpflichtige Website erworben hatte. Ausgewählt hatte er dort ausdrücklich die Option einer Krankschreibung ohne Gespräch; Grundlage war allein ein Online-Fragebogen. Ein persönlicher, telefonischer oder videobasierter Arztkontakt fand zu keinem Zeitpunkt statt.
Das Arbeitsgericht Dortmund hatte der Kündigungsschutzklage zunächst stattgegeben und eine Abmahnung für ausreichend gehalten. Das LAG Hamm hob diese Entscheidung auf und bestätigte die fristlose Kündigung. Entscheidend war für die Kammer nicht, ob der Mitarbeiter tatsächlich krank war, sondern die Täuschung: Die Bescheinigung habe wahrheitswidrig den Anschein erweckt, es habe einen Arztkontakt gegeben. Darin liege eine schwerwiegende Verletzung der Rücksichtnahmepflicht und da sie Grundlage einer Entgeltfortzahlung war, sei sie so gravierend, dass eine Abmahnung entbehrlich war.
Was Personalverantwortliche daraus mitnehmen sollten:
- Der Beweiswert einer AU steht und fällt mit der ärztlichen Beurteilung. Fehlt jeder Arztkontakt, entspricht die Bescheinigung nicht der AU-Richtlinie und ihr Beweiswert kann erschüttert sein. Dann muss der Beschäftigte seine Arbeitsunfähigkeit anderweitig belegen.
- Kein Generalverdacht gegen digitale AU. Eine ordnungsgemäß per Telefon oder Videosprechstunde festgestellte Arbeitsunfähigkeit ist vollwertig. Problematisch sind ausschließlich Anbieter, die allein auf Basis von Fragebögen oder Chats bescheinigen – solche Krankschreibungen hat der G-BA ausdrücklich für unzulässig erklärt.
- Den Beweiswert nur im begründeten Einzelfall anzweifeln. Für den Verdacht braucht es konkrete Anhaltspunkte. Wer pauschal misstraut, riskiert selbst arbeitsrechtliche Konsequenzen.
Was plant die Bundesregierung?
Der Koalitionsausschuss von Union und SPD hat am 2. Juli 2026 ein Reformpaket beschlossen, das zwei Punkte grundlegend ändert:
1. Die telefonische Krankschreibung soll komplett entfallen – auch dann, wenn die Bescheinigung vom langjährigen Hausarzt ausgestellt wird.
2. Die Vorlage einer AU soll bereits ab dem ersten Krankheitstag zum Regelfall werden. Damit kehrt sich die heutige Systematik um: Was bislang ein Recht des Arbeitgebers ist, würde zur gesetzlichen Grundregel.
Ärzteverbände kritisieren die Pläne deutlich. Bundesärztekammer und Kassenärztliche Bundesvereinigung warnten noch am Tag des Beschlusses vor stärkerem Praxisandrang, längeren Wartezeiten und zusätzlichem Verwaltungsaufwand; die KBV sieht zudem die Patientensteuerung erschwert. Auch Landesärztekammern und der Hartmannbund äußerten sich ablehnend. Ein häufig angeführtes Argument: Die Telefon-AU spielt zahlenmäßig kaum eine Rolle. Nach einer Analyse des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung vom Oktober 2025 machten Telefon- und Video-AU im Jahr 2023 zusammen rund 0,9 Prozent aller Krankschreibungen aus. Einen Beleg dafür, dass ihre Abschaffung den Krankenstand senkt, gibt es bislang nicht.
Wichtig für die Planung: Es handelt sich derzeit um einen politischen Beschluss, nicht um geltendes Recht. Die gesetzliche Ausgestaltung muss erst erarbeitet werden und den Bundestag passieren. Offen ist damit nicht nur der Zeitpunkt, sondern auch, welche Ausnahmen vorgesehen werden und ob von einer gesetzlichen Attestpflicht ab Tag 1 überhaupt durch Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung nach unten abgewichen werden dürfte.
Welchen Mehraufwand bedeutet das für Personaler?
Die Attestpflicht ab dem ersten Tag würde die Zahl der zu bearbeitenden und zu kontrollierenden AU-Vorgänge spürbar erhöhen, denn kurze Erkrankungen von ein bis drei Tagen machen den Großteil aller Fehlzeiten aus. Konkret bedeutet das:
- deutlich mehr eAU-Abrufe, auch für eintägige Ausfälle,
- mehr Rückfragen zu fehlenden oder verspäteten Nachweisen,
- angepasste Prozesse für Erfassung und Überwachung von Fehlzeiten,
- Prüfbedarf bei internen Richtlinien, Arbeitsverträgen und Betriebsvereinbarungen, in denen bislang die Vier-Tage-Regel abgebildet ist.
Für Personalverantwortliche heißt das vor allem: mehr Prüf- und Abstimmungsaufwand ausgerechnet bei kurzfristigen Erkrankungen, also dort, wo ohnehin unter Zeitdruck disponiert werden muss.
Die offenen Fragen für den Schichtbetrieb
Für Hotellerie und Gastronomie wirft die Reform Praxisfragen auf, die in der bisherigen Debatte kaum vorkommen:
Krankmeldung am Wochenende. Wenn die Frühstückskraft sich am Sonntagmorgen um sechs Uhr abmeldet, hat keine Praxis geöffnet. Wie ein Attest „ab Tag 1“ in dieser Konstellation beschafft werden soll, ist bislang ungeklärt, der Weg über den ärztlichen Bereitschaftsdienst ist für leichte Infekte weder vorgesehen noch praktikabel. Betriebe mit Sonn- und Feiertagsbetrieb sind hier strukturell stärker betroffen als klassische Bürobetriebe.
Saisonkräfte ohne Praxis vor Ort. Wer nur für eine Saison am Standort arbeitet, ist in keiner Praxis „persönlich bekannt“ und findet häufig keinen kurzfristigen Termin. Der Wegfall der Telefon-AU trifft diese Gruppe besonders.
Erkrankung im Ausland. Bei Beschäftigten, die während eines Heimataufenthalts erkranken, greift das eAU-Verfahren nicht. Hier bleibt es bei Papierbescheinigungen und erhöhten Anforderungen an die Dokumentation.
Mehr Meldungen, gleiche Besetzung. Jeder zusätzliche Nachweisvorgang bindet Zeit in Betrieben, in denen die Personaladministration ohnehin nebenher läuft, was gerade in Horeca Betrieben häufig der Fall ist.
Wie bereiten sich HoReCa-Betriebe am besten vor?
Der wirksamste Hebel ist ein durchgängiges, medienbruchfreies Abwesenheitsmanagement. Entscheidend ist, dass Krankmeldung, AU-Nachweis und Dienstplanung nicht in drei getrennten Systemen liegen.
Digitale HR- und Zeiterfassungssysteme können Krankmeldungen automatisch dokumentieren, Verantwortliche informieren und die AU-Daten über das eAU-Verfahren abrufen. Werden Ausfälle direkt mit der Dienst- und Schichtplanung verknüpft, erkennen Verantwortliche frühzeitig, wo Engpässe entstehen und eine Ersatzbesetzung nötig wird.
Checkliste: Was Sie jetzt prüfen sollten
- Meldeweg eindeutig geregelt? An wen, bis wann und über welchen Kanal muss die Krankmeldung erfolgen? Eine WhatsApp an die Kollegin ist kein Meldeweg.
- eAU-Abruf angebunden? Erfolgt der Abruf automatisiert aus dem Abrechnungs- oder HR-System oder manuell über das SV-Meldeportal?
- Papierfälle abgedeckt? Existiert ein definierter Prozess für privat Versicherte und für Erkrankungen im Ausland?
- Arbeitsvertrag und Betriebsvereinbarung aktuell? Bilden die Klauseln die geltende Vier-Tage-Regel ab, und lassen sie sich anpassen, wenn die Reform kommt?
- Ausfall mit Dienstplan verknüpft? Löst eine Krankmeldung automatisch eine Information an die Schichtleitung aus?
- Datenschutz geprüft? Der eAU-Abruf ist nur zulässig, wenn eine Krankmeldung tatsächlich vorliegt; Diagnosedaten erhält der Arbeitgeber nicht. Zugriffsberechtigungen, Aufbewahrungsfristen und Löschkonzept für Fehlzeitendaten gehören ins Verarbeitungsverzeichnis.
Betriebe, die diese Punkte jetzt sortieren, gewinnen doppelt: Sie reduzieren den administrativen Aufwand bereits unter der geltenden Rechtslage und sind vorbereitet, wenn die Attestpflicht ab Tag 1 tatsächlich kommt.
