Kontaktdaten-Nachverfolgung

Mit drei einfachen Schritten ist eine DSGVO konforme, digitale Gäste-Erfassung möglich

Viele Betriebe des Gastgewerbes haben inzwischen wieder geöffnet. Alle Betreiber – auch anderer Branchen – sehen sich mit zahlreichen neuen Auflagen und Vorschriften konfrontiert. Unter anderem müssen Gästedaten erfasst werden, um im Fall einer auftretenden Covid-19 Infektion eine Gäste-Historie den entsprechenden amtlichen Stellen zur Verfügung stellen zu können.

© Marek Levák, Unsplash; Ridofranz, iStockphoto; Hygiene-Ranger

Die Gäste-Erfassung reibungslos in den Arbeitsprozess zu integrieren ist jetzt eine der dringlichsten Aufgaben. Der Gast soll sich bei seiner Erfassung (Check-in) nicht belästigt fühlen, doch die Kundendaten-Nachverfolgung ist eine der wichtigsten Regelungen zur kosntanten Eindämmung des Coronavirus. GastgeberInnen – egal ob Gastronom, Hotelier, Bäcker oder Betreiber eines Friseursalons oder Nagelstudios – benötigen eine einfache Lösung, die alle Mitarbeiter mit minimaler Einarbeitungszeit zur Gästedatenerfassung einsetzen können.

Im besten Fall besteht der Zusatzaufwand im laufenden Betriebsprozess aus nur drei Schritten:

  1. Bereitstellung eines QR-Code mit Kurzanleitung am Eingang und auf den Tischen.
  2. Den Gast beim Besuch einmalig auf die Notwendigkeit des Check-in aufmerksam machen und auf die Tischkarte verweisen.
  3. Check-out Button klicken, wenn der Gast bezahlt hat.

Idealerweise bekommt der Betreiber sogar ein paar zusätzliche Kennzahlen, wie Tischbelegungen und Auslastung, in einem Online-Dashboard angezeigt, auch wenn er gerade nicht vor Ort ist. Personenbezogene Daten stehen dazu nicht zur Verfügung und werden auch nicht beim Gastgeber gespeichert, sondern nur mit einem Datensatz verknüpft, der im Fall einer nachgewiesenen Corona-Infektion angefordert werden kann.

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Vorteile eines einheitlichen Anmeldeprozesses für Gastgeber

Um einen Check-in Prozess für den Gast so einfach wie möglich zu machen, muss der Gast sich mit dem Vorgang identifizieren, diesem vertrauen und ihn als selbstverständlich wahrnehmen. Hierzu bedarf es eines standardisierten Ablaufs, in den möglichst viele Gastgeber integriert sind. Spätestens beim dritten Besuch eines mitwirkenden Gastgebers wird der Gast die Anmeldung nicht mehr als störend empfinden und das Handling verinnerlicht haben.

Einen digitalen Standard-Prozess einführen – ist das möglich?

Standards einzuführen ist aufwändig und langwierig. Zu Corona-Zeiten ist es aber notwendig und auch realistisch, indem über den Tellerrand geschaut und mit allen betroffenen Branchen zusammengearbeitet wird:

  • Gastronomie (Innen- und Außengastronomie)
  • Beherbergungsbetriebe
  • Ferienwohnungen, Ferienhäuser und Campingplätze
  • Friseurhandwerk in Friseursalons (entsprechend bei mobilen Friseurdienstleistungen)
  • Podologische Behandlungen, podologische Fußpflege und Fußpflege
  • Kosmetikbetriebe, Nagelstudios, Maniküre
  • Massage/Massagestudios
  • Fitnessstudios
  • Freibäder
  • Physiotherapie-Studios
  • Tattoo-Studios

Wer kann den Standard beeinflussen?

Corona setzt alle aus den o.g. Branchen unter Druck, daher müssen Gastgeber den Impuls geben und die Gäste sofort mit ins Boot holen. Ein digitales Erfassungssystem, das zum Standard wird, muss einfach und klar funktionieren! Und der Vorteil des Hygiene-Rangers „Einmal registrieren und in branchenübrgreifenden, teilnehmenden Betrieben nur über QR-Code Scan einchecken“ ist bislang unschlagbar. Die Kundendaten-Erfassung muss ein fester Bestandteil des Alltags werden, der nicht mit Skepsis gegenüber der Datenverarbeitung, sondern mit der Gewissheit zum Schutz der Mitmenschen verknüpft ist.

Durch wen kann ein Standard unkonventionell verbreitet werden?

  • Bürgermeister (Entscheidungsträger)
  • Gastgeber (mit digitaler Affinität)
  • Außendienst von Lieferanten und Herstellern (helfen bei der Ersteinrichtung vor Ort, unterstützen im Rahmen des Service-Gedankens)
  • Digitale Paten (Gäste mit digitaler Affinität)
  • Influencer (Social Media)
  • Redakteure
  • Berater etc.

Gibt es schon eine Lösung und wie sieht diese aus?

Verschiedene Magazine haben sich in den letzten Tagen mit einer Auflistung und dem Vergleich von verschiedenen Lösungen befasst. Daher beschränken wir uns hier auf die umfassenste digitale Lösung zur Gäste-Erfassung – hygiene-ranger.de. Sie ist die Einzige, die mit allen o.g. Anforderungen punkten kann. Nach Rücksprache mit diversen Gastronomen ist das System zuverlässig im Einsatz.

Der Hygiene-Ranger bietet:

  • Unternehmensprofil mit QR-Code, Speisekarte, Preisliste
  • Digitales Gästeformular zur Gäste-Erfassung
  • DSGVO konforme Datensichtbarkeit
  • Datensicherheit
  • Check-in
  • Check-out
  • Automatisiertes Löschkonzept der Gäste-Historie
  • Dashboard für Unternehmen

Vorteile des Hygiene-Rangers für den Unternehmer

Wer sich auf hygiene-ranger.de registriert, kann nach der Aktivierung seines Kontos den eigenen Betrieb als Unternehmen anlegen – inklusive zahlreicher Informationen zu Öffnungszeiten, Profil und der Möglichkeit, Fotos und Speisekarte oder Preisliste hochzuladen. Sogar eine Multimandantenfunktion mit einem Dashboard für mehrere Betriebe wird angeboten.

Der auf der Profilseite bereitgestellte, individualisierte QR-Code kann ausgehängt oder auf Tischen ausgelegt und vom Gast bei seinem Besuch einfach mit dem Smartphone eingescannt werden (siehe Foto). Der Check-in Button überträgt anonymisierte Gästedaten inklusive Zeitstempel, Tischnummer, Begleitpersonen und Anzahl der Begleitpersonen in die Gäste-Historie.

Im Hygiene-Manager – einem individuellen Dashboard – erfolgt die Check-in Kontrolle für die relevanten Informationen auf einen Blick. Über einen Check-out Bouton im Dashboard werden Gäste ausgecheckt.

Das komplette Datenhandling erfolgt DSGVO-konform über deutsche Server. Die Gästedaten werden bei der Registrierung einmalig auf Servern in Deutschland gespeichert. Die anonymisierten Daten werden entsprechend rechtlicher Vorgaben der Ministerien aufbewahrt und nach Ende der Frist automatisch gelöscht. Datensätze werden nur auf Anordnung des Gesundheitsamtes oder anderer behördlicher Einrichtungen beim Hygiene-Ranger herausgegeben. Die Behörde erhält einen sicheren Link für den Daten-Download.

Vorteile des Hygiene-Rangers für den Gast

Die einmalige Registrierung auf hygiene-ranger.de ermöglicht es dem Gast bei dem Besuch eines Restaurtants oder Betriebes anderer Branchen den sofortigen Check-in über den individuellen QR-Code des teilnehmenden Unternehmens mit seinem Smartphone.

Nach dem Check-in erfolgt eine automatische Weiterleitung zur digitalen Speisekarte oder einer Preisliste, sofern es vom Unternehmen gewünscht und eingestellt ist.

Kosten

Der Einsatz des Hygiene-Rangers ist im ersten Monat kostenlos. Ab dem 2. Monat werden 15 Euro pro Monat (zzgl. MwSt.) berechnet. Die Nutzung für den Gast ist kostenlos.

Fazit

Der „Hygiene-Ranger“ bietet Gastgebern die Möglichkeit des unkomplizierten Handlings der Gäste-Erfassung. Die kostenlose Registrierung erfolgt in wenigen Minuten und lässt die sofortige Integration in den Arbeitsprozess zu. Erforderliche Anpassungen aufgrund sich ändernder gesetzlicher Anforderungen werden übergreifend umgesetzt und sind zeitnah verfügbar.

Der Hygiene-Ranger hat das größte Potenzial, einen allgemeingültigen Standard zu setzen.

Zur Webseite hygiene-ranger.de

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2 Kommentare zu “Mit drei einfachen Schritten ist eine DSGVO konforme, digitale Gäste-Erfassung möglich”

  1. Wir haben den Hygiene-Ranger bei uns seit kurzem im Einsatz und konnten erste Erfahrungen mit dem Tool sammeln. Über diese digitale Erfassung ersparen wir uns die eigene Archivierung von handschriftlich ausgefüllten Formularen und haben über das Dashboard eine gute Kontrolle über die bereits erfolgten Check-Ins.
    Wir sind gespannt auf die weitere Entwicklung…

  2. Absurd aber wahr: Auch ich muss mit meiner Eisdiele in Berlin meine Kundendaten erfassen. Auch wenn alle Leute nur draußen sitzen. Puh, anyway.

    Mir war klar, dass ich eine elektronische Lösung brauche. Wenn ich den Kontaktdatenformularen auch noch hinterherrennen muss, dann komme ich zu gar nichts mehr. Ehrlich gesagt wollte ich aber auch nichts dafür zahlen – das Geschäftsjahr war bisher nicht so toll.

    Es gibt ja einige Apps und Tools am Markt. Der Hygiene Ranger schied für mich aufgrund der Kosten aus. Ich habe mich nun für SeaTable entschieden.

    Warum SeaTable? Zunächst einmal erfüllt es die Grundvoraussetzugng: Kostenlos und digital bzw. Registrierung per App. Zweitens hat mich die Einfachheit überzeugt. Die App war in weniger als 5 Minuten einsatzbereit; mein Ausgang in 3 Minuten fertig und ausgedruckt. Andererseits ist nicht nur für die Corona-Kontaktdatenerfassung einsetzbar. SeaTable kann auch für Kundenumfragen, die Schicht- und Urlaubsplanung sowie als supermobiler Einkaufszettel genutzt werden.

    Ich kann’s empfehlen! Unter https://seatable.io/corona-gaesteregistrierung/ gibt’s mehr Info und die Anleitung, mit der ich in wenigen Minuten die App eingerichtet hatte.

    Vielleicht ist dies für den einen oder anderen interessant.

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