Die geplante Reform sieht vor, die Schwelle für die Pflicht zur Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) von derzeit 250 auf 750 Mitarbeitende anzuheben und dafür eine neue Unternehmenskategorie einzuführen: die “Small Mid-Cap Enterprises” (SMC). Diese Unternehmen, die zwischen klassischen KMU und großen Unternehmen liegen, sollen künftig von bestimmten Vorteilen profitieren, die bisher nur KMU vorbehalten waren – aber nur, wenn keine risikobehaftete Verarbeitung personenbezogener Daten vorliegt. Was risikobehaftet ist, soll klarer definiert werden. Doch gerade im Alltag der Hospitality-Branche bleibt dieser Begriff oft relevant – insbesondere, wenn Gesundheitsdaten oder KI-Systeme ins Spiel kommen. Wer jetzt sein Datenschutzmanagement stärkt und das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) konsequent führt, schafft Klarheit, Effizienz und Vertrauen – intern wie extern. So wird Datenschutz nicht zur Pflicht, sondern zum Wettbewerbsvorteil in einem zunehmend datengetriebenen Markt.

Was ist das VVT?

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ist eine strukturierte Übersicht aller im Unternehmen verwendeten Prozesse, in denen personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Im VVT wird dokumentiert, welche personenbezogenen Daten (z.B. elektronischer Zahlungsverkehr, Mitarbeiterdaten etc.) verarbeitet werden, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage und wer darauf zugreifen kann und wie lange sie gespeichert werden.

Welche Szenarien in der Systemgastronomie sind datenschutzrelevant?

Auch wenn die geplante DSGVO-Reform kommt, bleiben zahlreiche digitale Anwendungen in der (System-)Gastronomie datenschutzrechtlich relevant – gerade dort, wo sensible oder personenbezogene Daten verarbeitet werden.

• Videoüberwachung in öffentlich zugänglichen Bereichen:
  Kameras zur Diebstahlprävention oder Sicherheit von Waren und Personen sind weit verbreitet. Doch ihre Nutzung auf Verkaufsflächen oder in Eingangsbereichen ist nur unter strengen Voraussetzungen erlaubt. Eine nachvollziehbare Interessenabwägung, ein klar definierter Zweck und transparente Information der betroffenen Personen sind zwingend erforderlich. Eine aktuelle Dokumentation zeigt Verantwortungsbewusstsein – und schützt vor Beschwerden oder Prüfungen.
• GPS-Tracking bei Fahrdiensten und Lieferpersonal:
  Geodaten gelten als sensibel. Ob zur Routenoptimierung oder zum Schutz vor Diebstahl – der Einsatz solcher Systeme verlangt Transparenz und datenschutzkonforme Prozesse. Wer offen mit diesen Informationen umgeht, stärkt das Vertrauen – intern wie extern.
• Allergiemanagement und Menüindividualisierung:
  Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten oder speziellen Ernährungsweisen fallen unter besonders schützenswerte Daten (Art. 9 DSGVO). Hier braucht es definierte Abläufe: Welche Informationen werden erfasst? Wer hat Zugriff? Wie lange werden sie gespeichert? Klare Prozesse sichern nicht nur die Einhaltung der Vorschriften – sie zeigen auch Verlässlichkeit im Umgang mit individuellen Gästewünschen.
• Mitarbeiterverwaltung und Hygienekontrollen:
  Digitale Zeiterfassung, Gesundheitsnachweise oder Schulungsdokumentation gehören zum Alltag. Datenschutz ist hier kein Zusatz, sondern Voraussetzung für moderne, vertrauensvolle Personalführung – besonders in filialisierten oder stark standardisierten Betrieben.
• Kassen- und Bestellsysteme sowie KI-Anwendungen:
  Selbst wenn keine direkten Kundenprofile erstellt werden, erfassen viele Systeme Nutzungsdaten, Vorlieben oder Zahlungsinformationen. Datenschutz bildet hier die Grundlage für digitale Innovation – ohne Vertrauensverlust bei Gästen.

Was heißt das für die Praxis?

Sobald sensible oder risikobehaftete Daten verarbeitet werden, bleibt das Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) verpflichtend. Ein über eine Software (z.B. PRO-DSGVO Guide) geführtes VVT ist weit mehr als eine regulatorische Pflicht. Es bietet strategischen Mehrwert:

• Effizienz in den Abläufen: Klare Prozesse sparen Zeit, reduzieren Fehlerquellen und erleichtern Einarbeitung sowie Controlling.
• Vertrauensstärkung und Wettbewerbsvorteil: Transparenz im Umgang mit Daten wird von Gästen wie Mitarbeitenden positiv wahrgenommen.
• Markenprofilierung: Gerade bei innovativen digitalen Services ist Datenschutz ein sichtbares Qualitätsmerkmal.

Fazit: Datenschutz ist Teil moderner Gastfreundschaft

Die geplanten DSGVO-Anpassungen sollen Erleichterung bringen – doch viele Gastronomiebetriebe setzen längst digitale Systeme ein, durch die personenbezogene Daten erhoben werden und sind entsprechend auch weiterhin verpflichtet, diese datenschutzkonform zu verarbeiten. Klare Prozesse und eine rechtssichere Dokumentation nach der DSGVO zeigen, dass Datenschutz nicht nur Pflicht, sondern Teil eines professionellen und modernen Betriebsverständnisses ist.

Deshalb gilt auch künftig:
Wer Klarheit über die eigene Verpflichtungslage haben will – insbesondere im Umgang mit Gesundheitsdaten, KI-Systemen oder automatisierten Prozessen – kommt an einer fundierten Datenschutzberatung und Software nicht vorbei.

Sie nutzen digitale Tools – auch mit KI?

Wir prüfen Ihre Prozesse auf Datenschutzkonformität – verständlich, pragmatisch und auf Ihre Abläufe abgestimmt.