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Hybride Events – Erfahrungen, Beispiele und Ideen

Die letzten Monate haben nicht nur Gastronomie- und Hotellerie ausgebremst, auch die Konferenz- und Meetingindustrie wurde durch die Corona Pandemie still gelegt. Doch oft entsteht aus einer Krise auch etwas Positives: So setzen sich derzeit hybride Events und Meetings durch. Doch was ist das und wie kann der Trend für den eigenen Betrieb genutzt werden?
AndreyPopov | iStockphoto
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Was sind hybride Meetings und Events?

Geschäftsreisende sind häufig tagelang von einem Termin zum nächsten unterwegs, Staus und Verspätungen der Deutschen Bahn erzeugen Zeitdruck und nicht häufig den Wunsch nach weniger Stress. Während des Lockdowns dann der Stillstand, die Abstandsregeln machten viele Treffen unmöglich oder nur unter starken Einschränkungen durchführbar. Was sich etablierte, waren zuvor häufig verschmähte Online-Meetings. Ob über Zoom, Teams, Web-Ex oder Skype – auf einmal war es möglich, was viele zuvor verweigerten: Virtuelle Konferenzen und Veranstaltungen. 
Nach den Lockerungen kann es auch im Konferenz- und Meetingbereich wieder losgehen und die Anbieter der entsprechenden Räumlichkeiten wie Tagungshotels atmen auf. Doch warum die neu gewonnenen Erkenntnisse nicht in Teilen übernehmen und so entfernt sitzenden Mitarbeitern oder Kunden auch ohne lange Anreise die Teilnahme am Meeting ermöglichen? Die Lösung bieten sogenannte hybride Veranstaltungen – Teilnehmer können vor Ort sein oder sich über entsprechende Technik dazu schalten. 

Welche Vorteile bieten hybride Veranstaltungen?

Der größte Vorteil liegt auf der Hand: Stundenlange Anfahrten können vermieden werden, auch Homeoffice-Mitarbeiter und Kunden aus dem Aus- oder dem weit entfernten Inland können an einem Meeting teilnehmen. Konferenzteilnehmer, die während der Corona-Krise durch Quarantäne bedingt nicht reisen dürfen sind ebenso dabei wie durch Reisebeschränkungen betroffene Teilnehmer. 

Da trotzdem der persönliche Kontakt immer eine wichtige Rolle spielen wird, sind hybride Veranstaltungen die ideale Kombination für alle Beteiligten. Wer als Hotelier nun auf die entsprechende Technik in den Tagungsräumen setzt, kann sein Portfolio erweitern und neue Kunden gewinnen.

Wie sichere ich die Kontaktnachverfolgung bei den Teilnehmern vor Ort?

Wer mit hybriden Meetings arbeitet, möchte vor Ort keine handschriftlichen Dokumente zur Erfassung der Kontaktdaten herumgehen lassen. Auch hier macht es Sinn, auf digitale Systeme zu setzen und so nicht nur schnell, sondern auch datenschutzkonform die entsprechenden Daten zu sichern und im Fall einer Infektion zur Nachverfolgung parat zu haben. Systeme wie der Hygiene-Ranger arbeiten ohne Software- oder App Installation und bieten Unternehmern eine sichere und sofort einsetzbare Lösung, bei der im Ernstfall alle relevanten Daten im Handumdrehen datenschutzkonform an das Gesundheitsamt übermittelt werden können. Infektionsketten werden so frühzeitig unterbrochen und auch das eigene Personal geschützt. Mehr Informationen zur digitalen Kontaktnachverfolgung.

Gibt es bereits Umsetzungsbeispiele?

Verschiedene Hotels und Hotelketten haben sich bereits mit dem Thema der hybriden Meetings beschäftigt und den Ansatz für ihre Betriebe optimiert. Drei Beispiele aus der Praxis.

Virtuell Tagen im Hofgut Algertshausen

Das Hofgut Algertshausen, Konferenz- und Tagungsstätte des Augustinum nahe des Ammersees, hat die Pandemie-bedingte Zwangspause genutzt: Während der Schließung wurden mehrere Räume renoviert und die Technik auf den neuesten Stand gebracht. Das ermöglicht innovative Tagungsformen auch für Gastveranstaltungen anderer Unternehmen. Dank neuer Technik lässt sich die Personenzahl beliebig erweitern. Die Basis für diese hybriden Meetings bildet ein digitales Raumsystem für Gruppen, das über den eigenen Laptop genutzt werden kann. Die Technik ist mit jeder gängigen Konferenzsoftware wie Skype, Teams oder Zoom kompatibel. Herzstück ist ein 75-Zoll- Bildschirm mit Mikrofon, Lautsprechersystem und intelligenter Kamera. Sie erkennt beispielsweise, welcher Konferenzteilnehmer gerade spricht, und rückt ihn ins Bild. Gerade, wer lange Online-Meetings gewöhnt ist, weiß diese Funktion zu schätzen. Das System ermöglicht auch Präsentationen, interaktive Gruppenarbeiten oder Videokonferenzen. Teilnehmer können sich mit Smartphone, Tablet oder Laptop einloggen und tragen Texte, Fotos oder Videos bei – komplett ohne Installation. Alle Inhalte und Ergebnisse sind jederzeit von überall abrufbar.

Leonardo Hotels setzen auf digitale Veranstaltungsformate mit dem Knowhow von KFP Five Star Conference Service

Für die Umsetzung von innovativen, technischen Lösungen hat Leonardo Hotels mit KFP Five Star Conference Service GmbH einen ausgewiesenen und vertrauten sowie langjährigen Partner an ihrer Seite. Im Rahmen des KFP Konzeptes „MeetSAFE“ wird Leonardo-Kunden ein Tagungsumfeld geboten, bei dem Sicherheit sowie die Einhaltung der Hygienestandards höchste Priorität haben. Nicht weniger relevant ist bei den virtuellen bzw. hybriden Meeting-Technologien und -Formaten, dass jegliche Richtlinie und Vorgabe nach der DSGVO eingehalten werden kann. Dafür unterstützt das KFP Team bei der Auswahl der richtigen Plattformen und Technologien – von der professionellen Video Conference Lösung für kleinere Gruppen bis hin zu einem Live-Webcast für hunderte virtuelle Teilnehmer, die zusätzlich zu Gästen im Ballsaal, eingebunden werden können.
Christian Rafflenbeul, CEO, KFP Five Star Conference Service GmbH, ist vom Konzept überzeugt: „COVID-19 brachte mannigfaltige Veränderungen mit sich, jedoch nicht hinsichtlich unserer Leidenschaft, inspirierende und verbindende Event-Erlebnisse zu entwickeln. Daher haben wir mit dem MeetSAFE-Konzept die aus unserer Sicht neu zu durchdenkenden Bausteine eines Events weiterentwickelt: Meeting-Design, Raumlayout und Wegführung, Technologie-Optimierungen und erweiterte Hygiene-Maßnahmen. Wir sind uns sicher, dass COVID-19 den Meeting-Alltag auch auf lange Sicht verändert. Gleichzeitig sind wir aber überzeugt, dass sich dadurch auch neue Chancen für uns alle bieten, gemeinsam Live Events mit digitalen Innovationen auf die nächste Entwicklungsstufe zu heben“.

Kufsteinerland als ideale Location für Hybrid Meetings

Um die Vorteile der Kombination aus Vor-Ort-Meeting und Online-Konferenz ausschöpfen zu können, setzt das Kufsteinerland auf entsprechende Leitfäden und Angebote, um Veranstaltungsplaner bei der Organisation von Hybrid Meetings zu unterstützen. Die Region spielt den Standortvorteil aus – die gute Erreichbarkeit mit Bahn und Auto sowie die Kombination aus Stadt mit umliegenden Dörfern und dem nahe gelegenen Naturschutzgebiet Kaisergebirge macht das Kufsteinerland zu einem geeigneten Ort für Tagungen und Veranstaltungen. Nach den Wochen im Homeoffice ist hier genügend Platz und Raum, um mit Teams, Geschäftspartnern oder Kunden wieder durchzustarten. Zudem sind in Österreich bereits wieder Veranstaltungen mit bis zu 100 Personen erlaubt – unter Einhaltung entsprechender Hygienevorschriften, wie die Abstandseinhaltung und das Tragen von Mund-Nasen-Schutz. Dank leistungsstarker Technik und kompetenten Dienstleistern im Kufsteinerland kann durch Hybrid Meetings über Videokonferenzen der Teilnehmerkreis problemlos erweitert werden. 

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