Steigende Kosten, hohe Komplexität und verändertes Gästeverhalten setzen Cafés in Deutschland zunehmend unter Druck. Gleichzeitig erwarten Besucher heute ein hochwertiges Erlebnis, persönliche Begegnung und reibungslose Abläufe. Vor diesem Hintergrund veröffentlicht SumUp einen Business-Guide für Cafébetreiber, der aufzeigt, welche Strukturen Cafés jetzt benötigen, um wirtschaftlich stabil zu bleiben. Die Empfehlungen basieren auf Interviews mit erfolgreichen Betreiber aus Berlin, Wien und Leipzig sowie auf aktuellen Daten aus einer SumUp Händlerbefragung.
Die Ergebnisse sind eindeutig: Laut der Befragung fühlen sich 44,9 Prozent der Cafébetreiber vor allem durch wirtschaftliche und regulatorische Rahmenbedingungen belastet.* 39,1 Prozent kämpfen mit operativem Aufwand, 36,8 Prozent mit finanziellen Herausforderungen und 13,8 Prozent empfinden neue Trends und Technologien als zusätzlichen Stressfaktor. Gleichzeitig verschiebt sich die Nachfrage: Cafés, die Matcha anbieten, verzeichneten im Sommer 2025 ein Plus von 55 Prozent bei Transaktionen und einen um 9 Prozent höheren durchschnittlichen Warenkorb.**
Diese Entwicklungen zeigen deutlich, dass Erfolg im Café-Alltag nicht mehr nur von Sortiment und Standort abhängt, sondern zunehmend von klaren Abläufen, einfachen digitalen Strukturen und verlässlichen Daten.
Auf einen Blick: Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Business-Guide für Cafébetreiber
- Ein schneller, stabiler Check-out verbessert das Gästeerlebnis und steigert erwiesenermaßen den Umsatz.
- Digitale Abläufe entlasten das Team und schaffen Freiraum für Service und Produktqualität.
- Ein klarer Gästeflow sorgt für Orientierung, verkürzt Wartezeiten und bringt Ruhe in den Betrieb.
- Ein fokussiertes Sortiment und eine klare Haltung sichern Qualität, Konsistenz und Wiedererkennung.
- Kassendaten erleichtern wirtschaftliche Entscheidungen und machen den Betrieb planbarer.
- Persönliche Begegnungen bleiben das stärkste Loyalty-Instrument, digitale Tools unterstützen im Hintergrund.
- Stabile Grundlagen wie Finanzen, Infrastruktur und verlässliche Technik sind die Basis für langfristigen Erfolg.
Praxis aus drei Städten: Was Cafés heute wirklich brauchen
Die Gespräche mit Betreiber zeigen ein sehr ähnliches Bild – trotz unterschiedlicher Konzepte. Im Berliner Café Kawa hat die digitale Organisation spürbar Ruhe in den Betrieb gebracht. „Wir haben weniger Papierkram und mehr Zeit für unsere Kunden“, sagt Mitgründerin Patrycja Czarkowski. Ihr Kollege Kacper Czarkowski bringt es auf den Punkt: „Digitalisierung ist überlebensnotwendig, aber sie muss einfach bleiben.“
In Leipzig zeigt die Kaffeerösterei Franz Morish, wie gut Technik funktionieren kann, wenn sie das eigene Konzept unterstützt. „Es soll ein Wohlfühlcafé bleiben, nicht anonym“, sagt der Betreiber Tom Geißler. Für das Team ist entscheidend, dass digitale Abläufe Fehler reduzieren und den Alltag erleichtern, damit mehr Zeit für Begegnung bleibt.
Auch über die deutschen Grenzen hinaus zeigt sich ein ähnliches Bild: In einer Wiener Kaffee-Bar wurde die Digitalisierung so in den Betrieb eingebettet, dass sie die Kaffeehauskultur nicht verändert, aber den Ablauf spürbar stabiler macht. Dienstpläne laufen per App, Bestellungen sind papierlos, der Check-out ist verlässlich. „Jetzt läuft alles schnell, einfach, und die Leute freuen sich“, sagt Betreiberin Theresia Bayer von der Balthasar Kaffee Bar.
Diese Einblicke verdeutlichen eine gemeinsame Wahrheit: Persönlichkeit und Konzept prägen das Erlebnis, aber nur stabile Strukturen im Hintergrund sichern Qualität und wirtschaftliche Beständigkeit. „Die Interviews verdeutlichen ganz klar: Cafés benötigen heute neben technischen Tools, die viele Prozesse enorm vereinfachen können, vor allem auch Klarheit fürs Geschäft“, sagt Corin Camenisch, Marketing & Growth Lead bei SumUp. „Wenn digitale Systeme Abläufe bündeln und effizienter gestalten sowie verlässliche Daten liefern, wird aus täglichem Feuerlöschen ein planbarer Betrieb. Genau dieser Wandel ist entscheidend dafür, ob Qualität und Stabilität auch in einem anhaltend schwierigen Markt möglich bleiben.“
* SumUp Händlerumfrage 2025. Ergebnisse verfügbar unter: SumUp Händlerumfrage 2025.
** SumUp Matcha Report 2025. Ergebnisse verfügbar unter: SumUp Matcha Report 2025.
