Bei der Dienstplanung geht so wertvolle Zeit verloren. Zeit, die man als Führungskraft sicherlich anderweitig nutzen könnte. Lästige Rückfragen und Excel-Listen, die in den meisten Fällen genutzt werden, verschlimmern die Problematik zudem. Digitale Dienstplanung kann durch automatisierte Vorgänge klare Strukturen schaffen und für deutlich mehr Transparenz sorgen. Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber verliert man mit den richtigen Tools zur Digitalisierung keine Kontrolle, sondern ermöglicht eine einfachere und entspannte Planung.
Minimale Routinearbeit durch praktische Automatisierung
Die manuelle Schichtplanung gehört in zahlreichen Betrieben zur alltäglichen Arbeit dazu. Und auch, wenn sie notwendig ist, frisst sie viele Stunden, die anderweitig genutzt werden können. Als Arbeitgeber muss man die verschiedenen Verfügbarkeiten überblicken, prüfen und Urlaube eintragen. Hinzu kommt das eigentliche Zuweisen der Schichten und spontane Umplanen bei Änderungen.
All diese Dinge müssen möglichst offen und klar mit den Beteiligten kommuniziert werden. Ein Zeitaufwand, auf den die meisten Führungskräfte gut und gerne verzichten würden. Mit der digitalen Dienstplanung laufen viele der genannten Prozesse automatisiert. Urlaubszeiten werden automatisch eingetragen und bedacht, Konflikte sind deutlich reduziert (durch Vermeidung von Doppelschichten) und gewohnte Schichtmuster können immer wieder verwendet werden.
Diese vielen kleinen Arbeiten können in der großen Summe einiges an Zeit und Aufwand sparen. Außerdem werden Fehlerquellen minimiert. Das ist nicht nur für Arbeitgeber angenehm, sondern auch ein großer Vorteil gegenüber den Beschäftigten. Eine Schichtplanung, die konsequent und sicher abläuft, ist ein Beweis für die Qualität der Führungsfähigkeit.
Besonders in der Hospitality Branche, die oft mit wechselnden Teams, Mitarbeitern oder einem allgemein hohen Personalumsatz zu tun hat, kann der Nutzen von digitalen Tools eine enorme Entlastung darstellen.
Umständliches Planen vs. intelligente Konzepte
Zahlreiche Fragen sind zu klären, wenn man sich an die Schichtplanung setzt. Wer kann in welcher Schicht arbeiten, gibt es Besonderheiten, die man beachten muss und wer hat wann Zeit? Manchmal kann sich das wie ein Rätselraten anfühlen, wenn nicht alle notwendigen Informationen zeitgerecht vorhanden sind.
Moderne Tools sollen diese komplexe Arbeit so simpel wie nur möglich gestalten. Deshalb wird bei der Personaleinsatzplanung automatisch berücksichtigt, welche Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Wunschdienste beachtet werden müssen. Natürlich sind auch gesetzliche Vorgaben, wie etwa die Ruhezeit, einzuhalten und können somit ebenfalls automatisiert werden.
Führungskräfte behalten die Kontrolle, denn die Vorschläge können jederzeit geprüft werden. Es geht nicht darum, dass Vorgesetzter keinerlei Planung mehr übernehmen sollen, sondern darum, dass die vorgegebene Einteilung nur bei Bedarf angepasst werden muss. Der zeitaufwendige Denkprozess kann durch praktische Tools minimiert werden. Selbst bei kurzfristigen Änderungen kann man mit nur wenigen Klicks eine passende Lösung finden.
In stressigen Phasen (Wechsel in den neuen Monat, hohe Urlaubszeit) kann dadurch Stress und Streit reduziert werden. Eine vorausschauende Schichtplanung bedeutet, dass die Organisation verständlich und reibungsfrei ablaufen kann.
Mit klaren Daten zu besseren Entscheidungen
Die Verantwortlichen für die Schichtplanung benötigen vor allem eins: Den ultimativen Überblick. Wenn nicht bekannt ist, wer wie viele Stunden pro Woche oder pro Monat arbeitet, wann es Engpässe geben könnte und welche Probleme (zum Beispiel häufig überzogene Schichten) wiederkehren, dann fehlt dieser notwendige Überblick.
Eine erfolgreiche Dienstplanung funktioniert nur, wenn auch die Daten der Zeiterfassung einwandfrei gesammelt werden. Die Kombination kann zu wichtigen Informationen führen: Überstunden, Ausfallzeiten, vorhandene Besetzungsstärke pro Arbeitstag und Verteilung des Urlaubs.
Geschulte Führungskräfte erkennen schnell, welche Muster entstehen und können daraufhin bewusst gegensteuern. Doch die Planung wird nur durch eine klare Datenlage ermöglicht, damit es nicht nur strategisch klug, sondern zudem effizient ablaufen kann. Ja, das Gefühl spielt sicherlich auch eine Rolle, doch die Informationen bieten die Grundlage, durch die Kontrolle und Entlastung ermöglicht werden.
Wie profitiert das Unternehmen von mehr Eigenverantwortung im Team?
Im ersten Moment klingt Eigenverantwortung wie ein Risiko, eine Kontrollabgabe, die mit Nachteilen einhergehen könnte. Tatsache ist aber, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr Selbstbestimmung fordern und viele Dinge selbständig klären können.
Die ständige Diskussion über Tauschmöglichkeiten oder Urlaubsanfragen sind nicht nur nervenaufreibend, sondern kosten in jedem Fall einiges an Zeit. Die digitale Dienstplanung ermöglicht, dass alle Mitarbeiter die Schichtplanung einsehen können – und das in Echtzeit. Wenn es zu Tauschanfragen kommt, dann können diese über das System laufen und als Führungskraft wird man nur im dringenden Fall involviert.
Die praktischen Push-Benachrichtigungen informieren alle Betroffenen innerhalb weniger Sekunden und ermöglichen daher schnelles Reagieren bei Änderungen. Abwesenheiten und Zeiterfassungen können automatisch aktualisiert werden, was insbesondere bei Krankheitsfällen sehr hilfreich ist.
Eigenverantwortung bedeutet auch, dass man seinem Team vertraut. Und in der Regel lohnt sich dieser Vertrauensvorsprung, weil er nicht nur mit Verantwortung, sondern auch mit einigen Benefits einhergeht. Ein weiterer Nebeneffekt ist, dass die Mitarbeiter klar und transparent sehen, wie die Schicht verteilt ist. Das sorgt auch für mehr Vertrauen in die Planung selbst.
Ist die optimierte Dienstplanung im Einsatz, bedeutet das für Verantwortliche und Führungskräfte mehr Chancen, um sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Weniger Streitschlichtung und Erklärungsbedarf bedeuten, dass mehr Spielraum für die eigentlichen Aufgaben vorhanden ist.
Alles kompakt an einem Ort – Klarheit für alle
Viele verschiedene Tools, unterschiedliche Systeme und individuelle Bedürfnisse bringen schnell das Gegenteil von Ordnung. Chaos entsteht, wenn man versucht, über Mail, Aushänge, Messenger-Dienste und Excel mehr Übersicht zu erhalten.
Man kann das gesamte Konzept bündeln, indem man digitale Dienstplanung nutzt und somit einen Ort erhält, der sich um die Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Urlaubsverwaltung kümmert. Ein wichtiger Bestandteil ist die Kommunikation, die auf diese Art und Weise einfacher und transparenter ablaufen kann.
Informationen können bei der Verwendung von verschiedenen Planungsmedien schnell verloren gehen und dann zu Missverständnissen führen. Plötzliche Streitigkeiten und Frust sind die Folge. Um das zu vermeiden, sind mobile Tools wie Aplano ideal. Sie als Führungskraft müssen nicht mehr Aufwand betreiben und erhalten trotzdem alle wichtigen Infos auf einen Blick. Die Planung bleibt dabei stets übersichtlich und klar. Ein Tool statt fünf verschiedene Optionen – damit gelingt die smarte Schichtplanung!
