Housekeeping zählt als der wichtigste Bereich im täglichen Hotel- und Gastronomiebetrieb, denn Gäste priorisieren ein sauberes Zimmer höher als optionale Annehmlichkeiten wie Wellness oder Fitnessraum. Nicht erst seit der Pandemie sind Sauberkeit und Hygiene im Hotel ein entscheidender Faktor für die Kundenzufriedenheit in der Hospitality-Branche.

Kontaktarme Reinigung mittels Software

Während des Lockdowns wurde deutlich, dass das Interesse von Hoteliers und Gastronomen für digitale Tools hin zu neuen kontaktreduzierten Kommunikationsmöglichkeiten gewachsen ist. Im Zuge neuer Hygienekonzepte haben viele Hotels, Caterers und Restaurants die Reinigung ihrer Räumlichkeiten überdacht und angepasst: Das neue Schlüsselwort in den Hygienekonzepten heißt „kontaktlose Reinigung“, insbesondere im Hinblick auf den Kontakt mit den Gästen. Das Reinigungspersonal säubert und desinfiziert häufiger Oberflächen und Gegenstände in der Lobby, am Empfangsbereich oder im Restaurant. Auch im Speisesaal finden sich beispielsweise immer weniger Buffets oder ausgedruckte Speisekarten für die Gäste.

Kommunikation intuitiv und in der Muttersprache

Reinigungsunternehmen haben in der Vergangenheit relevante Daten wie Einsatzplanung, Aufgabenlisten und Arbeitszeiten per Hand auf Papier festgehalten. Dabei gibt es im digitalen Zeitalter effektivere Möglichkeiten, die zentralen Fakten zu erfassen – und zwar mit einer Software. Das Tool von Fortytools erleichtert sowohl den angestellten Arbeitskräften als auch ihren Arbeitgebern die Aufgaben. Zusätzlich kann über digitale Tools die Mitarbeiterkommunikation vereinfacht werden, um unnötige Kontaktpunkte zu vermeiden. Statt des bisherigen Flurfunks ermöglichen digitale Kommunikationslösungen eine effektive Unternehmensführung, da die Mitarbeiter auch ohne physische Präsenz in Echtzeit informiert werden können. Die Objektleiter der Reinigungsfirmen ersparen sich damit auch die Flut an Zetteln, Anrufen, Messenger-Nachrichten oder E-Mails. Neuigkeiten oder besonders wichtige Hinweise werden intern am schnellsten über Push-Nachrichten verteilt, die die Mitarbeiter direkt auf das Smartphone erhalten.

Optimale Zeiterfassung und schnelle interne Kommunikation

Die Einführung und die tägliche Arbeit mit einer digitalen App sind kinderleicht. Eine intuitive und leicht verständliche Benutzeroberfläche machen es jedem Mitarbeiter möglich, mit der Anwendung von jedem Rechner, Tablet und Smartphone zu arbeiten. Die cloudbasierte Software kommt ohne Installation aus und wird automatisch aktualisiert.

Fortytools ist kurz gesagt eine browserbasierte Komplettlösung für Reinigungsunternehmen und Betreuungsdienste zur Erleichterung und Digitalisierung ihrer Arbeitsprozesse und bietet mobile Apps für die Reinigungskräfte.

• Cloudbasierte Backend-Anwendung ohne Installation, Mobile Apps über App Store und Play Store verfügbar
• Die Anwendung kann von jedem Rechner, Tablet oder Smartphone mit Webbrowser genutzt werden
• DSGVO-konforme Verarbeitung und Speicherung sämtlicher Daten

Hygiene und Sicherheit im Mittelpunkt

Das Herzstück der App von Fortytools ist die digitale Zeiterfassung und Dokumentation der Reinigungskräfte. Nachdem die tagesgenaue Planung abgeschlossen ist, wird die Anweisung direkt auf die Smartphones der Mitarbeitenden übertragen. Im digitalen Dienstplan wird zudem hinterlegt, welche speziellen Reinigungsmittel oder Geräte benötigt werden. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten über die App live festhalten, alle wichtigen Dokumente und Informationen des zu reinigenden Objekts einsehen, bei Problemen oder Ersatzbedarf am Einsatzort ein Foto oder Video hinterlegen und den Kunden die geleistete Arbeit per Unterschrift bestätigen lassen. Im Bereich der Lebensmittelhygiene werden zudem HACCP-Richtlinien umgesetzt, um hygienische Gefahrenpunkte zu entdecken und zu beseitigen. Dadurch sollen mögliche Risiken für Lebensmittel im gesamten Betriebsablauf für die Lebensmittelsicherheit und die Gesundheit der Konsumierenden identifiziert, bewertet und bewältigt werden.

In Echtzeit: Digitale Qualitätssicherung und Freigabeprozesse

Im Housekeeping kann mit digitalen Prozessen viel Zeit und damit bares Geld gespart werden. Beispielsweise durch die digitale Erstellung von Reinigungsplänen und intelligenten Checklisten in der App. Das führt zu kürzeren Morgen-Meetings, da jede Arbeitskraft ihren individuellen Einsatzplan auf ihr Smartphone erhält und die Aufgabenverteilung übersichtlich und klar ist. Die digitale Erfassung bietet darüber hinaus enormes Einsparpotenzial, wenn die abgeschlossene Reinigung direkt an das System für die Zimmerfreigabe übermittelt wird. Das spart unnötige Wegzeiten und beschleunigt den kompletten Ablauf. Der Gast, der nach seiner Ankunft an der Rezeption auf den Zimmerbezug warten muss, weil niemand über den aktuellen Reinigungsstatus Bescheid weiß, gehört somit der Vergangenheit an.

Besonders wichtig ist auch die Einsatzplanung: Fällt eine Arbeitskraft kurzfristig aus, unterstützt die Software bei der schnellen Vertretungsregelung. Ist eine Alternative gefunden, wird auch der Kunde transparent darüber informiert, denn Einsatzorte wie Gästezimmer sind hochsensibel. Eine Schulung über Bilder und Videos in der App stärkt auch neue Fachkräfte und somit das gesamte Team direkt beim ersten Einsatz.

Fazit

Softwares wie die von Fortytools können effizient planen und haben über die Objekt- und Kundenverwaltung mit integriertem CRM stets alle wichtigen Daten im Blick. Fortytools entlastet die Reinigung von Hotellerie, Catering und Gastronomie durch eine übersichtliche Einsatzplanung, um den Aufenthalt von Gästen sicher und komfortabel gestalten zu können. Aktuell arbeiten mehrere Hundert Unternehmen mit der App von Fortytools. Die Zahl der Nutzer liegt aktuell im vierstelligen Bereich. Zu den Kunden gehören aktuell überwiegend Betriebe aus der Gebäudereinigung und Betreuungsdienste. Die Kosten für die Nutzung der App von Fortytools orientieren sich an der Zahl der Beschäftigten und der Vertragslaufzeit. Darin sind unter anderem die Schulung im Umgang mit dem Programm, die Begleitung der Kunden durch einen Onboarding-Manager und der Support inkludiert.

Weitere Informationen unter fortytools.com