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Viele Kollegen haben dieses Thema auch schon verinnerlicht, dennoch führt es immer wieder mit einer Regelmäßigkeit bei Betriebsprüfungen zu Beanstandungen und damit verbundenen Nachzahlungen, die nicht unerheblich sein können.
Im Grundsatz steht die Frage wie überhaupt die Mitarbeiterverpflegung zu regeln ist und welche Aufzeichnungen dann zu führen sind.
Wenn ein Arbeitnehmer neben seiner Vergütung weitere Sachzuwendungen erhält, unterliegen diese geldwerten Vorteile der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht.
Für die Bereiche freie Unterkunft und freie Verpflegung werden hierzu bestimmte Werte, die sog. Sachbezugswerte, alljährlich von der Bundesregierung mit Zustimmung des Bundesrates dem tatsächlichen Verkehrswert angepasst und in der Sozialversicherungs-Entgeltverordnung (SvEV) bundeseinheitlich vorgeschrieben. Die Sachbezugswerte sind sowohl für die Sozialversicherung als auch für das Steuerrecht maßgeblich. Es ist also dabei zu beachten, dass sich diese Werte jährlich ändern und damit auch jährlich eine entsprechende Anpassung vorzunehmen ist.
Regelung der Verpflegung ist Unternehmersache
Wie die Verpflegung der Mitarbeiter erfolgt, regelt allein der Unternehmer. Dies kann entweder per Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder tatsächlicher Realisierung geschehen. In der betrieblichen Praxis ist jedoch wichtig, dass es gerade im Gastgewerbe bei Betriebsprüfungen wenig glaubhaft scheint, dass eine Mitarbeiterverpflegung gar nicht stattfindet.
Grundsätzlich kann die Regelung dergestalt erfolgen, dass die Mahlzeit kostenfrei, ermäßigt oder zu einem Entgelt, welches über dem amtlichen Sachbezugswert liegt, dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird.
Wird also im Jahr 2019 dem Mitarbeiter eine Hauptmahlzeit zur Verfügung gestellt, für die dieser 3,30 € oder mehr bezahlen muss, liegt kein Sachbezug vor. Wird dagegen die Mahlzeit kostenfrei oder zu einem geringeren Entgelt als 3,30 € zur Verfügung gestellt, so ist der Differenzbetrag zu dem amtlichen Sachbezugswert in Höhe von 3,30 € als Sachbezug dem Lohn hinzuzurechnen, damit darauf die SV- Beiträge und die Lohnsteuer ermittelt wird, welche dann zu zahlen ist. Für den Arbeitgeber fallen dabei die Arbeitgeberanteile am Sozialversicherungsbeitrag an.
Wird innerbetrieblich für eine Mahlzeit aus Vereinfachungsgründen arbeitstäglich ein Betrag in Höhe von 2,00 € erhoben, so ist die Differenz zu 3,30 €, also 1,30 € der tägliche Sachbezug. Dieser muss nur mit den monatlichen Arbeitstagen des Mitarbeiters multipliziert und in die Lohnabrechnung übernommen werden.
- Frühstück
€ 1,77 (Tageswert), € 53,00 (Monatswert) - Mittagessen
€ 3,30(Tageswert), € 99,00 (Monatswert) - Abendessen
€ 3,30 (Tageswert), € 99,00 (Monatswert) - Vollverpflegung
€ 8,37 (Tageswert), € 251,00 (Monatswert)
Rabattfreibetrag für die Verpflegung
Abweichend von der oben ausgeführten Regelung ist auch der Ansatz des Rabattfreibetrages (§ 8 Abs. 3 EStG) möglich. Die Anwendung ist immer dann möglich, wenn ein Mitarbeiter aufgrund seines Dienstverhältnisses Waren oder Dienstleistungen, die vom Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner eigenen Arbeitnehmer hergestellt oder vertrieben werden, erhält. Der Rabattfreibetrag beträgt aktuell 1.080,00 €.
Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter entweder das Essen aus der Karte wählt oder aber für bestimmte Kundengruppen, ein Essen angeboten wird (Stammessen). Bemessungsmaßstab ist dabei der jeweilige Endpreis (i.S. § 8 Abs. 3 EStG) zu dem nämlich gegenüber Dritten angeboten wird. Dieser Abgabepreis darf dann um höchstens 4 % vermindert angesetzt werden.
Dies bedeutet für die Anwendung in der betrieblichen Praxis, dass bei Anwendung, für jeden Mitarbeiter, welche das oder ein Stammessen oder ein Essen aus der Karte frei wählen kann, arbeitstäglich eine Einzelaufzeichnung vorgenommen werden muss.
Mithin ergibt sich ein jeweiliger Einzelpreis pro Arbeitstag, von dem ein Abschlag in Höhe von 4 % vorgenommen werden kann, für jeden Mitarbeiter. Bis zu einem Gesamtbetrag in Höhe von 1.080 € gilt Steuer und Sozialversicherungsfreiheit.
Bei einem Stammessen, welches an Dritte angeboten würde und arbeitstäglich einen Preis in Höhe von 5,50 € hätte, ergibt sich ein verminderter Betrag in Höhe von 5,26 € (5,50 € – 4 % Abschlag). Bei 200 Arbeitstagen im Jahr ergibt sich mithin ein Gesamtbetrag in Höhe von 1.056 €. Damit ist der gewährte Vorteil steuer- und sozialversicherungsfrei.
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