Die Bedeutung lückenloser Kassenaufzeichnungen

Die Vollständigkeit Ihrer Kasseneinzeldaten ist entscheidend. Fehlende Daten können von der Finanzverwaltung als schwerwiegender Mangel eingestuft und zu einer Hinzuschätzung führen – ein Risiko, das es unbedingt zu vermeiden gilt. Überprüfen und dokumentieren Sie daher Ihre Kasseneinzeldaten und etwaige Fehlermeldungen täglich.

TSE-Ausfälle im Fokus der Finanzbehörden

Die Überprüfung von TSE-Ausfällen rückt bei den Finanzbehörden immer stärker in den Fokus. Eine transparente und lückenlose Dokumentation Ihrer TSE-Daten ist daher wichtiger denn je und erleichtert die korrekte Beurteilung durch die Finanzämter.

Was tun bei einem Kassenausfall?

Bei einem Kassenausfall gibt das Bundesfinanzministerium gewisse Leitlinien vor, die wir im Folgenden zusammengefasst haben. Wenn Sie sich daran halten, haben Sie in der nächsten Betriebsprüfung nichts zu befürchten: 

1. Dokumentation der Ausfallzeit: Die Ausfallzeit des elektronischen Aufzeichnungssystems (z. B. durch Stromausfall oder technischen Defekt) muss dokumentiert werden. Falls möglich, ist der Ausfall durch Nachweise (z. B. Reparaturrechnung) zu belegen.
2. Papieraufzeichnung während des Ausfalls: Während des Ausfalls darf auf Papier aufgezeichnet werden. Es gelten die gleichen Aufzeichnungspflichten wie bei einer offenen Ladenkasse. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: 

Möglichkeit 1 – Einzelaufzeichnungen: Einzelaufzeichnungen können durch ein Kassenbuch erfolgen, in dem alle baren Geschäftsvorfälle detailliert erfasst werden. Alternativ: Eine geordnete Sammlung aller Barbelege ist erlaubt, wenn ein Kassenbericht zur Ermittlung der Tageslosung verwendet wird.

Möglichkeit 2 – keine Einzelaufzeichnungen: Ein Absehen von der Einzelaufzeichnungspflicht ist nur bei Barverkäufen an eine Vielzahl nicht bekannter Personen zulässig (Zumutbarkeitsgründe). In diesem Fall können Bareinnahmen während des Ausfalls durch einen Kassenbericht nachgewiesen werden. Grundlage für den Kassenbericht ist der Kassenendbestand am Ende des Ausfalls, von dem der Kassenendbestand zu Beginn des Ausfalls abgezogen wird. Während des Ausfalls getätigte Bareinlagen sind abzuziehen, Ausgaben und Barentnahmen sind hinzuzurechnen.

Was tun bei einem TSE-Ausfall?

Auch für den Fall eines TSE-Ausfalls hat das Bundesfinanzministerium gewisse Leitlinien vorgegeben, die wir Ihnen hier zusammenfassen:

1. Dokumentation des Ausfalls: Bei einem TSE-Ausfall müssen sowohl die Ausfallzeit als auch der Grund dokumentiert werden. Diese Dokumentation kann auch automatisch durch das elektronische Aufzeichnungssystem erfolgen.
2. Belegkennzeichnung bei Ausfall: Falls das elektronische Aufzeichnungssystem ohne die TSE weiterbetrieben wird, muss der Ausfall auf dem Beleg sichtbar sein, z. B. durch das Fehlen einer Transaktionsnummer oder eine andere eindeutige Kennzeichnung.
3. Weiterbetrieb bei TSE-Ausfall: Wenn nur die TSE ausfällt, ist der Weiterbetrieb des Systems bis zur Behebung des Ausfalls zulässig. Die Belegausgabepflicht bleibt bestehen, auch wenn nicht alle erforderlichen Werte durch die TSE zur Verfügung gestellt werden. Datum und Uhrzeit müssen weiterhin vom System bereitgestellt werden.
4. Unverzügliche Behebung des TSE-Ausfalls: Der Unternehmer muss die Ursache des TSE-Ausfalls schnellstmöglich beheben und sicherstellen, dass die gesetzlichen Anforderungen (§ 146a AO) wieder erfüllt werden.
5. Herstellerbestätigungen einholen: Bei Störungen empfiehlt es sich, Stellungnahmen vom Kassenhersteller anzufordern. Lassen Sie sich bestätigen, dass trotz der Störung alle Umsätze revisionssicher in den Tagesabschlüssen erfasst sind.

Maßnahmen zur Risikominimierung im Vorfeld eines Ausfalls

Um Aufzeichnungslücken bei Kassenausfällen vorzubeugen, ist es entscheidend, dass Sie Ihre Kasseneinzeldaten sowie TSE-Daten regelmäßig sichern. Dies stellt sicher, dass Ihre Buchführung korrekt bleibt und Sie für mögliche Prüfungen gut vorbereitet sind. Zudem sollten technische Störungen oder Fehler kontinuierlich dokumentiert und analysiert werden, um schnell und gezielt reagieren zu können. In den meisten Fällen übernimmt der Kassenhersteller diese Aufgaben, weshalb es wichtig ist, diese Zuständigkeiten im Vorfeld klar zu regeln. Die entsprechenden Prozesse und Verfahren sollten zudem in Ihre Verfahrensdokumentation aufgenommen werden, um einen reibungslosen Ablauf im Falle eines Ausfalls zu gewährleisten.

Fazit: Überprüfung und Dokumentation, um steuerliche Risiken zu vermeiden

Die Erfahrungen aus aktuellen Betriebsprüfungen zeigen, dass Kassenstörungen und TSE-Ausfälle zunehmend in das Blickfeld der Finanzverwaltung rücken. 

Die korrekte Funktionalität Ihrer Kasse und TSE ist deshalb entscheidend für den reibungslosen Ablauf Ihres Gastronomiebetriebs und für die Einhaltung steuerlicher Vorschriften. Durch regelmäßige Überprüfungen, sorgfältige Dokumentation und schnelles Handeln bei Unregelmäßigkeiten und Ausfällen können Sie sich für eventuelle Prüfungen durch die Finanzbehörden wappnen und potenzielle steuerliche Risiken minimieren.