Was bedeutet Belegpflicht beziehungsweise Belegausgabepflicht?
Mit 1. Januar 2020 tritt die sogenannte Belegausgabepflicht in Kraft. Demnach müssen Unternehmen, die aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorgänge mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen, für jeden dieser Transaktionen einen Beleg ausstellen und direkt im Anschluss an den Kunden ausgeben. Diese Belegpflicht, im Gesetz als Belegausgabepflicht bezeichnet, ist in § 146a Absatz 2 AO normiert. Sie verpflichtet den Kunden nicht dazu, den Beleg mitzunehmen.
Was ist der gesetzliche Hintergrund?
Die Belegausgabepflicht ist Teil des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und der neuen Kassensicherungsverordnung. Mit diesen Regelungen möchte der Gesetzgeber nachträgliche Stornierungen in den Kassensystemen eindämmen und Steuerhinterziehungen in bargeldintensiven Branchen verhindern. Damit wird es für Unternehmen ungleich schwieriger, dem Finanzamt Einnahmen zu verschweigen.
Welche Angaben müssen ab 2020 auf dem Beleg stehen?
Die inhaltlichen Anforderungen an den Beleg ergeben sich aus § 6 Kassensicherungsverordnung. Demnach müssen ab 1. Januar 2020 diese Angaben auf dem Beleg stehen:
- Name und Adresse des Unternehmens
- Datum, an dem der Beleg ausgestellt wurde
- Zeitpunkt der Transaktion mit Beginn und Ende des Vorgangs
- Menge der Waren und Dienstleistungen
- Umfang und Art der Leistung
- Transaktionsnummer
- Preis und Steuerbetrag; Gesamtsumme mit dem maßgeblichen Steuersatz
- Seriennummer des Aufzeichnungssystems beziehungsweise Seriennummer des Sicherheitsmoduls
Die Angaben müssen ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein. Für die Belegpflicht ist der Begriff der Transaktion entscheidend. Nach deutschen Vorgaben startet eine Transaktion (= Vorgang) bereits dann, wenn das Unternehmen die Waren oder Dienstleistungen in das Kassensystem eingibt. Die Aufzeichnung der Transaktion muss bereits zu Beginn des Vorgangs erfolgen. Bei Bedarf kann der Unternehmer Transaktionen nachträglich stornieren und löschen. Auch diese Vorgänge sind von der Aufzeichnung erfasst.
Muss ein Beleg in Papierform ausgegeben werden?
Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmen nicht dazu, die Belege in Papierform auszugeben. Gemäß § 6 Satz 3 Kassensicherungsverordnung können die Unternehmen Belege in Papierform oder mit Zustimmung des Kunden auch elektronisch in Form eines standardisierten Datenformats ausgeben. Als elektronische Belege kommen beispielsweise PDF-Dateien in Betracht. Betriebe, die klassische Papierbelege nutzen, dürfen ab Januar 2020 nur mehr Kassenzettel ohne BPA-Beschichtung (Bisphenol A) verwenden.
Für Unternehmer, die elektronische Belege bevorzugen, gibt es die Möglichkeit, digitale Kassenzettel in das Kassensystem zu implementieren. Sie können beispielsweise mit einer Software-Lösung und der App admin die Belege auf die Smartphones von Kunden senden. Dieses innovative Konzept für digitales Quittieren der A&G GmbH aus Bremen basiert auf einer Hard- und Software für die Kasse und einer Smartphone-App, die die Kunden auf den mobilen Endgeräten installieren können. Die Übertragung der Belege erfolgt per NFC-Schnittstelle.
Update vom 28.11.2019:
Wann und wie gibt es eine Befreiungsmöglichkeit?
Der Gesetzgeber lässt Ausnahmen zu, die das zuständige Finanzamt genehmigen muss. Demnach können Unternehmer, die Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen verkaufen, von der Belegausgabepflicht befreit werden. Das Finanzamt kann diese Befreiung von der Belegausgabepflicht nicht nur genehmigen, sondern auch widerrufen. Ein möglicher Widerrufsgrund liegt vor, wenn das Unternehmen im Verdacht steht, die Kasse manipuliert zu haben.
Für Härtefälle lässt der Anwendungserlass zu § 146a AO eine Befreiung von der Belegausgabepflicht zu. Diese Befreiungsmöglichkeit beschränkt sich auf Fälle, in denen für den Steuerpflichtigen eine sachliche oder persönliche Härte zu bejahen ist. Ob ein solcher Härtefall vorliegt, entscheiden die Finanzämter im jeweiligen Einzelfall direkt vor Ort. Diese Befreiungsmöglichkeit steht auch Dienstleistern offen.
Um eine solche Befreiung zu erwirken, müssen Betroffene einen Antrag beim Finanzamt stellen, das jeden einzelnen Sachverhalt prüfen muss. Sie erklären im Antrag, inwiefern eine sachliche oder persönliche Härte vorliegt. Die mit der Belegausgabepflicht verbundenen Kosten können für sich alleine keine sachliche Härte begründen. Allerdings hat beispielsweise eine Bäckerei, die unzählige Brötchen zu Kleinbeträgen verkauft, gute Argumente, sich auf einen Härtefall zu berufen.
Welche Strafen drohen, wenn Belege nicht ausgehändigt werden?
Das Bundesfinanzministerium hat in einem Schreiben vom 19. November 2019 auf seiner Website darauf hingewiesen, dass bei einem Verstoß gegen die Belegausgabepflicht keine Bußgelder drohen. Allerdings könnte die Verletzung dieser Verpflichtung als Indiz dafür angesehen werden, dass das betroffene Unternehmen seine Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt hat. Mit anderen Worten: Nur Gastronomen und Hoteliers, die sich sicher sind, dass sich bei einer allfälligen Betriebsprüfung keine Auffälligkeiten ergeben, könnten das Risiko eingehen, keine Belege auszudrucken und auszuhändigen.
