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Personalplanung der Zukunft – Mit smartem Algorithmus zum Win Win

Die aktuellen Herausforderungen der Covid-19-Krise nehmen die Digitalisierung der Branche mehr in die Pflicht als je zuvor. Eine Lösung nach der anderen schießt aus dem Boden, von der digitalen Gastdatenerfassung über Gutscheinplattformen bis hin zu HACCP-Lösungen ist alles vertreten. Bei all den wirklich sinnvollen und hilfreichen Erweiterungen zum Software-Stack gibt es dennoch wenig, das den in der Krise immer lauter werdenden Forderungen nach echter Innovation nachkommt – und zudem an einem Schmerzpunkt ansetzt, den gerade wirklich jeder in der Branche spürt: beim Thema Wirtschaftlichkeit.
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Zeit für die nächste Stufe der Digitalisierung

Ein algorithmusbasierter Planungs-Assistent setzt genau dort an. Er übernimmt als Erweiterung zum digitalen Dienstplan die Schichtplanung in nur wenigen Minuten vollautomatisch. Was ein wenig nach Science-Fiction klingt, ist schon jetzt Stand der Technik. Dafür sind drei Ebenen wichtig: eine genaue Personalbedarfsplanung mit sogenannten Schichthüllen als Vorarbeit, gut gepflegte Mitarbeiterdaten im digitalen Tool und einige Einstellungen, mit denen man dem Algorithmus sagt, worauf er besonders achten soll.

Jede Schichthülle entspricht dabei einer offenen Schicht mit Uhrzeit, aber auch weiteren Anforderungen wie Positionen, Fähigkeiten und Anstellungstypen. Ist mit Schichthüllen einmal ein Schichtgerüst definiert, nutzt der Planungs-Assistent diese Befüllungsgrundlage und greift zum Besetzen der Schichten auf Wissen aus dem System zurück: die Daten in der digitalen Personalverwaltung sowie diverse voreingestellte Regeln, die dem Assistenten Fairnesskriterien (Wunschzeiten, Wochenendarbeit, etc.), aber auch Optimierungsziele vorgeben.

Er weiß somit, welche vertraglichen Informationen er berücksichtigen muss und kann an alle regulatorischen Vorgaben denken. Vorbereitende Einstellungen im System legen zudem Regeln fest, nach denen der Assistent den Schichthüllen Personen aus dem eigenen Mitarbeiterpool zuweist. Zuletzt wählt man einen von insgesamt sieben „Planungstypen“, mit dem man zwischen den Ebenen Skills, Fairness und Arbeitszeit seine Optimierungs-Präferenzen festlegt. Wird beispielsweise der „Faire“ gewählt, wird bei der Schichtvergabe ein sinnvoller Kompromiss zwischen Fairness (Wunschzeiten, Wochenendarbeit, etc.) und der vertraglich vorgesehenen Arbeitszeit der Mitarbeitenden angestrebt. Anschließend versucht der Assistent die Mitarbeiterfähigkeiten möglichst ausgewogen zu berücksichtigen.

Auf Basis dieses Setups probiert der Algorithmus sämtliche Kombinationen aus Schichten und Mitarbeitenden aus, bis das Personal optimal verteilt ist. Dabei werden nicht nur alle regulatorischen Vorgaben und die Fähigkeiten jeder Person berücksichtigt; auch die faire Gestaltung des Dienstplans spielt eine entscheidende Rolle und zielt unmittelbar auf die Mitarbeiterzentrierung ab.

Genau hier zeigt sich ein großes Potenzial. Denn Letzteres spielt eine immense Rolle bei der Frage, wie man im Gastgewerbe wirtschaftlich erfolgreich und zugleich in puncto Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig planen kann. Eine Studie von YourCareerGroup (Mai 2020) zeigt, dass in Deutschland über 50% der Beschäftigten aus dem Gastgewerbe aktuell auf Jobsuche sind oder über einen Jobwechsel nachdenken – Zahlen, die das Ausmaß des Post-Corona-Fachkräftemangels vage erahnen lassen. Wer seinen Personaleinsatz optimieren möchte, ohne am Personal zu sparen, positioniert sich mit algorithmusbasierten Planungstools als moderne, mitarbeiterorientierte Arbeitgebermarke ganz im Sinne des New-Work-Gedankens – und die gesamte Branche profitiert.

Florian Klima (Geschäftsführer von gastromatic) ist überzeugt, dass hier noch viel Arbeit auf die Digitalisierungsdienstleister des Gastgewerbes zukommt: „Was in anderen Branchen auf dem Vormarsch ist, wird künftig auch in der Gastronomie und Hotellerie kaum wegzudenken sein: Algorithmen, die mehr Parameter berücksichtigen, als es ein Mensch je könnte und selbstlernende Systeme – all das wird in der Zukunft auch bei der Personalplanung den Unterschied machen. Unternehmer*innen und Planende bekommen datenbasiert ganz neue Handlungs- und Entwicklungsspielräume, in puncto Wirtschaftlichkeit, aber eben auch beim Thema Mitarbeiterzentrierung. Bei der Dienstplanung fängt das bei einer möglichst realistischen Personalbedarfsplanung an – die Grundlage liefern Prognosen bspw. zu Umsätzen oder der Bettenbelegung – und hört bei der optimalen Besetzung des Schichtgerüsts auf. Erst dann hat man einen wirklich kostenoptimierten Dienstplan, der Produktivität berücksichtigt und zudem mitarbeiterorientiert ist, weil Algorithmen fairer und zudem objektiv planen können. Oft ist es so, dass zwischen Planung und Realität eine Lücke klafft. Wir wollen diese Lücke auf ein Minimum schrumpfen lassen. Der Algorithmus macht das erst möglich und ist dabei eine unermüdliche, helfende Hand.“

Die Covid-19-Krise fordert alle heraus, in einer ungewissen Zeit innovative Wege zu gehen. Dabei zeigt sich, dass genau jetzt der richtige Zeitpunkt für die nächste Stufe der Digitalisierung ist: Algorithmen können, richtig angewandt, den Weg in eine erfolgreichere und nachhaltigere Zukunft ebnen. Wer diesen Weg mitgehen will, sollte auf die neuen Möglichkeiten der Softwarebranche setzen, die zeigen, dass Wirtschaftlichkeit und Mitarbeiterzentrierung in keinem Widerspruch stehen müssen. Diese Weiterentwicklung der Digitalisierung ermöglicht also eine Win-Win-Situation für alle: für Unternehmen eine optimierte Produktivität, für Arbeitnehmende mehr Objektivität bei der Schichtvergabe, Fairness und Planungssicherheit und für Personalverantwortliche deutlich mehr Zeit für andere Bereiche der Wertschöpfungskette.

Wer Lust hat, den automatisierten Dienstplan von gastromatic in Aktion zu sehen, kann sich hier für ein Kennenlern-Webinar registrieren.

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