Personalplanung

Arbeitszeiterfassung 2.0 – Die digitale Stempeluhr

Ein Urteil zur Arbeitszeiterfassung hat kürzlich für einiges Aufsehen gesorgt und auch in der Gastronomie und Hotellerie verschiedene Gefühlslagen hervorgerufen. Muss der Mitarbeiter im hektischen Gastroalltag nun auch noch mit der Stechuhr verfolgt werden? Wie kann der Arbeitgeber die vollständige Zeiterfassung sicherstellen? Wer Zeiten systematisch und digital erfasst, wird die Hürden im Arbeitsrecht meistern.

© Djim Loic, Unsplash

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Wer die Verfügbarkeit der Mitarbeiter prüft, den Dienstplan für die kommende Woche organisiert und eine optimale Personaleinsatzplanung gestalten möchte, der stößt mitunter auf ein leidiges Thema: Die Erfassung der Arbeitszeit. Ist diese überhaupt genau dokumentiert, werden gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeiten tatsächlich eingehalten, werden eingeräumte Freiräume missbräuchlich ausgenutzt? Gehen Personalplanung und Zeiterfassung nicht systematisch Hand in Hand, fehlen auf Fragen dieser Art oftmals die Antworten.

Die Dokumentationspflicht und das aktuelle Urteil

In der Branche ist die Sachlage bezüglich 450€-Minijobbern bekannt. Hier gilt die Dokumentationspflicht über die geleisteten Arbeitsstunden schon deshalb, um die Prüfung der Einhaltung des Mindestlohns zu gewährleisten und dem Anspruch der Sozialversicherung auf Zeitnachweise nachzukommen. Wer hier Stundenaufzeichnungen versäumt, verstößt gegen die Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz und gegen die Geringfügigkeitsrichtlinien. 

Neuen Wirbel dagegen bringt ein Urteil des EuGH: Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass die systematische Erfassung der Arbeitszeit für alle Arbeitgeber verpflichtend ist. Die EU-Staaten müssen nun Arbeitgeber verpflichten, jede geleistete Arbeitsstunde ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen. Noch ist diese Entscheidung nicht in nationales Recht umgesetzt. Trotzdem ist die Branche gefragt, über Lösungen nachzudenken, die den Anforderungen des Datenschutzes genügen – ohne das Arbeitsklima negativ zu beeinflussen oder ein zeitraubendes Dokumentationschaos im gastronomischen Betrieb auszulösen. 

Die Vorteile der Zeiterfassung

Das angekündigte Pflichtprogramm sollte nicht als Überwachung der Mitarbeiter im negativen Sinne aufgefasst werden. Gastronomen und Hoteliers sollten glaubhaft vermitteln können, dass die Maßnahmen vorne an dem Schutz der Mitarbeiter dienen. Denn gerade in der Gastronomie und Hotellerie, wo es vermehrt zu Nacht- und Wochenendarbeiten kommen kann, profitieren die Mitarbeiter von der Zeiterfassung, die hilft Ruhezeiten einzuhalten und Überstunden zu regulieren. Ein weiterer Vorteil: Die Zeiterfassung kann für mehr Transparenz auf beiden Seiten und eine optimierte Personalplanung sorgen. Das gelingt natürlich nicht mit Stift und Papier, Exceltabellen oder verstaubten Stempeluhren. Eine saubere und letztlich rechtskonforme Dokumentation führt, wer mit intelligenten Tools die Personalplanung und die Zeiterfassung aneinander koppelt. 

Die Umsetzung der Zeiterfassung gelingt digital 

Bei dem Stichwort Arbeitszeiterfassung ist oftmals ganz klassisch die Stempeluhr eine erste Assoziation. Doch es geht auch moderner und transparenter. Einige Anbieter von Personalplanungssoftware haben sich nicht nur auf die Anforderungen in der Gastronomie und Hotellerie spezialisiert, sondern ihr Angebot zudem um intelligente Funktionen zur systematischen Zeiterfassung erweitert. Durch diese digitale Form der Zeiterfassung können Mitarbeiter wie auch Führungskräfte alle Daten erfassen, nachvollziehen und auswerten. Auf eine besonders einfache, selbsterklärende Funktionsweise setzt zum Beispiel der Kassenanbieter gastronovi mit dem Modul Zeiterfassung: Während als digitale Stempeluhr sowohl ein Kassenterminal wie auch ein Handy oder Tablet dienen kann, erhält jeder Mitarbeiter eine eigene PIN oder Karte mit RFID-Chip bzw. QR-Code, mit der Arbeits- und Pausenzeiten erfasst werden. 

Ebenfalls eine komfortable Lösung bietet der Experte für Personalplanung gastromatic mit der Stempeluhr App: Einfach auf dem mobilen Endgerät installiert und mit der Dienstplan App verbunden, entsteht eine minutengenaue Übersicht über die Teamaufstellung. Nützliche Zusatzfunktionen – wie das Hinterlegen persönlicher Nachrichten, das Festlegen maximaler Verspätungen oder die Verifizierung der Mitarbeiter per Foto – sind inklusive. 

Eine Möglichkeit, die Arbeitszeiten online zu erfassen, bietet außerdem Planday mit einer Software zur Arbeitszeiterfassung: Alle Daten durch die digitale Stempelfunktion erfasst, sind es nur wenige Klicks bis zur Lohnabrechnung. Die Bedingungen zum Einstempeln können flexibel nach den Anforderungen des Betriebs festgelegt werden. Beispielsweise ist das Einstempeln auf mehrere Hundert Meter Entfernung möglich.  

Wer ein solches System im eigenen Betrieb integriert, der erhält nicht nur eine exakte Übersicht über Arbeitszeiten, Über- und Minusstunden. Die digitale Zeiterfassung vereinfacht letztlich die gesamte Personalplanung, von der Dienstplangestaltung über die Urlaubsplanung bis hin zur Lohnabrechnung. 

 

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