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Digitalisierung? Ja, aber richtig! Von Gästedaten, Kundenbindung bis Überbrückungshilfe

Noch ist nicht klar, wann die Gastronomien wieder öffnen dürfen, doch sollten die vorhandenen Kapazitäten jetzt genutzt werden, um digitale Prozesse voranzutreiben, kreative Marketingideen zu entwickeln und positiv Richtung Restart zu schauen.
Digitalisierung 2021 – Verbünden Sie sich mit Ihren Gästenevrim ertik, iStockphoto

Digitale Gästedaten-Erfassung auch nach der Pandemie

Ungeduldig warten alle Gastgeber auf den Startschuss für die Wiedereröffnung ihrer Betriebe, überbrücken die Wochen mit dem To-go-Geschäft und kreativen Ideen wie Kochboxen für zu Hause. Doch wie schon bei den Lockerungen 2020 bleiben zahlreiche Einschränkungen, die zumeist schon erfolgreich umgesetzt wurden. Desinfektionsmittel für Hände von Gast und Personal, Maskenpflicht und Abstände zwischen den Tischen – es besteht kein Grund zur Annahme, dass sich hier Änderungen ergeben. Auch die Erfassung der Gästedaten wird weiterhin fester Bestandteil in Gastronomien und zahlreichen anderen Unternehmen sein. Wer jetzt noch mit Zettel und Stiften arbeitet, hat einen wichtigen Meilenstein bei der Digitalisierung des Gastgewerbes verpasst. Nicht nur für die eigenen Arbeitsabläufe und auch schlussendlich für das Gesundheitsamt ist die digitale Variante zeitsparend und leicht im Alltag zu integrieren, auch für die Gäste bieten die Systeme zahlreiche Vorteile. Wie zum Beispiel die Funktion einer digital erreichbaren Speisekarte nach dem Check-in: Schneller Überblick für den Gast, weniger zu Desinfizieren für die Mitarbeiter. Und wenn ein Gast im Nachhinein positiv getestet wird, ist im Handumdrehen das Gesundheitsamt informiert. 

Datenschutz und Plausibilitätskontrolle im Fokus

Zahlreiche falsche Angaben bei der Erfassung der Gästedaten während der Corona-Krise haben bei der Nachverfolgung zu Verzögerungen bei den Gesundheitsämtern und im schlimmsten Fall letztendlich zu einer erhöhten Infektionszahl geführt. Der Beweggrund für falsche Angaben war laut Aussagen der Gäste die Angst vor Datenmissbrauch bei der Kontaktnachverfolgung. Auch hier bieten die digitalen Varianten einen großen Vorteil gegenüber den häufig auf den Tischen vergessenen, ausgefüllten Dokumenten. Wer zum Beispiel den Hygiene-Ranger im Einsatz hat, kann sich auf absoluten Datenschutz verlassen. Persönliche Daten werden in der Hygiene-Ranger App nur einmalig bei der Registrierung erhoben. Kontakte werden zur Plausibilitätskontrolle beim besuchten Restaurant oder Betrieb reduziert angezeigt und nur zur Kontaktnachverfolgung über einen verschlüsselten Datenupload ausgehändigt. Die Speicherung der Besuche erfolgt einmalig auf Hygiene-Ranger für den benötigten Zeitraum, nicht jedoch bei den Unternehmen. Gelöscht wird die Besucher-Dokumentation nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Frist vollautomatisch. 

„Wir müssen helfen, Kontaktpersonen schnell zu informieren und die Infektionsketten zu unterbrechen,“ so Petra Fiedler, Gründerin des Hygiene-Rangers. „Digitale Lösungen sind ein wichtiger Beitrag zur Eindämmung der Pandemie. Jeder Gastronom und Unternehmer, der die digitale Kontaktnachverfolgung nutzt, ist ein wichtiger Teil bei der Bekämpfung der Pandemie und der Rettung der Gastro-Szene.“ Mit ihrem System bietet Petra Fiedler Gastronomen neben der reinen Registrierung auch die Möglichkeit der Angabe von Tisch- und sogar Sitzplatznummern und auch die Plausibilitätskontrolle wird garantiert. „Der Gastronom kann den Check-in des Gastes sowohl auf dessen Smartphone bestätigen wie auch auf seinem eigene Dashboard einsehen“, so Fiedler. „Bei der Umstellung aller Peter Pane Betriebe auf den Hygiene-Ranger wurde der Übergabeprozess intensiv mit dem Gesundheitsamt automatisiert, so dass die Betriebe mit einem Klick potenzielle Corona-Meldungen absenden können. Außerdem können Reservierungen vorgenommen werden, um bei Veranstaltungen die maximale Anzahl der erlaubten Besucher auszureizen, aber nicht zu überschreiten.“

Überbrückungshilfe III für die Digitalisierung der Gästedaten-Erfassung nutzen

Im Lauf des Januars soll die Beantragung der Überbrückungshilfe III für die Betriebe möglich sein. Auf der Webseite ueberbrueckungshilfe-unternehmen.de wird bekannt gegeben, ab wann eine Antragstellung möglich ist. Das Gastgewerbe-Magazin informiert im Artikel „Überbrückungshilfe III: diese Hilfsmaßnahmen sollen für Gastgewerbe zur Verfügung stehen“ über Bedingungen, Höhe und verschafft einen Überblick über alle derzeit laufenden Förderungen.

Ob Lieferdienst oder Take-away – Kundenbindung erfolgt 2021 digital

Während der Lockdowns musste sich jeder Gastronom die Frage stellen, ob und wie er seine Gästen auch während der Schließung  verwöhnen möchte und welches Konzept sich für ihn rentiert. Doch ganz gleich ob die Entscheidung für ein to-go-Angebot oder den eigenen Lieferservice gefallen ist – informiert werden müssen die Kunden und Gäste so oder so. Wer bei der sowieso vorgeschriebenen Gästedaten-Erfassung die Möglichkeiten digitaler Systeme ausschöpft, kann mit Hilfe einer integrierten Newsletter-Anmeldung (datenschutzkonform mit Double-opt-in) oder einem Link zu seinen Social Media Profilen bei Facebook und Instagram die Daten der Gäste nachhaltig einsetzen. Neue Wochenkarte? Tagesangebote? Ein Post auf Social Media oder ein Newsletter informieren Gäste und solche, die es werden wollen.

Den Datenschutz für den Betrieb digitalisieren

Der datenschutzkonforme Umgang mit neuen und bestehenden Gästedaten war auch bereits vor Corona ein relevantes Thema, die Handhabung von E-Mail, Adressen, Handy-Nummern und anderen personenbezogenen Daten spätestens seit der DSGVO in jedem Betrieb ein wichtiger Punkt auf der Tagesordnung. TÜV-zertifizierte Datenschutz-Experten bieten nun mit der Plattform PRO-DSGVO ein umfangreiches Maßnahmenpaket, mit dem der Datenschutz nicht nur umgesetzt, sondern in hohem Maße digitalisiert werden kann. Neben der Erweiterung einer digitalen Gästedaten-Erfassung um ein Platz-Frei-Widget (mit dem Gastronomen nicht nur den Überblick über belegte Tisch behalten, sondern auf der eigenen Webseite über freie Plätze informieren kann) bieten die Experten eine DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung an. Denn wer Gäste informieren will, benötigt eine Einwilligung, die über einen sogenannten Double-opt-in generiert werden muss. Mit dem DOI-Manager wird eine vollautomatische Lösung angeboten, die den datenschutzkonformen Versand von Newslettern, ganz gleich in welcher Frequenz, sicherstellt.

Nicht zuletzt bietet die eigens entwickelte Datenschutz-Management-App zahlreiche Funktionen – von Verträgen zur Auftragsdatenverarbeitung und der korrekten Formulierung der Datenschutzklausel auf der Webseite – und digitalisiert die administrativen Prozesse hinsichtlich des Datenschutzmanagements.

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