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Ob Weihnachtsfeier, Firmenjubiläum oder Sommerfest: Eine Betriebsfeier kann sich für Unternehmen in vielerlei Hinsicht lohnen. Neben dem Zusammenhalt in der Belegschaft fördern solche Events die Identifikation mit dem Betrieb und im Idealfall auch noch die Arbeitsmotivation. Folglich zeigen sich Inhaber bei der Planung gerne großzügig. Doch je opulenter die Feier ausfällt, desto vorsichtiger müssen Gastgeber bei den steuerlichen Auswirkungen sein. Firmen sollten die Vorgaben des Fiskus genau kennen und einhalten. Schnell werden die Aufwendungen steuerpflichtig und das Finanzamt feiert kräftig mit.
Gibt es einen Freibetrag und bei welcher Höhe ist er festgelegt?
Mitarbeiter wissen es zu schätzen, wenn man ihnen etwas Besonderes bietet. Nicht selten fallen hohe Summen an, etwa wenn Firmen auswärts in exklusivem Ambiente feiern oder ein Rahmenprogramm mit künstlerischen Darbietungen buchen. Aber: Wer bei den Kosten nicht aufpasst, muss womöglich im Nachhinein sogar noch draufzahlen.
Der Fiskus sieht in Ausgaben für eine Betriebsfeier eine Zuwendung an die Mitarbeiter. Nur wenn die Aufwendungen pro Teilnehmer und Veranstaltung den Freibetrag von 110 Euro nicht überschreiten, bleibt das Finanzamt außen vor. Und nur dann können Betriebe auch den Vorsteuerabzug auf bezahlte Rechnungen geltend machen. Firmen können jährlich maximal zwei Feiern für denselben Kreis von Begünstigten ausrichten. Finanzbeamte gehen dann in der Regel von einer sogenannten „Üblichkeit der Betriebsveranstaltungen“ aus. Eine dritte Betriebsveranstaltung hingegen gilt sogar für jene Arbeitnehmer als Arbeitslohn, die an den ersten beiden Veranstaltungen nicht teilgenommen haben. Jeder Euro über dem Freibetrag ist demzufolge dann steuer- und sozialabgabenpflichtig. Diesen Betrag müssen Firmen als zusätzlichen Arbeitslohn mit dem Monatsgehalt abrechnen. Oder sie versteuern die Kosten pauschal mit 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer. Der Vorteil bei diesem Modell: Es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an.
Was passiert, wenn Mitarbeiter kurzfristig nicht teilnehmen?
Ein neues Gerichtsurteil könnte die Kostenkalkulation wesentlich erleichtern. Bislang müssen Unternehmen damit rechnen, dass bei einer kurzfristigen Absage von Teilnehmern die Aufwendungen auf weniger Köpfe umgelegt werden, als geplant. Wer auf Nummer sicher gehen will, schöpft den Freibetrag bei der Planung nicht voll aus. Das Finanzgericht Köln teilt die Auffassung der Finanzverwaltung nicht (Az. 3 K 870/17). Die Richter gehen davon aus, dass sogenannte „No-Show-Kosten“ nicht zulasten der Teilnehmer gehen dürfen. Jedoch ist gegen das Urteil ein Revisionsverfahren vor dem Bundesfinanzhof (BFH) anhängig (Az. VI R 31/18). Betroffene Unternehmen sollten bei entsprechenden Steuerbescheiden Einspruch einlegen und mit Verweis auf das BFH-Verfahren das Ruhen des Einspruchsverfahrens beantragen. Auf diese Weise können sich Firmen für den Fall eines steuerzahlerfreundlichen Urteils ihre Rechte sichern.
Worauf sollten Verantwortliche bei der Kalkulation achten?
Grundsätzlich müssen sie alle externen Aufwendungen für die Betriebsfeier einbeziehen. Dazu zählen Kosten, die Teilnehmern individuell zurechenbar sind wie etwa Speise- oder Getränkepauschalen. In die aufzuteilenden Gesamtkosten werden auch Aufwendungen für Begleitpersonen oder für Sachgeschenke an einzelne Mitarbeiter einbezogen. Letztere dürfen jedoch maximal 60 Euro kosten. Ansonsten ist der komplette Betrag dem jeweiligen Arbeitnehmer individuell als Arbeitslohn zuzurechnen. Firmen müssen auch Ausgaben einbeziehen, die einen rechnerischen Anteil für den äußeren Rahmen darstellen. Darunter fallen etwa Kosten für Saalmiete, Musik oder Dekoration.
Wie wird der Gesamtbetrag aufgeteilt?
Die Summe aller Aufwendungen wird gleichmäßig auf die teilnehmenden Mitarbeiter aufgeteilt. Aber Vorsicht: Maßgeblich sind grundsätzlich nicht die Netto-Ausgaben, sondern immer die Bruttobeträge. Interne Selbstkosten des Arbeitgebers im Rahmen der Organisation der Veranstaltung hingegen bleiben unberücksichtigt, also beispielsweise Aufwände für die Buchhaltung oder Personalkosten für die Veranstaltungsplanung.
Wer darf an der Betriebsfeier teilnehmen?
Das Einkommensteuergesetz definiert Betriebsfeiern als „Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“. Sie müssen mithin allen Mitarbeitern offenstehen. Begrenzte Teilnehmerkreise akzeptieren Finanzbeamte nur in Ausnahmefällen, etwa wenn bestimmte Abteilungen oder Fachgruppen feiern. Wichtig ist, dass einzelne Mitarbeiter nicht bevorteilt oder benachteiligt werden. Besonders kritisch sind Finanzbeamte bei Betriebsfeiern mit Geschäftspartnern oder freien Mitarbeitern. Anders als bei Angestellten ist deren Bewirtung nur eingeschränkt abzugsfähig. Firmen sollten immer eine Teilnehmerliste erstellen, die den jeweiligen Status genau aufschlüsselt. So lässt sich im Nachhinein kritischen Nachfragen von Finanzbeamten leichter begegnen.
Autor: Matthias Gehlen, Steuerberater der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz in Mönchengladbach
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