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Datenschutz in kleinen Betrieben umsetzen – effizient und nachhaltig

Der Klosterhof Gutenzell in der Nähe von Memmingen und dem Bodensee hat das Angebot der Experten genutzt und die elementaren Bausteine der DS-GVO erfolgreich umgesetzt. Im Gespräch mit dem Gastgewerbe-Magazin hat Familie Sax von ihren Erfahrungen im Umgang mit dem Schreckgespenst Datenschutz berichtet.
DS-GVO easy umgesetzt – mit dem Online Toll dsgvo-vorlagen.Hotel-Restaurant Klosterhof | MF3d. iStockphoto.com

Wie war Ihr Gefühl am 25. Mai letzten Jahres, was die Datenschutzgrundverordnung und deren Umsetzung bei Ihnen im Betrieb anging?

Es war ein Gefühl von Angst und Beklemmung vorhanden, derweil der Termin bekannt war und nichts Neues darstellte, dennoch hatten wir uns bisher zu wenig mit dem Thema befasst, bzw. wir haben es von uns weggeschoben. Ein Geschäftspartner gab uns die Adresse einer Firma, die uns Datenschutztechnisch helfen sollte. Von dieser Firma fühlten wir uns während der Beratung jedoch dermaßen unter Druck gesetzt, dass wir auf die Schnelle dann nichts unternommen haben. Die Firma wollte uns den kompletten Datenschutz abnehmen und verlangte dafür 250 € im Monat.

Welche Maßnahmen hatten Sie zu diesem Zeitpunkt schon ergriffen?

Wir haben sämtliche Passwörter gewechselt, Bildschirmschoner kürzer gestellt, das Reservierungsbuch wird eingeschlossen, Ordner und sämtliche Unterlagen befinden sich in verschließbaren Schränken. Über eine Mitarbeiterschulung haben wir schon für das Thema sensibilisiert.

Sie haben sich auf unser Angebot gemeldet und sich mit den Experten der proDSGVO zusammengesetzt. Wie war da die Vorgehensweise?

Zuerst sei erwähnt, dass der Artikel über die DSGVO im Gastgewerbe-Magazin sehr gelungen und sehr gut verfasst war. Schon beim Lesen wurde ein Teil der Angst genommen, da plausibel dargestellt wurde, wie der Datenschutz in kleinen Betrieben umsetzbar ist. Das Schreckgespenst Datenschutz verblasste ein wenig, obwohl klar wurde, das im Betrieb etwas unternommen werden muss. Habe mich dann direkt mit der proDSGVO in Verbindung gesetzt und wir haben schon beim ersten Gespräch gemerkt, dass es machbar ist und dass sich die Kosten in Grenzen halten.

Wie groß war der zeitliche Aufwand und welches Zusatzwissen mussten Sie sich aneignen, um die Software zu bedienen?

Insgesamt waren es zwei Tage, die intensiv dafür aufgewendet wurden – mit Schulung, Einzelmeeting und mit der Nacharbeit, die erforderlich war, um einen Datenschutz-Ordner zu erstellen. Die verwendete Software ist intuitiv zu bedienen und wirft keine Verständnisprobleme auf.

Welche Maßnahmen konnten Sie dank Beratung und Software umsetzen?

Es wurde ein Datenschutzkonzept erstellt und eine Risikoanalyse gemacht, also eine Einschätzung, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig ist. Außerdem wurde ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten der jeweils Verantwortlichen erstellt, in welchem beschrieben steht, welche Art von Verarbeitungstätigkeit durch welches Tool gewährleistet wird und wer im Betrieb dafür verantwortlich ist. Ein Vorteil der Software ist ja auch, das wir jederzeit die Dokumentationen anpassen und überarbeiten können, damit stets alles auf dem aktuellen Stand ist. Es wurde ein Handout übergeben, in welchem klar und in verständlicher Weise die Bedeutung der DSGVO im Unternehmen für die Beschäftigten zusammengefasst ist.

Welche Vorteile sehen Sie für die Gastronomen in der Zusammenarbeit mit proDSGVO und der Online-Software?

Es gibt ein gutes und sicheres Gefühl, seiner Pflicht nachgekommen zu sein und die DSGVO aktiv in Angriff genommen zu haben. Nichts tun ist meistens zu wenig und kann auch mal schief gehen. Weniger steht die Angst vor der Behörde im Vordergrund, vielmehr Bedenken gegenüber unzufriedener Gäste, die dem Unternehmen schaden wollen. Außerdem bleibt man stets auf dem Laufenden. proDSGVO schickt regelmäßig die neuesten Erkenntnisse und Infos in Bezug auf Datenschutz. Diese Informationen geben wir an die entsprechenden Mitarbeiter weiter.

familie-sax (Foto: Hotel-Restaurant Klosterhof)

Wenn morgen der Fragebogen der Aufsichtsbehörde bei Ihnen im Briefkasten landet – wie groß ist der Schreck?

Der Schrecken wird sich in Grenzen halten, da wir das für uns Mögliche nach bestem Wissen und Gewissen umgesetzt haben, die Schulung gemacht haben, die Unterlagen regelmäßig ergänzt werden und wir die Updates erhalten. Außerdem vernichten wir in regelmäßigen Abständen alte Unterlagen und dokumentieren das auch. 

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