„Chef, ich hab da noch Resturlaub…”

Bundesurlaubsgesetz (BUrlG): Diese Regeln zur Urlaubsplanung müssen Sie kennen

Der Urlaubsanspruch ist für viele Mitarbeiter in Zeiten von Work-Life-Balance mindestens genauso wichtig wie das Gehalt. Ob Sonderurlaub, Verjährung oder die Berechnung der Urlaubstage – wir klären alle Fragen rund um das Bundesurlaubsgesetz.

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Wie hoch ist der Mindesturlaub für Arbeitnehmer?

Urlaubsanspruch hat jeder in Deutschland beschäftigte Arbeitnehmer, die Höhe richtet sich nach der Wochenarbeitszeit. Gesetzlich vorgeschrieben bei einer 6-Tage-Woche sind 24 Urlaubstage, eine Erhöhung ist dem Arbeitgeber vorbehalten. Die 6-Tage-Woche ergibt sich daraus, dass alle Werktage, auch der Samstag, gezählt werden. Bei einer 5-Tage-Woche stehen dem Arbeitnehmer 20 bezahlte Urlaubstage zur Verfügung. Die Anzahl der Urlaubstage wird im Arbeitsvertrag festgelegt.

Es ist üblich, dass Tarifverträge einen höheren Urlaubsanspruch für den Arbeitnehmer vorsehen, dieser wird meist nach Alter und Dauer der Betriebszugehörigkeit gestaffelt. 30 Urlaubstage sind nach Tarifvertrag keine Seltenheit.

Wie sehen die Regelungen für Teilzeitarbeitskräfte aus?

Bei der Berechnung des Urlaubsanspruches für Teilzeitkräfte müssen mehrere Varianten beachtet werden. Grundsätzlich richtet das Bundesurlaubsgesetz den Anspruch nach Arbeitstagen und nicht nach Stunden aus. Ausgehend von 20 Urlaubstagen bei einer 5-Tage-Woche ergibt sich folgende simple Umrechnung:

  • 5-Tage-Woche: 20 Urlaubstage
  • 4-Tage-Woche: 16 Urlaubstage
  • 3-Tage-Woche: 12 Urlaubstage
  • 2-Tage-Woche: 8 Urlaubstage
  • 1-Tage-Woche: 4 Urlaubstage

Schwieriger wird es, wenn ein Arbeitnehmer unregelmäßige Arbeitszeiten hat, was gerade im Gastgewerbe häufig vorkommt. Unterscheidet sich die Arbeitszeit von Woche zu Woche, macht es Sinn, den Urlaubsanspruch auf das Kalenderjahr bezogen zu berechnen. Dazu muss neben der Anzahl der Arbeitstage des Mitarbeiters pro Jahr auch die Anzahl der Arbeitstage im Unternehmen bekannt sein. Wer nun die Anzahl der Urlaubstage durch die Unternehmens-Arbeitstage teilt und dann mit den Arbeitnehmer-Arbeitstagen multipliziert erhält die entsprechende Anzahl der Urlaubstage für die Teilzeitkraft. Es klingt kompliziert, doch zumeist kann der Urlaubsanspruch heute digital über die eingesetzte Personalplanungssoftware ermittelt werden.

Gibt es nach dem Bundesurlaubsgesetz ein Vorrecht für Mütter und Väter zur Ferienzeit?

Um die zehn Wochen Ferien gibt es in Deutschland für schulpflichtige Kinder – je nach Bundesland mehr oder weniger. Ferienzeit ist in vielen Betrieben auch Urlaubs-Hochzeit, da Familien die Hauptsaison für Reisen nutzen und die Kinder zahlreiche Wochen im Jahr betreuen müssen. Doch stimmt es, dass Eltern bei der Urlaubsplanung in den Ferien bevorzugt werden müssen? Das Bundesurlaubsgesetz formuliert die Antwort in §7 BUrGs Satz 1 wie folgt: „Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen.“

Dreh- und Angelpunkt sind hier die sozialen Gesichtspunkte, denn darunter fallen neben den schulpflichtigen Kindern auch Mitarbeiter mit Partnern, die nur zu definierten Zeiten Urlaub nehmen können. Auch berücksichtigt werden müssen Mitarbeiter, die eine Rehabilitationsmaßnahme beansprucht haben und im Anschluss Urlaubsanspruch geltend machen. Um Konflikten aus dem Weg zu gehen, sollte eine frühzeitige Urlaubsplanung für alle Mitarbeiter angestrebt werden, besonders bei der Überlagerung von Aufgabenfeldern. Hier müssen in der Gastronomie und Hotellerie auch saisonale Umstände berücksichtigt werden, da rund um Feiertage und Ferien erhöhter Personalbedarf besteht. Kommt es trotz guter Vorbereitung zu Streitigkeiten

Wer hat Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub?

Neben dem Jahresurlaub gibt es immer wieder Anlässe, zu denen dem Arbeitnehmer zusätzlich bezahlter Sonderurlaub zusteht. Der § 616 des BGB ist hier maßgebend, definiert jedoch nicht genau, welche Gründe zu Sonderurlaub führen können. Hier muss im Zweifelsfall der Arbeits- oder Tarifvertrag hinzugezogen werden, im Allgemeinen sind folgende Anlässe als Grund für Sonderurlaub anerkannt:

  1. Arztbesuche, nie nötig und zu keinem anderen Zeitpunkt möglich sind
  2. Tod eines nahen Angehörigen
  3. Hochzeit, jedoch nur die beiden Heiratenden, nicht die Verwandschaft
  4. Geburt der Lebenspartnerin
  5. Dienstlich begründeter Umzug
  6. Bewerbung (wenn das bestehende Arbeitsverhältnis bereits gekündigt wurde)
  7. Erfüllung staatsbürgerlicher Pflichten, zum Beispiel als Schöffe oder bei ehrenamtlichen Tätigkeiten
  8. Je nach Schwere bei Erkrankung in der Familie, die eine Pflege erforderlich macht
  9. 25- oder 40-jähriges Dienstjubiläum
  10. Termine mit Handwerks-Betrieben zählen nur, wenn ein akuter Notfall kein Verschieben zulässt, zum Beispiel ein Wasserrohrbruch

Bitte beachten: 

  • Der Arbeitgeber kann jedwegen Anspruch auf Sonderurlaub vertraglich ausschließen. Dann sind die Angaben des §616 hinfällig, allerdings müssen in solchen Fällen alle Arbeitnehmer eines Unternehmens gleichgestellt werden, es darf keine Ausnahmen geben.
  • Wird das Kind innerhalb des auf regulärem Weg beantragten Urlaubs geboren entfällt der Anspruch auf Sonderurlaub. Das Gleiche gilt, wenn der Anlass auf einen Sonn- oder Feiertag fällt.
  • Auch ein Gebet kann zum Sonderurlaub werden, hier muss eine Absprache vorausgegangen und der Zeitpunkt des Gebetes aus religiösen Gründen nicht verschiebbar sein.

Was ist unbezahlter Sonderurlaub und wer hat Anspruch darauf?

Unbezahlte Urlaubstage sind nicht im Bundesurlaubsgesetz geregelt. In manchen Tarif- und Arbeitsverträgen werden individuelle Regelungen getroffen – ist dies nicht der Fall, liegt die endgültige Entscheidung beim Arbeitgeber. Doch was zählt zum unbezahlten Sonderurlaub?

Hier gibt es auf der einen Seite Bedarf, wenn Kinder oder nahe Angehörige über einen längeren Zeitraum krankheitsbedingt gepflegt werden müssen und dies niemand übernehmen kann. Auch ein Sabbatical, also eine längere Freistellung zur persönlichen Weiterentwicklung, ist ein Anlass für unbezahlten Sonderurlaub.

Tipp: Der Schutz durch die Krankenversicherung bleibt für vier Wochen im unbezahlten Sonderurlaub bestehen, gleiches gilt für die Sozialversicherung. Nach Ablauf der vier Wochen muss der Arbeitnehmer eine Abmeldung vornehmen und die Mitgliedschaft in Kranken- und Sozialversicherung erlischt.

Wie ist der Anspruch auf Resturlaub bei Kündigung durch das Bundesurlaubsgesetz geregelt?

Wird ein Arbeitsverhältnis beendet, so erlischt nicht der Urlaubsanspruch, auch bereits gewährter Urlaub kann nicht vom Arbeitgeber gestrichen werden. Der bestehende Resturlaub sollte genommen werden, ist dies aus zeitlichen Gründen nicht möglich, spricht auch nichts gegen eine Auszahlung. Die Berechnung des verbliebenen Urlaubsanspruchs bei Kündigung unterscheidet sich je nach Zeitpunkt der Kündigung. Wird in der ersten Hälfte des Kalenderjahres gekündigt, ist ein Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden gearbeiteten Monats gültig. Erfolgt die Kündigung nach dem 31.07. des laufenden Jahres, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf die kompletten Urlaubstage laut Vertrag oder Bundesurlaubsgesetz.

Welche Konsequenzen hat eine Erkrankung des Mitarbeiters im Urlaub?

Urlaub heißt entspannen, das süße Nichtstun genießen oder aktiv Neues entdecken. Was niemand braucht: Kranksein während der freien Tage. Doch was bedeutet die Grippe für meinen Urlaubsanspruch? Nach Paragraf 9 des Bundesurlaubsgesetzes werden grundsätzlich aus den Urlaubstagen Krankheitstage, sobald der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber ein ärztliches Attest, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, vorlegt. Hier muss explizit darauf hingewiesen werden, dass der Arbeitnehmer arbeitsunfähig und nicht nur eingeschränkt ist. Besonders bei Attesten aus dem Ausland ist hierauf zu achten. Der Urlaub kann dann zu einem anderen Zeitpunkt angetreten werden.  Wird dies versäumt, so werden die Urlaubstage wie geplant abgezogen.

Aber Achtung: Mitarbeiter müssen die Krankheit direkt am ersten Tag ihrem Arbeitgeber melden und auch attestieren lassen. Am Urlaubsort besonders lästig aber gesetzlich vorgeschrieben.

Ein Sonderfall tritt immer dann ein, wenn der Arbeitnehmer durch leichtsinniges oder fahrlässiges Verhalten selbst Schuld an der Arbeitsunfähigkeit trägt, beziehungsweise diese Frage offen im Raum steht. In diesem Fall besteht zwar Anspruch auf das spätere Nachholen der Urlaubstage, doch kann der Arbeitgeber die Lohnfortzahlung umständehalber ablehnen. Wer als Arbeitnehmer auf Nummer sicher gehen will, lässt die Urlaubstage verfallen und sichert sich so in jedem Fall die Arbeitsentgeldfortzahlung.

Was ist, wenn das Kind des Mitarbeiters im Urlaub krank wird?

Wenn nicht der Arbeitnehmer selbst, sondern ein Kind erkrankt, kann der Urlaub nicht in Krankheitstage umgewandelt werden. Hierzu gibt es ein Urteil des Arbeitsgerichts Berlin aus dem Jahr 2010, der Mangel an Erholung fällt hier nicht ins Gewicht.

Was passiert mit dem Anspruch auf Resturlaub nach Ablauf der Frist vom 31.3. des Folgejahres?

Der Urlaubsanspruch verfällt laut Bundesurlaubsgesetz am 31. Dezember des jeweiligen Jahres, es kann aber eine Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und -geber getroffen und eine Fristverlängerung bis zum 31. März des Folgejahres gewährt werden. Die Gründe hierfür können entweder eine hohe Auslastung gegen Jahresende oder private Gründe sein, die Abstimmung hierüber sollte im laufenden Jahr erfolgen. Wird der Urlaub nicht bis zum 31.3. genommen, galt der Urlaubsanspruch bis 2018 als erloschen. Durch eine Entscheidung des EuGH ist dies nicht mehr so einfach möglich: Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer rechtzeitig und transparent über die verbliebenen Urlaubstage informieren und förmlich auffordern, selbige bis zum Jahresende oder der Fristverlängerung zu nehmen. Innerhalb der förmlichen Aufforderung muss explizit darauf hingewiesen werden, dass der Anspruch zum Ablauf des gewährten Zeitraumes verfällt.

Wie ist die Ausübung von Nebentätigkeiten während des Urlaubs im Bundesurlaubsgesetz geregelt?

Der Urlaub dient dazu, sich von seiner beruflichen Tätigkeit zu erholen, um im Anschluss wieder uneingeschränkt weiter zu arbeiten. Um dies zu gewährleisten, untersagt §8 des Bundesurlaubsgesetz das Ausüben von bezahlten Nebentätigkeiten während des Urlaubs. Doch auch hier gibt es Ausnahmen und Sonderfälle, folgenden Situationen sind nicht untersagt:

  • Freunden oder Nachbarn bei Renovierung o.ä. helfen
  • Wer mit Genehmigung des Arbeitgebers ohnehin einen Nebenjob ausübt, darf diesen auch während des Urlaubs fortführen
  • Ehrenamtliche Tätigkeiten
  • Situationsbedingt können auch Nebentätigkeiten gestattet werden, die zwar bezahlt werden, aber der Erholung des Mitarbeiters nicht im Weg stehen. Wenn der Empfangschef in seinem Urlaub Schwimmkurse gibt, so ist grundsätzlich nicht davon auszugehen, dass diese Beschäftigung seinen Erholungswert reduziert

In jedem Fall empfiehlt sich eine Absprache zwischen Arbeitnehmer und -geber, um Ärger im Arbeitsumfeld zu vermeiden.

E-Mails automatisch weiterleiten – was sagt hier die Datenschutz-Grundverordnung?

Der letzte Arbeitstag vor dem Urlaub – für viele noch einmal ein Kraftakt, bevor endlich die Erholung starten kann. Letzte Amtshandlung vor dem Verlassen des Arbeitsplatzes ist bei vielen die Aktivierung einer E-Mail-Weiterleitung für die Dauer der Abwesenheit. Aber ist das eigentlich erlaubt?

Hier wird zuerst einmal zwischen ausschließlich geschäftlich genutzten und sowohl privat als auch geschäftlich genutzten E-Mail-Konten unterschieden. Wer über die Firmen-Mailadresse auch Privates empfängt, wird durch die Weiterleitung das Telekommunikationsgeheimnis nicht mehr gewahrt. Einzige Lösung ist ein striktes Verbot für privaten Mailverkehr. Doch auch wenn dieses Verbot bereits besteht, ist eine Weiterleitung von E-Mails bei Abwesenheit zu vermeiden. Laut Datenschutz dürfen nur bei längerer Abwesenheit, zum Beispiel während eines einjährigen Sabbaticals, oder bei Ausscheiden aus dem Betrieb E-Mails automatisch weitergeleitet werden.

Grundsätzlich sollte das automatische Weiterleiten von E-Mails vermieden werden. Die sichere Lösung ist das Einrichten des Abwesenheitsassistenten, der neben einem alternativen Ansprechpartner auch direkt Info über die Dauer der Abwesenheit geben kann.

Hinweis: Bei diesen Hinweisen handelt es sich dennoch ausdrücklich um unverbindliche Informationen. Wir übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.

 

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