1. Frühzeitige Planung und Genehmigung

Die Basis für ein erfolgreiches Großevent ist eine umsichtige und frühzeitige Planung. Die rechtzeitige Einholung aller erforderlichen Genehmigungen, gerade für Outdoor-Veranstaltungen, schafft einen soliden Rahmen für ein gelungenes Public Viewing. Durch die Beachtung von Lärmschutzverordnungen (Verstöße gegen nächtlichen Lärmschutz und andere Ruhezeiten werden mit bis zu 5.000 Euro geahndet) und Sicherheitsauflagen lässt sich gewährleisten, dass keine rechtlichen Hindernisse den Erfolg trüben. Außerdem kann auch die unerlaubte Nutzung von Straßenraum je nach Fall und Bundesland zwischen 500 und 50.000 Euro kosten.

Übrigens: Wenn Gastronomen keinen Eintritt für ein Public Viewing verlangen, ist der Erwerb von FIFA-Genehmigungen nicht nötig. Lediglich auf die Verwendung der Marke FIFA sollte verzichtet werden, da diese urheberrechtlich geschützt ist.

Zur frühzeitigen Planung gehört auch ein Blick auf die Finanzen. Vor allem große Events, wie ein Public Viewing, erhöhen den Kapitalbedarf und können den Cashflow ins Wanken bringen. Der Echtzeit-Zugang zu Kapital ist jedoch eine der größten Herausforderungen, mit denen Gastronomen heute konfrontiert sind. Kurzfristige Darlehen wie die des Lightspeed-Capital-Programms, die präzise auf die individuellen Bedürfnisse der Gastronomie zugeschnitten sind und erst dann zurückgezahlt werden müssen, wenn Einnahmen generiert werden, bringen Stabilität in den Cashflow – vor allem während Großveranstaltungen. 

2. Optimale Technik für eine perfekte Übertragung

Große, hochauflösende Bildschirme oder LED-Wände sind für Outdoor-Events ideal, da sie auch bei Tageslicht eine klare Sicht gewährleisten. Für Indoor-Veranstaltungen eignen sich leistungsstarke Projektoren, die ein scharfes und helles Bild liefern. Geräte mit hoher Lumen-Zahl und guten Kontrastverhältnissen sind zu bevorzugen, um auch in dunkleren Umgebungen ein klares Bild zu garantieren.

Die Installation mehrerer Bildschirme rund um den Veranstaltungsort kann das Erlebnis für alle Anwesenden verbessern, besonders in Außenbereichen, wo es vorkommen kann, dass sich Gäste weit entfernt vom Hauptbildschirm befinden. Mehrfachbildschirme, die das Spiel aus verschiedenen Blickwinkeln zeigen, bieten allen Gästen gute Sichtverhältnisse.

Eine klare und kräftige Tonwiedergabe ist zudem entscheidend, um Kommentare und Stadionatmosphäre effektiv zu übertragen. Hochwertige Lautsprechersysteme sollten so positioniert werden, dass der Klang gleichmäßig über den gesamten Bereich verteilt wird, in dem sich die Gäste aufhalten. Der Einsatz zusätzlicher Lautsprecher in unterschiedlichen Bereichen kann bei einer großen Menschenmenge das Klangerlebnis verbessern.

Ein umfassender Technik-Check vor jedem Spiel ist notwendig, um technische Pannen zu vermeiden. Alle Kabelverbindungen, die Funktionalität der Bildschirme, die Synchronisation von Bild und Ton sowie die Internetverbindung sollten überprüft werden. Das Bereithalten von Ersatzgeräten für kritische Komponenten kann bei Ausfällen schnelle Lösungen ermöglichen.

3. Effiziente Kassensysteme nutzen

Effizienz spielt eine zentrale Rolle, insbesondere bei der Bewirtung großer Menschenmengen während bedeutender Ereignisse wie einer Fußball-Europameisterschaft. Die Implementierung eines fortschrittlichen Kassensystems bringt erhebliche Vorteile mit sich. Durch die Optimierung des Bestell- und Zahlungsprozesses werden Fehlerquellen minimiert und der Service beschleunigt. Mit modernen Online-Bestellfunktionen (Order Anywhere) können Gäste mittlerweile von überall aus kontaktlos im Voraus bestellen und bezahlen – das ermöglicht nicht nur die Bewirtung vor Ort – zum Beispiel über QR-Codes –, sondern auch Take-aways und Deliveries.  

Die Integration moderner Kassensysteme führt somit zur Vereinfachung von Abläufen und stellt sicher, dass das Personal weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringt und mehr Zeit hat, sich um die Gäste zu kümmern. Das Servicepersonal der FR L’Osteria SE hat beispielsweise nach der Integration eines ganzheitlichen Payment-Systems im Schnitt zwei Minuten pro Gast mehr Zeit.  Dies trägt zu einem reibungslosen Erlebnis bei und verbessert die Gesamtzufriedenheit der Besucher. Eine gründliche Schulung des Teams ist dabei essentiell, um eine nahtlose Integration des Systems zu gewährleisten. 

Darüber hinaus ermöglichen moderne Kassensysteme eine bessere Datenverwaltung und Analyse. Gastronomen können wertvolle Einblicke in Verkaufstrends und Gästepräferenzen gewinnen, was die Planung zukünftiger Veranstaltungen und die Anpassung von Angeboten erleichtert. Dies führt nicht nur zu einer Optimierung des Lagerbestands und einer Reduzierung von Verschwendung, sondern ermöglicht auch eine gezielte Marketingstrategie, die auf die Bedürfnisse und Wünsche der Gäste ausgerichtet ist.

4. Vielseitiges und schnelles Speisen- und Getränkeangebot

Ein vielseitiges und schnelles Speisen- und Getränkeangebot ist unerlässlich für die Zufriedenheit der Gäste bei Public-Viewing-Events. Leichte und schnell zu servierende Gerichte erlauben es den Gästen, ihre Aufmerksamkeit auf das Spiel zu richten, während sie ihre Mahlzeiten genießen. Ebenso wichtig ist eine gut durchdachte Getränkeauswahl, die den Bedürfnissen einer großen und diversen Besucherschaft gerecht wird.

Für das kulinarische Angebot bei Public-Viewing-Events empfiehlt es sich, auf Vielfalt und Schnelligkeit zu setzen. Gerichte, die einfach in der Zubereitung und leicht zu essen sind, wie Fingerfood, Pizzen, Sandwiches, Wraps oder kleine Snackteller, sind ideal. Diese können vorab in größeren Mengen vorbereitet und schnell serviert werden, was lange Wartezeiten vermeidet. Hier einige Beispiele:

• Fingerfood-Platten, die die Fußballnationen repräsentieren. Für ein Frankreich-Spiel bietet sich zum Beispiel folgende Kombination an: Mini Quiches, Käseauswahl, Gougères (Käsewindbeutel), Ratatouille-Spieße und süße Madeleines zum Dessert.
• Pizzastationen (besonders beliebt bei Spielen der italienischen Nationalmannschaft): Kleine, handliche Pizzastücke mit verschiedenen Belägen, die schnell nachproduziert und ausgegeben werden können.
• Wrap- und Sandwich-Ecken: Verschiedene Wraps und Sandwiches, gefüllt mit Zutaten wie gegrilltem Gemüse, Hühnchen, Rindfleisch oder vegetarischen Optionen, bieten für jeden Geschmack etwas.

5. Zielgerichtetes Marketing und Werbung

Eine ausgeklügelte Werbestrategie ist unverzichtbar, um potenzielle Gäste über Ihr Public-Viewing-Event zu informieren. Durch die sorgfältige Auswahl und Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle lassen sich Interesse und Begeisterung für das Ereignis steigern.

Soziale Medien bieten eine hervorragende Plattform, um mit einer breiten Zielgruppe zu interagieren. Regelmäßige Beiträge und Stories auf Plattformen wie Facebook und Instagram, die die Highlights und Angebote des Events hervorheben, können das Engagement signifikant erhöhen. Der strategische Einsatz von themenbezogenen Hashtags erweitert die Reichweite und zieht zusätzliche Aufmerksamkeit auf das Event. Der offizielle Hashtag für die EM 2024 lautet #EURO2024. Auch kann das Taggen des offiziellen UEFA-Accounts @euro2024 die Sichtbarkeit der eigenen Beiträge, zum Beispiel auf Instagram, erhöhen.

E-Mail-Marketing ermöglicht eine direkte und persönliche Ansprache der Zielgruppe. Durch den Versand von personalisierten Einladungen und Newslettern, die über Termine und spezielle Angebote informieren, wird das Interesse an dem Public Viewing gefördert. Die Aktualisierung der offiziellen Webseite mit einer speziellen Event-Seite stellt sicher, dass alle relevanten Informationen leicht zugänglich sind und Interessenten alle Details an einem zentralen Ort finden können.

Die Integration lokaler Medien in die Werbestrategie durch das Versenden gut formulierter Pressemitteilungen an Zeitungen, Radiostationen und Fernsehsender kann die Sichtbarkeit weiter verstärken. Geschichten, die das Event oder besondere Initiativen, wie die Unterstützung von lokalen Organisationen, in den Vordergrund rücken, sind besonders ansprechend und medienwirksam.

Partnerschaften mit lokalen Unternehmen, wie einer Brauerei, die ein spezielles Bier zur EM anbietet, bereichern das Angebot des Public Viewings und erhöhen die Attraktivität der Veranstaltung. Diese Kooperationen können die Form von gesponserten Gewinnspielen, gemeinsamen Werbeaktionen oder Cross-Promotions annehmen, die sowohl die Reichweite als auch das Engagement erhöhen.

Interaktive Elemente wie Gewinnspiele, die sowohl online als auch während des Events durchgeführt werden, schaffen zusätzliche Anreize für Besucher. Durch Angebote wie spezielle Menüs oder Getränkepreise während der Spiele und exklusive VIP-Pakete für besonders treue Gäste wird das Erlebnis zusätzlich bereichert. Diese Maßnahmen schaffen nicht nur ein unvergessliches Erlebnis für alle Teilnehmer, sondern stärken auch die Bindung zur Veranstaltungsstätte und motivieren die Gäste, zu weiteren Anlässen zurückzukehren.

6. Loyalty-Programme

Public-Viewings locken Sportbegeisterte aus der ganzen Stadt oder Region in Restaurants und Biergärten – unter ihnen zahlreiche Neukunden. Diese Neukunden gilt es zu einem zweiten oder dritten Besuch zu überzeugen. Bei jedem Public Viewing betreten potenzielle neue Stammkunden das Restaurant. Gutscheine, die zum Beispiel bei einem Tippspiel gewonnen und beim nächsten Besuch eingelöst werden können, sind ein effektives Mittel in der Kundenbindung. 

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