Hotelschließung, Einkaufs- und Kostenmanagement

Checkliste für Krisenzeiten – das sollten Hoteliers und Gastronomen jetzt in Angriff nehmen

Geschlossene Restaurants, improvisierte Lieferdienste, Hotels, die zu Homeoffice-Standpunkten oder provisorischen Krankenhäusern umgebaut werden sollen – was sich anhört wie ein drittklassiger Film über die Apoklypse, ist bitterer Ernst und bringt zahlreiche Gastronomen und Hoteliers an die Grenzen ihrer finanziellen und psychischen Belastbarkeit. Diese Checkliste soll helfen, Wege aus der Krise aufzuzeigen.

Checkliste für Hoteliers und Gastronomen
Checkliste für Hoteliers und Gastronomen (© Glenn Carstens-Peters, Unsplash)

Die progros Einkaufsgesellschaft hat bereits das 2. Update seiner Corona-Checkliste herausgegeben und aktuelle Tipps und Handlungsempfehlungen zusammengestellt.

Das Hotel musste schließen – trotzdem gibt es etwas zu tun

Damit nach einer Hotelschließung bei der Wiedereröffnung alles seinen gewohnten Gang gehen kann, müssen die Wassersysteme regelmäßig überprüft werden. Die Niederberger Gruppe hat Empfehlungen zusammengestellt, damit bei einer Inbetriebnahme keine separate Prüfung nötig wird.

Niederberger empfiehlt 2-Personen-Teams mit der Spülung eines Trinkwassersystems zu betrauen. Person Nr. 1 geht vor und öffnet alle Kaltwasserarmaturen im Objekt/ Bereich. Etwa 5 Minuten später folgt Person Nr. 2, schließt die Kaltwasser-und öffnet die Warmwasserarmaturen. Somit werden zudem eventuelle verstopfte Abflüsse rechtzeitig durch Peron Nr. 2 erkannt und Überschwemmungen verhindert.Nach weiteren 5 Minuten schließt Peron Nr. 1 letztlich wieder alle Warmwasserarmaturen. Je nach Bauweise und Größe eines Objektes können die sinnvollen Zeiten variieren. Eine Spülung sollte nach Möglichkeit spätestens alle 72 h erfolgen, um eine „normale“ Wasserabnahme zu simulieren. Idealerweise würden die „5 Minuten“-Spülzeit individuell ermittelt: An der weit entferntesten Armatur (meistens in den obersten Etagen) das Kaltwasser laufen lassen, eine Stoppuhr starten, dieTemperatur messen und sobald die Temperatur deutlich kälter wird und sich nicht mehr ändert (Temperaturkonstanz) die Zeit stoppen. Sinnvoll ist es zudem ein Spülprotokoll zu führen und die Maßnahmen zu dokumentieren. (niederberger-gruppe.de, progros.de)

Die richtige Hygiene im Hotel – nicht nur während der Coronakrise

Hotelküche

Wenn  keine  Flächendesinfektion  mehr  zur  Verfügung  steht,  sollten  die genutzten Flächen mehrfach am Tag intensiv gereinigt werden. Durch die Mechanik von Schwamm oder  Microfasertüchern  mit  nicht  desinfizierenden  Reinigungsmitteln,  wird  die  gleiche  Sauberkeit erzielt, sofern man die Flächen mehrfach am Tag reinigt. Die Reinigungsutensilien sollten ebenfalls jeden Tag gewaschen werden.

Öffentliche Bereiche

Hier  sollten  mehrfach  am  Tag  Fahrstuhlknöpfe, Treppengeländer  und  Türklinken  gereinigt  werden.  In  den  Toiletten  betrifft  das  die  WC  Spülung, Seifenspender,   Handtuchspender   &   WC   Bürste.   TIPP:   In   den   öffentlichen   Toiletten   und Personaltoiletten könnte man einen Handwaschplan aufhängen. Es geht ja um die Sicherheit von Gast und Team.

Tiefgaragen

Der Kassenautomat sollteinklusive. der Kleingeldschublade mehrfach am Tag gereinigt werden.

Das richtige Einkaufs- und Kostenmanagement

Zahlungsbedingungen

Besprechen Sie mit Ihren Lieferpartnern eine temporäre Anpassung Ihrer Zahlungsbedingungen. Diese müssen natürlich auch für den Lieferpartner vertretbar sein, denn er hat zum Teil Vorlieferanten aber natürlich auch sein Team zu bezahlen.

„Reden hilft“

Informieren Sie Ihre Lieferpartner über Ihre aktuelle Situation und erklären Sie Ihre Pläne bzw. auch Ihre aktuelle Liquiditätslage. Suchen Sie unbedingt den Dialog und finden Sie eine tragfähige & nachhaltige Lösung. Informieren Sie auch Ihr Team über Ihre Strategien.

Rechnungsprüfung verschärfen

Sollten Sie schon digitale Plattformen im Einsatz haben und darüber alle Ihre Lieferanten-Rechnungen zu 100% artikelgenau digitalisiert haben, fällt Ihnen die Rechnungsprüfung sehr leicht, da die Systeme auf Artikelebene sofort Preisabweichungen anzeigen. Sollten Sie noch „analog“ arbeiten, dann legen Sie genau jetzt noch mehr Wert auf eine verschärfte Rechnungsprüfung –insbesondere im Foodbereich.

Rückvergütungen 2019 sorgen für Liquidität

Haben Sie von Ihren Lieferanten, mit denen Sie für das Jahr 2019 Rückvergütungsabkommenoder andere Zuschüsse vereinbart haben, schon Zahlungseingänge verzeichnet?

Sachlich einkaufen

Für jetzt und auch später -Die Emotion beim Einkauf muss vor allem jetzthinten anstehen – Produkte, die Sie einkaufen, müssen einen überdeutlichen Fokus auf Umsatzwirksamkeit haben.

Telefoneinkauf mit Bedacht

Gerade in der Küche ist der Einkauf am Telefon gang und gäbe. Das macht auch durchaus Sinn, wenn es um Sonderaktionen,-posten oder Raritäten geht. Bitte denken Sie jedoch daran, dass Sie im Falle eines Kaufes bewusster auf die Umsatzwirksamkeit der Produkte achten. Meist ist man in „action“ und hat gerade was anderes „um die Ohren“, so dass ein vorschneller Einkauf leicht mal passieren kann. In „guten Zeiten“ mag das nicht ins Gewicht fallen –jetzt aber schon!

Straffen Sie Ihre Warenkörbe bei Ihren Lieferpartnern

Streichen Sie sofort vergleichbare Artikel, die sich untereinander sehr ähneln! Konzentrieren Sie sich stattdessen nur auf ein Produkt.

Überprüfen Sie Ihr Lieferantenportfolio

Wieviele und welche Lieferpartner haben Sie? Straffen Sie Ihre Lieferantenzahl auf die wirklich nötige Menge und konzentrieren Sie sich auf die, die Ihnen mit ihren Leistungen & Produkten umsatzwirksame Effekte oder Kostenvorteile bringen.

Strukturieren Sie Bestellung & Anlieferung

Versuchen Sie, Bestellungen als auch Liefertermine zu bündeln, damit Sie insgesamt weniger Arbeits-, Prüf-und Lageraufwand haben und die gewonnenen Ressourcenfür andere Bereiche einsetzen können.

Schulungen durch Lieferpartner

Lassen Sie sich von Ihren Lieferpartnern genau jetzt schulen, wie Sie optimal mit den eingekauften Waren umgehen, um Ihre Verbräuche, Wareneinsätze und Nebenkosten zu optimieren. Beispiel: Umgang mit Reinigungsmitteln, Food-Produkten etc.

Lagerbestände reduzieren

Reduzieren Sie Ihre Lagerbestände, damit nicht Ablauf-und Verfallsdaten überschritten werden als auch die Kapitalbindung höher als nötig ist.

Stellen Sie Ihre Bestellverfahren auf digitale Plattformen um

Damit vereinfachen Sie abteilungsübergreifend alle Bestellprozesse, behalten über Genehmigungsworkflows den vollen Überblick und verbessern Ihre Liquiditätsvorschau! Nutzen Sie hierbei lieferantenunabhängige Plattformen! Teilweise stellen Ihnen Lieferanten „kostenfreie“ Webshops zur Verfügung. Das klingt im ersten Moment verführerisch. Bedenken Sie: Diese  Plattformen  sind  natürlich  nicht unabhängig, sondern verfolgen ausschließlich das Ziel, Ihnen etwas verkaufenzu wollen.

Hilfe durch progros

Ausschreibungen

Stellen Sie Ihre Lieferabkommen auf den Prüfstand und schreiben Sie die großen und volumenstarken Sortimente offen aus. Dies machet progros pro Jahr für dutzende Hotels & Hotelgruppen und berechnet in der aktuellen Lage nur den „Selbstkostenpreis“. Die Entscheidung, welchen Lieferpartner Sie nehmen wollen, liegt 100 Prozent bei den Kunden.

Vertragsabkommen prüfen

Checken Sie Ihre Vertragsabkommen inklusive der Laufzeiten, Zahlungsbedingungen sowie Rückvergütungenals auch weitere finanzielle oder immaterielle Leistungen für Sie und stellen Sie sicher, ob diese Leistungen Ihnen gegenüber erbracht wurden und ob Sie das Abkommen noch brauchen bzw. ob es angepasst werden sollte.

progros.de

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