Datenschutzkonformität wird hinterfragt

Gästedaten-Erfassung: Erste Datenschutzüberprüfungen finden statt

Wer wieder Gäste empfangen will, muss zur Vermeidung von Infektionsketten deren Daten erfassen, verwalten und nach einem vom Bundesland vorgegebenen Zeitraum löschen. Kritiker äußerten Bedenken bezüglich des Datenschutzes, jetzt gehen erste Schreiben des LDI NRW bei den Gastwirten ein. Was wird gefordert und wie können Gastronomen optimal vorbereitet sein?

© dianakuehn30010, TheDigitalArtist | Pixabay

Während die Gastronomiebetriebe deutschlandweit versuchen, die Umsatzeinbußen der letzten Monate auszugleichen, bekamen in Nordrhein-Westfalen die ersten Gastgeber Post von der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (LDI NRW) ein. Gegenstand der Forderung: eine Datenschutzüberprüfung. Gerade zum Zeitpunkt kurz nach dem #RestartGastro sorgt ein solches Schreiben für zusätzliche Belastung im Betrieb. Unternehmer sollten sich bereits jetzt informieren und so eine Wissensgrundlage zur unkomplizierten Abwicklung des Fragenkataloges schaffen. 

Die Problematik bei der Datenerfassung

Neben den Namen der Gäste muss auch die Aufenthaltsdauer mit genauen Zeitangaben notiert werden. Der einfachste Weg: Eine gedruckte Liste im Eingangsbereich, in die sich die Gäste selber eintragen. Doch hier wurde schnell klar: Datenschutz- und auch hygienetechnisch ein Supergau. Der nächste Schritt war dann der einzelne Zettel pro Tisch, jeweils mit desinfiziertem Kugelschreiber. Doch auch hier ist das Handling für Gastronomen umständlich. Nicht nur das Verteilen und Erklären, auch das rechtzeitige Einsammeln und prüfen der Daten (keine Phantasienamen, Zeitpunkt des Verlassens) ist wichtig, ebenso wie die korrekte Aufbewahrung außerhalb der Reichweite von Gästen an einem sicheren Ort.
Nicht zu vergessen die Vernichtung der Aufzeichnungen nach der im Bundesland herrschenden Aufbewahrungsfrist. 

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Die Forderungen der Datenschutzbeauftragen

Sieben Fragen umfasst die Datenschutzüberprüfung, deren Ziel die Kontrolle des datenschutzkonformen Handlings der Kontaktdaten der Gäste in Zusammenhang mit der Coronaschutzverordnung NRW ist.

Hier die Kurzfassung der zu beantwortenden Fragen:

  • In der ersten Frage soll der Gastronom darlegen, auf welchem Weg er seine Gäste über den Zweck der Kontaktdatenerfassung aufklärt. Weist er auf die Nachverfolgbarkeit möglicher Infektionsketten und Zugangsbeschränkungen hin, werden Informationsblätter verteilt?
  • Frage Nummer 2 dreht sich um die Form der Liste – wie wird sichergestellt, dass Vorgänger nicht sichtbar sind, gibt es eine Liste pro Tisch beziehungsweise Gruppe? Wer gibt die Liste wann an die Gäste?
  • Wer eine digitale Gästedaten-Erfassung einsetzt, muss in Frage 3 Informationen zu Funktionsweise und Datenspeicherung angeben. Zudem muss die Adresse des Dienstleisters angegeben werden, sofern das System extern entwickelt wurde.
  • Die vierte Frage behandelt die Aufbewahrung der Listen in Papierform. Es wird deutlich gemacht, dass alle Zugangsberechtigten bezüglich des datenschutzkonforme Umgangs eingewiesen sein müssen.
  • In Frage 5 fordert das LDI NRW Auskünfte zur Vernichtung der Kontaktdatenlisten, ganz gleich ob digital oder in Papierform. Achtung: Täglich muss der Gastronom die entsprechenden Belege in Papierform heraussuchen und vernichten – die einfache Entsorgung im Papierkorb ist auch mit Zerreißen nicht datenschutzkonform, Schreddern bis zur Unkenntlichkeit der Namen ist ein Muss (es gelten hier Aktenvernichter mit mindestens Sicherheitsstufe 4). Bei digitaler Erfassung muss sich der Gastronom die regelkonforme und sichere Löschung vom Dienstleister bestätigen lassen.
  • Frage Nummer 6 bezieht sich auf den Fall einer bestätigten Corona-Infektion unter den Gästen des Betriebes. Wurden bereits Listen an das zuständige Amt oder die entsprechende Behörde gesendet und wenn ja – wie erfolgte die Übermittlung. Auch hier muss der sichere Übertragungsweg gewährleistet werden.
  • In der letzten Frage geht es um den Umgang bei vorgetragenen Beschwerden durch die Gäste. Verweist der Gastgeber auf die Coronaschutzverordnung oder die Verwendung ausschließlich zur Nachverfolgbarkeit, klärt er über die Sicherung der Daten vor dem Zugriff Dritter auf?

Die Lösung für Gastronomen

Wer in den Wochen seit dem Restart die Gästedaten-Erfassung via Zettel organisiert hat, wird mittlerweile das aufwändige Handling der Papierstapel erkannt haben. Ob Sammeln, Ablegen oder Löschen – die Handgriffe kosten wertvolle Zeit. Die Lösung können hier digitale Systeme zur Erfassung der Gästedaten bieten – Softwareentwickler und Startups haben zahlreiche Apps und Webseiten entwickelt, die den Gastronomen den administrativen Aufwand erleichtern sollen. 

Spätestens mit dem Schreiben der Datenschutzbehörden sollte deutlich geworden sein, wie wichtig die korrekte Organisation beim Einholen und Verwalten der Daten ist. Erste Unternehmen berichten von anwaltlichen Schreiben ihrer Gäste, die nun dezidiert abfragen lassen, was mit ihren Daten geschieht. Um hier auf der sicheren Seite zu sein, sollte die Zettelwirtschaft endgültig bei der Gästedaten-Erfassung verbannt werden. Nur wer konsequent digital erfasst, kann sich entspannt zurücklehnen und jedwede Nachfragen – ganz gleich ob von den Gästen persönlich, der Landesbeauftragen für Datenschutz oder beauftragten Anwälten – mit gutem Gewissen und rechtlicher Sicherheit beantworten.

Best Practice

Auch der Hygiene-Ranger hat es sich zum Ziel gemacht, die Datenerfassung branchenübergreifend als wichtigen Schritt zur Wiederbelebung des gesellschaftlichen Lebens einzusetzen. Dafür werden Gästedaten nur einmalig bei der Registrierung erhoben und nur zur Dokumentation beim entsprechenden Gastgeber angezeigt. Eine Speicherung der Gästedaten und der entsprechenden Dokumentation erfolgt nur auf Hygiene-Ranger für den benötigten Zeitraum. Die Löschung der Gäste-Historie erfolgt nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Frist automatisch. Gastgeber profitieren also mehrfach: Sie sparen Zeit bei der Abwicklung der Gästedaten-Erfassung im eigenen Betrieb, müssen sich nicht um den Schutz und die Löschung der Daten kümmern und können neue Gäste gewinnen, wenn sie auf der Plattform gelistet sind. Und kommt ein Schreiben von offizieller Stelle, sind die Fragen kein Grund für Nervosität – durch die DSGVO-konforme Technik können alle Antworten zufriedenstellend gefunden werden.

Highlight: Wer sich beim Hygiene-Ranger registriert, kann sich bei allen teilnehmenden Unternehmen ohne erneute Angabe seiner Daten über deren QR-Code ein- und auschecken. Dieses Feature ist für Gastronomen ein Grund mehr, den Hygiene-Ranger einzusetzen. Einerseits bietet es einen Grund mehr für die Gäste, sich zu registrieren und zukünftig Zeit zu sparen, andererseits beschert es dem Betrieb neue Gäste, da Nutzer des Systems gerne dort speisen, wo sie im Handumdrehen eingecheckt sind. Gastronomen sollten sich die datenschutzkonforme Kundendaten-Nachverfolgung sichern und den branchenübergreifenden Einsatz bei der Gästedaten-Erfassung zu ihrem Vorteil nutzen.

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Wer die Gästedaten-Erfassung über ein solches digitales System laufen lässt, hat im Fall einer Datenschutzüberprüfung nichts zu fürchten. Die Fragen sind im Handumdrehen und analog der Anforderungen zu beantworten. Gastronomen sollten die Chance nutzen und können sich dank der digitalen Erfassung wieder mehr um das Wohlbefinden der Gäste kümmern.

Ihr Betrieb liegt nicht in Nordrhein-Westfalen und Sie haben auch bereits Post Ihrer zuständigen Datenschutzbehörde bekommen? Helfen Sie Ihren Gastro-Kollegen und senden Sie uns den Fragenkatalog zu. So können wir auch über NRW hinaus bei der Beantwortung der Fragen helfen.

Klicke oder ziehe eine Datei in diesen Bereich zum Hochladen.

 

Ein Kommentar zu “Gästedaten-Erfassung: Erste Datenschutzüberprüfungen finden statt”

  1. Hauptsache irgend welche Leute beschäftigen sich mit irgend etwas, und sei es der Datenschutz!! Die Corona-Daten müssen nach 1 Monat vernichtet werden, Anmeldeformulare für Hotelgäste nach 1 Jahr ……. und wie sieht es mit dem Reservierungsbuch aus?? Gäste reservieren Veranstaltungen Monate vorraus, bei manchen Betrieben sogar Jahre. Wie sieht es hier aus? Muss ich die Daten dann auch 1 Monat nach Reservierung wieder vernichten?? Ein Gast möchte noch einmal bei mir feiern, mit dem gleichen Arangement wie letztes Jahr. Woher soll ich dann noch wissen was wir da ausgemacht hatten?? Was sagt das Finanzamt dazu? Hier spielt die Nachverfolgbarkeit von Geschäftsvorgängen incl. der beteiligten Gäste bei grösseren Veranstaltungen eine wichtige Rolle. Würde ja bedeuten, ich müsste alle Unterlagen nach 1 Jahr vernichten und nicht 10 Jahre aufheben. Die werden sich freuen! Was soll dieses ganze Wirrwar?? Ich dachte immer Bürokratie soll eingedämmt werden, stattdessen bezahlen wir einen monströsen Apparat, der sich am Ende selbst im Weg steht. Mir ist völlig egal, wer meine Daten hat. Mir ist nur wichtig, wenn er die missbraucht, gehört er bestraft. Das wäre der richtige Ansatz für die „Datenschützer“

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